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园林公司证书管理制度

总则

1.目的

本制度旨在规范园林公司各类证书的管理，确保证书的妥善保管、有效使用，充分发挥证书在公司业务拓展、资质维护、人员职业发展等方面的作用，保障公司各项工作的顺利开展。

2.适用范围

本制度适用于园林公司全体员工所涉及的各类专业技术资格证书、职业资格证书、岗位证书以及公司因业务需要获取的相关资质证书等。

3.管理原则

统一管理原则：公司各类证书由人力资源部统一归口管理，负责证书的登记、保管、发放、使用、回收等工作。

规范操作原则：严格按照规定的程序和要求进行证书管理，确保各项操作合法、合规、准确。

安全保密原则：妥善保管证书，防止证书丢失、损坏或信息泄露，保障证书的安全性和保密性。

合理使用原则：根据公司业务需求，合理安排证书的使用，充分发挥证书的价值，同时避免证书滥用。

证书分类及登记

1.证书分类

专业技术资格证书：如工程师、建造师、造价师等专业技术资格证书。

职业资格证书：如园林绿化工、花卉园艺工等职业资格证书。

岗位证书：如项目经理证、施工员证、质检员证等岗位证书。

资质证书：公司获取的园林绿化企业资质证书、安全生产许可证等相关资质证书。

2.证书登记

员工取得证书后，应在[X]个工作日内将证书原件及相关证明材料交至人力资源部。

人力资源部负责对证书进行详细登记，登记内容包括证书名称、证书编号、颁发机构、颁发时间、有效期、所属人员姓名、所在部门、证书用途等信息，并建立证书管理台账。

对于资质证书，还需登记资质等级、资质有效期、资质年检情况等相关信息。

证书保管

1.保管方式

人力资源部设立专门的证书保管专柜，对各类证书进行分类存放，确保证书存放有序、便于查找。

对于重要的资质证书，应采用电子扫描备份的方式进行保存，电子文档应妥善存储，并定期进行备份，防止数据丢失。

2.保管要求

证书保管专柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保证书的完整性和安全性。

定期对证书进行检查和清理，如发现证书有损坏、遗失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。

严格限制非证书管理人员接触证书，因工作需要查阅证书时，须经人力资源部负责人批准，并办理相关借阅手续。

证书使用

1.使用范围

证书主要用于公司业务投标、项目施工、资质维护、人员职业发展等方面。

在业务投标中，根据招标文件要求，提供相应的证书原件或复印件作为证明材料。

在项目施工过程中，相关岗位人员应持有相应的岗位证书，以确保施工质量和安全。

在资质维护方面，按照资质管理部门的要求，及时提供各类证书进行资质年检、升级等工作。

2.使用流程

内部使用

公司内部部门因工作需要使用证书时，应填写《证书使用申请表》，注明使用证书的名称、用途、使用时间等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至人力资源部。

人力资源部对申请表进行审核，审核通过后，根据申请要求提供证书原件或复印件，并做好登记记录。使用完毕后，应及时收回证书，并在《证书使用登记表》上注明归还情况。

外部使用

因业务合作等原因需要将证书原件提供给外部单位使用时，须经公司主管领导批准。

人力资源部与使用单位签订《证书借用协议》，明确借用期限、使用范围、归还时间、保密责任等事项，并要求使用单位出具借据。

证书原件借出期间，人力资源部应跟踪使用情况，确保证书按时归还。归还时，应对证书进行检查，如发现证书有损坏或遗失等情况，应要求使用单位承担相应责任。

证书有效期管理

1.有效期提醒

人力资源部负责定期梳理各类证书的有效期信息，在证书有效期届满前[X]个月，向证书所属人员发送《证书有效期提醒通知》，提醒其及时办理证书延续、年检等相关手续。

对于资质证书，应提前制定资质有效期管理计划，明确资质年检、升级等工作的时间节点和责任人，确保资质证书持续有效。

2.延续与年检办理

证书所属人员应按照通知要求，在规定时间内准备好相关材料，向人力资源部提交证书延续或年检申请。

人力资源部对申请材料进行审核，审核通过后，统一办理证书延续或年检手续。如因个人原因未能按时办理导致证书失效的，责任由证书所属人员承担。

证书变更与补办

1.证书变更

员工证书信息发生变更（如姓名、身份证号码、工作单位等）时，应及时向人力资源部提交变更申请，并提供相关证明材料。

人力资源部审核变更申请及证明材料，确认无误后，按照证书颁发机构的要求办理证书变更手续，并更新证书管理台账。

2.证书补办

证书因遗失、损坏等原因需要补办时，证书所属人员应填写《证书补办申请表》，详细说明证书遗失或损坏情况，并提供个人身份证明等相关材料。