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单位部门台账管理制度

一、总则

（一）目的

为加强单位部门台账管理，规范台账记录行为，确保台账信息的真实、准确、完整和及时，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于单位各部门台账的建立、使用、保管和归档等管理活动。

（三）基本原则

1.真实性原则：台账记录应如实反映实际工作情况，不得弄虚作假。

2.准确性原则：台账信息应准确无误，数据计算、文字表述等应符合规范。

3.完整性原则：涵盖各项工作相关信息，不得遗漏重要内容。

4.及时性原则：及时记录和更新台账，确保信息的时效性。

二、台账的建立

（一）台账种类

1.业务工作台账：记录部门日常业务开展情况，如项目进度、业务数据统计等。

2.人员管理台账：包括员工基本信息、考勤记录、培训情况、绩效考核等。

3.物资设备台账：对部门所使用的物资、设备进行登记，记录其购置、使用、维护等情况。

4.文件资料台账：整理和记录部门收到、发出及内部产生的各类文件、资料。

5.会议活动台账：记录部门组织或参与的会议、活动的相关信息。

（二）台账格式

各部门应根据工作实际和管理需求，设计规范、统一的台账格式。台账应包含以下基本要素：

1.台账名称：明确台账所记录内容的主题。

2.记录日期：注明信息记录的具体时间。

3.内容摘要：简要描述记录事项的主要内容。

4.详细信息：根据台账种类，详细记录相关数据、事件过程等。

5.记录人：填写负责记录台账的人员姓名。

（三）建立流程

1.由部门负责人指定专人负责台账的建立工作。

2.负责人员根据工作需要和台账种类，设计台账模板，并报部门负责人审核。

3.审核通过后，按照规定格式开始记录台账信息。在记录过程中，应确保信息来源可靠，记录准确及时。

4.对于首次建立的台账，应将历史相关信息进行追溯整理后录入。

三、台账的使用

（一）查询与借阅

1.部门内部人员因工作需要查询台账信息时，可直接向台账管理人员提出申请。台账管理人员应及时提供相关信息，并协助查询人员进行数据解读和分析。

2.外部单位或人员因工作需要借阅台账资料时，须经部门负责人批准，并办理借阅登记手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管台账资料，不得擅自涂改、转借或丢失。

（二）数据统计与分析

1.台账管理人员应定期对台账数据进行统计和汇总，形成各类报表和分析报告，为部门决策提供数据支持。

2.统计分析应采用科学合理的方法，确保数据的准确性和可靠性。分析报告应包括数据现状、存在问题及改进建议等内容。

（三）信息共享

1.对于涉及多个部门的工作台账信息，相关部门应加强沟通与协作，实现信息共享。通过定期召开工作协调会、建立信息共享平台等方式，确保各部门能够及时获取所需的台账信息。

2.在信息共享过程中，应注意保护信息安全，防止信息泄露。对于敏感信息，应按照单位保密制度进行管理。

四、台账的保管

（一）保管责任人

各部门台账由部门负责人指定专人负责保管。保管人员应具备认真负责的工作态度，熟悉台账管理流程。

（二）保管方式

1.台账应采用纸质和电子两种形式进行保管。纸质台账应分类装订成册，存放于专门的文件柜中，并做好标识，便于查找。

2.电子台账应存储在安全可靠的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。同时，应建立电子台账索引目录，方便快速查询。

（三）保管期限

1.业务工作台账、人员管理台账、物资设备台账等一般保管期限为[X]年，自记录年度次年起计算。

2.文件资料台账应根据文件性质和相关规定确定保管期限，重要文件应长期保存。

3.会议活动台账应至少保管[X]年，以便对工作开展情况进行追溯和总结。

（四）保管要求

1.保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，确保台账资料不受损坏。

2.定期对台账进行检查和清点，发现问题及时处理。如遇台账资料损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并向上级报告。

五、台账的归档

（一）归档范围

1.已超过保管期限且无继续保存价值的台账资料。

2.经过整理、汇总，具有历史参考价值的台账资料。

（二）归档流程

1.台账管理人员根据保管期限和工作实际，定期对台账进行清理，确定需要归档的资料清单。

2.将确定归档的台账资料进行分类整理，按照档案管理要求进行装订、编目等工作。

3.填写档案移交清单，将归档后的台账资料移交单位档案管理部门统一保管。

（三）归档要求

1.归档的台账资料应完整、准确、规范，字迹清晰，签字盖章齐全。

2.档案管理部门应按照档案管理规定，对归档的台账资料进行妥善保管，并建立档案检索系