工地资料部门管理制度.docxVIP

工地资料部门管理制度

一、总则

（一）目的

为加强工地资料部门的管理，规范资料工作流程，确保工程资料的完整性、准确性和及时性，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于本公司工地资料部门的所有工作人员及相关资料管理工作。

（三）基本原则

1.真实性原则：资料应如实反映工程建设的实际情况。

2.准确性原则：资料内容准确无误，数据真实可靠。

3.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类资料，不遗漏重要信息。

4.及时性原则：资料应随工程进度同步整理、归档，不得拖延。

二、岗位职责

（一）资料主管职责

1.全面负责工地资料部门的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。

2.建立健全资料管理制度和流程，确保资料管理工作规范有序。

3.审核重要资料，对资料的准确性、完整性负责。

4.协调与其他部门的关系，保证资料的及时收集和传递。

5.组织资料人员的培训和考核，提高业务水平。

（二）资料专员职责

1.按照资料管理规范和流程，负责工程资料的收集、整理、分类、归档工作。

2.及时更新资料台账，确保资料的可追溯性。

3.协助资料主管进行资料审核，对发现的问题及时整改。

4.负责资料的保管和借阅登记，保证资料的安全。

5.完成领导交办的其他资料相关工作。

三、资料收集与整理

（一）收集范围

1.工程前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。

2.勘察、设计文件，包括地质勘察报告、设计图纸、设计变更等。

3.施工过程中的各类文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、材料设备质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。

4.监理文件，如监理规划、监理细则、监理通知、旁站记录等。

5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、质量评估报告、竣工图等。

（二）收集要求

1.资料收集应明确责任人，确保及时、全面收集。

2.对于外来文件，如政府部门的批复、设计变更通知等，应及时签收并登记。

3.施工过程中形成的资料，施工单位应在规定时间内整理好并提交给资料部门。

（三）整理规范

1.资料应按照分类标准进行整理，同一类资料应集中存放。

2.每份资料应编号清晰，编号应具有唯一性和系统性。

3.资料应采用A4纸张打印或复印，页面整洁，字迹清晰。

4.资料内容应完整，签字盖章齐全。

四、资料归档与保管

（一）归档流程

1.资料整理完成后，资料专员应填写归档清单，注明资料名称、编号、日期等信息。

2.资料主管对归档清单进行审核，审核无误后进行归档。

3.归档资料应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列。

（二）保管期限

1.工程前期文件、勘察设计文件等长期保存。

2.施工过程中的重要资料，如质量验收记录、技术交底等保存期限不少于工程竣工后五年。

3.一般性资料保存期限不少于工程竣工后三年。

（三）保管要求

1.档案柜应保持清洁、干燥，防止资料受潮、发霉。

2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。

3.严格限制无关人员进入档案存放区域，确保资料安全。

五、资料借阅与使用

（一）借阅流程

1.因工作需要借阅资料的人员，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、用途、借阅时间等信息。

2.资料主管对借阅申请表进行审批，审批通过后，资料专员按照申请表提供资料。

3.借阅人员应在规定时间内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。

（二）使用要求

1.借阅人员应妥善保管资料，不得转借、复印或涂改。

2.使用完毕后，应及时将资料归还资料部门，资料专员应对归还资料进行检查，如发现问题及时向借阅人员核实。

六、资料信息化管理

（一）建立资料数据库

1.利用计算机软件建立工程资料数据库，将纸质资料进行电子化存储。

2.资料数据库应具备资料录入、查询、统计、打印等功能，方便资料的管理和使用。

（二）数据维护

1.定期对资料数据库进行备份，防止数据丢失。

2.及时更新资料数据库中的信息，保证数据的准确性和及时性。

七、资料审核与监督

（一）审核机制

1.资料主管应定期对资料进行审核，确保资料符合规范要求。

2.在资料归档前，应对每份资料进行详细审核，发现问题及时要求相关责任人整改。

（二）监督检查

1.公司定期对工地资料部门的管理工作进行监督检查，发现问题及时下达整改通知。

2.对于违反资料管理制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。

八、培训与考核

（一）培训计划

1.根据资料管理工作的需要，制定年度培训计划，明确培训内容、培训