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品质印章使用管理制度

总则

目的

为加强公司品质印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关活动中涉及品质印章的使用管理。

基本原则

1.依法依规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。

2.审批规范原则：所有印章使用均需经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。

3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保印章使用信息的安全与保密。

印章的种类及用途

品质印章种类

1.品质专用章：用于公司品质管理相关文件、报告、证书等的盖章确认。

2.品质检验章：用于对产品检验合格后的盖章标识。

印章用途说明

1.品质专用章

各类品质管理体系文件，如品质手册、程序文件、作业指导书等的发布盖章。

品质检验报告、品质分析报告等文件的盖章确认。

与供应商、客户签订的品质相关协议、合同等的盖章。

公司内部品质会议纪要、通知等文件的盖章。

2.品质检验章

对公司生产的产品进行检验，检验合格后在产品标识、检验记录等上加盖，以证明产品符合品质要求。

印章的保管

保管部门及人员

1.品质专用章由品质管理部门指定专人负责保管。

2.品质检验章由品质检验部门指定专人负责保管。

保管要求

1.专用保险柜存放：印章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙由保管人员专人保管，不得随意交予他人。

2.明确保管场所：保管场所应安全、保密，防止印章被盗、丢失或损坏。

3.建立保管台账：保管人员应建立印章保管台账，详细记录印章的启用、使用、交接、封存等情况。

印章的使用流程

使用申请

1.填写申请表：使用人需填写《品质印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息。

2.部门负责人审批：申请表经使用人所在部门负责人审核签字，确认用印事项的真实性和必要性。

品质管理部门审批

1.审核内容：品质管理部门对用印申请进行审核，重点审核用印文件是否符合品质管理规定、用印事项是否在权限范围内等。

2.审批签字：审核通过后，品质管理部门负责人在申请表上签字审批。

总经理审批（根据权限）

对于涉及重大事项、金额较大或重要合同等的用印申请，需经总经理审批签字。

印章使用

1.用印登记：保管人员根据审批通过的申请表进行用印登记，记录用印时间、用印文件名称、用印份数、使用人等信息。

2.现场用印：用印应在保管人员的视线范围内进行，使用人不得擅自将印章带离保管场所。用印完毕后，保管人员应对印章进行检查，确保印章完好无损。

用印文件存档

用印后的文件由使用人负责按照公司档案管理规定进行存档，确保文件的完整性和可追溯性。

印章的停用与销毁

停用情形

1.机构变动：因公司机构调整、部门撤销等原因，相关印章不再使用。

2.印章损坏：印章出现损坏、磨损等情况，无法正常使用。

3.其他原因：因法律法规变更、公司业务调整等其他原因需要停用印章。

停用手续

1.填写申请表：由保管部门填写《品质印章停用申请表》，说明停用原因及停用时间。

2.审批流程：申请表经保管部门负责人、品质管理部门负责人审核签字后，报总经理审批。

3.封存保管：经审批同意停用的印章，由保管人员进行封存，并在保管台账上注明停用日期。

销毁程序

1.提出申请：对于需要销毁的印章，由保管部门提出《品质印章销毁申请表》，说明销毁原因及印章基本情况。

2.审批流程：申请表经保管部门负责人、品质管理部门负责人审核签字后，报总经理审批。

3.监督销毁：经审批同意销毁的印章，由品质管理部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程，并在销毁记录上签字确认。

4.记录存档：销毁记录应包括印章名称、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，并存档保存。

违规处理

违规行为界定

1.未经审批使用印章：未按照规定流程申请审批，擅自使用品质印章。

2.超越权限使用印章：超出规定的用印范围或审批权限使用印章。

3.违规保管印章：未按照保管要求妥善保管印章，导致印章被盗用、丢失或损坏。

4.其他违规行为：如在空白文件上加盖印章、私自将印章外借他人等违规行为。

处理措施

1.批评教育：对于初次违规且情节较轻的，给予批评教育，责令其立即改正。

2.警告处分：对于多次违规或情节较重的，给予警告处分，并在公司内部进行通报批评。

3.经济处罚：根据违规行为造成的损失大小，对责任人给予相应的经济处罚。

4.解除劳动合同：对于违规行为严重，给公司造成重大损失或