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档案管理内容

根据XX项目服务要求，我司将管理与写字楼保洁服务相关的各种资料复印件并实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等进行归档管理保存。档案资料的建立与管理是XX项目服务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的服务提供有力的支持。针对XX项目的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对保洁档案进行全面的收集和管理。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、写字楼保洁档案管理制度的制定

为了加强写字楼保洁档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥写字楼保洁档案在写字楼保洁管理活动中的作用，更好地为写字楼保洁管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

1.公司应加强对所辖写字楼保洁档案管理工作的领导，把写字楼保洁档案管理工作列入写字楼保洁管理工作的重要内容。

2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对写字楼保洁档案实行集中统一管理。

3.按规定整理、保管本单位本部门形成的写字楼保洁档案及有关资料，并做好提供利用。

4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

6.形成写字楼保洁档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

7.写字楼保洁档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

8.写字楼保洁档案管理部门要进行写字楼保洁档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9.凡需销毁的档案，必须经过写字楼保洁档案所有权人，写字楼保洁档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

10.写字楼保洁档案的保管要符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保写字楼保洁档案的完整与安全。

11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒写字楼保洁档案，不得私自涂改、伪造、销毁写字楼保洁档案。

12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

二、档案资料管理工作内容及要求

（一）工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

（二）工作要求

1.必须保证甲方交给的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

三、档案资料过程管理

档案资料的管理流程：

收集----管理分类----编号登记----电脑录入----归档----应用。

1.资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

2.资料分类整理

收集后的所有信息，统一由项目部档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3.资料归档管理

（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，XX项目的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。

（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。

4.档案的借阅管理

（1）保洁项目服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。

（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。

（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。

（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

（5）档案如有丢失、损坏或泄