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团委档案安全管理制度

总则

一、目的

为加强团委档案的安全管理，确保团委档案的真实性、完整性、安全性和可用性，特制定本制度。团委档案是团组织在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是团组织工作的重要依据和参考，对于推动团组织的发展和传承具有重要意义。

二、适用范围

本制度适用于公司团委及其所属各团支部的档案管理工作。包括团委的各种文件、资料、报表、会议记录、活动照片、视频等各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。

三、管理原则

1.统一管理原则：团委档案实行统一管理，由公司团委办公室负责集中保管，确保档案的完整性和安全性。

2.分级负责原则：按照“谁形成、谁负责”的原则，各团支部负责本支部档案的形成、收集和整理工作，团委办公室负责对各团支部档案工作的指导和监督。

3.安全保密原则：严格遵守保密制度，确保团委档案的安全保密，防止档案的丢失、损毁和泄露。

4.便于利用原则：在保证档案安全的前提下，注重档案的利用价值，方便档案的查阅和使用，提高档案的利用效率。

四、管理机构与职责

1.公司团委办公室为团委档案的管理机构，负责团委档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等。

2.各团支部应指定专人负责本支部档案的管理工作，确保档案的及时收集、整理和移交。

3.公司团委办公室主任为团委档案管理的第一责任人，负责组织、协调和指导团委档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。各团支部负责人为本支部档案管理的直接责任人，负责督促本支部档案管理人员做好档案管理工作。

档案的收集与整理

一、收集范围

1.团组织的各种文件，包括上级团组织的文件、通知、决定、报告等；本团组织的文件、决议、计划、总结、通报等。

2.团组织的各种资料，包括团组织的历史沿革、组织机构、人员编制、规章制度等；团组织的活动资料，如会议记录、活动计划、活动总结、活动照片、视频等。

3.团组织的各种报表，包括团员统计报表、团组织统计报表、团组织工作报表等。

4.其他与团组织工作有关的资料，如荣誉证书、奖状、奖牌等。

二、收集时间

1.定期收集：各团支部应定期将本支部的档案资料收集整理后移交团委办公室，一般每年不少于两次。

2.随时收集：对于一些重要的档案资料，应随时收集整理，确保档案的及时性和完整性。

三、整理要求

1.分类整理：按照档案的内容和性质进行分类，将相同或相近的档案资料归为一类，便于档案的管理和利用。

2.编号归档：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和连续性，便于档案的检索和利用。

3.装订成册：将编号后的档案资料装订成册，装订时应注意档案的整齐、美观和牢固。

4.编制目录：编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、时间、页数等信息，便于档案的检索和利用。

档案的保管与利用

一、保管条件

1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。

2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、灭火器、温湿度计等，确保档案的完好。

3.档案库房应保持清洁、卫生，定期进行消毒和防虫处理，防止档案的污染和损坏。

二、保管期限

1.永久保管：对于具有重要历史价值和长期保存意义的档案，如团组织的历史沿革、重要文件、荣誉证书等，应永久保管。

2.长期保管：对于具有一定历史价值和较长保存期限的档案，如团组织的活动资料、统计报表等，应长期保管，保管期限一般为30年。

3.短期保管：对于一些时效性较强的档案，如团组织的工作计划、总结等，应短期保管，保管期限一般为10年。

三、利用方式

1.查阅利用：公司内部人员需要查阅团委档案时，应填写档案查阅申请表，经团委办公室主任批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复印或带走档案。

2.借阅利用：公司外部单位或个人需要借阅团委档案时，应填写档案借阅申请表，经公司领导批准后，方可借阅。借阅档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复印或带走档案，借阅期限一般不超过30天。

3.复制利用：对于一些需要复制的档案资料，应经团委办公室主任批准后，方可复制。复制的档案资料应注明复制时间、复制人等信息，以便于管理和利用。

四、利用登记

1.公司内部人员查阅、借阅档案时，应在档案利用登记簿上进行登记，登记内容包括查阅、借阅人姓名、查阅、借阅时间、查阅、借阅档案名称、查阅、借阅用途等。

2.公司外部单位或个人借阅档案时，应在档案借阅登记簿上进行登记，登记内容包括借阅人单位、姓名、借阅时间、借阅档案名称、借阅用途等，并由借阅人签字确认。

档案的鉴定与销毁

一、鉴定工作