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发票财务报销管理制度

一、总则

1.目的

为了加强公司财务管理，规范发票财务报销行为，确保公司财务支出的真实性、合法性、合理性，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中发生的费用报销。

3.基本原则

真实性原则：报销的发票必须真实、合法，反映实际发生的经济业务内容。

合法性原则：报销的发票必须符合国家法律法规和财务制度的规定。

合理性原则：报销的费用必须与公司业务相关，且合理、必要。

及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。

二、发票管理

1.发票种类

增值税专用发票：适用于购买货物、接受应税劳务或服务等业务，可用于抵扣进项税额。

增值税普通发票：适用于一般的经济业务，不能用于抵扣进项税额。

其他发票：如定额发票、通用机打发票等，根据业务实际情况使用。

2.发票取得要求

发票内容：发票应具备发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等基本内容，且内容必须真实、准确、完整。

发票印章：发票必须加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。

发票真实性：员工应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等渠道对取得的发票进行真实性查验，确保发票真实有效。

3.发票开具要求

公司信息：员工在要求对方开具发票时，应准确提供公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。

发票内容：应根据实际业务内容如实开具发票，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。

发票开具时间：应在业务发生时及时开具发票，不得提前或滞后开具。

4.发票粘贴要求

粘贴顺序：发票应按照费用发生时间顺序粘贴，先粘贴大张发票，再粘贴小张发票。

粘贴方法：发票应使用胶水或胶棒粘贴在报销单背面，不得使用订书钉、回形针等固定。粘贴时应确保发票内容清晰可见，不得遮盖发票号码、金额等重要信息。

粘贴范围：发票应粘贴在报销单规定的粘贴区域内，不得超出范围。

三、报销流程

1.费用报销申请

填写报销单：员工应根据实际发生的费用情况，填写《费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额、发票号码等信息。

部门负责人审批：报销单填写完毕后，应提交给部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司业务情况和费用合理性进行审批，签署审批意见。

2.财务审核

发票审核：财务人员对报销单所附发票进行审核，检查发票的真实性、合法性、完整性，以及发票内容与报销单填写内容是否一致。

费用合理性审核：财务人员对报销费用的合理性进行审核，检查费用是否与公司业务相关，是否符合公司财务制度规定。

审批流程审核：财务人员对报销单的审批流程进行审核，检查是否经过相关部门负责人和领导审批。

3.领导审批

根据公司授权：财务审核通过后，报销单应提交给公司领导进行审批。公司领导应根据公司财务状况和业务情况进行审批，签署审批意见。

审批权限：公司领导的审批权限根据公司授权制度执行，不同金额的报销单由相应级别的领导审批。

4.报销支付

支付方式：审批通过的报销单，财务人员根据公司财务制度和员工选择的支付方式进行报销支付。支付方式包括现金支付、银行转账等。

支付时间：报销支付应在审批通过后的规定时间内完成，一般情况下，应在5个工作日内支付。

四、报销标准

1.差旅费报销标准

交通费用：根据出差地点和交通方式的不同，制定相应的交通费用报销标准。如乘坐飞机、火车、汽车等交通工具的等级和票价限制。

住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司实际情况，制定不同地区的住宿费用报销标准。如一线城市、二线城市、三线城市等的住宿标准。

餐饮补贴：根据出差天数和地区，给予相应的餐饮补贴。补贴标准应合理，既能满足员工出差期间的基本餐饮需求，又能控制费用支出。

2.业务招待费报销标准

招待对象：业务招待费应主要用于公司业务往来中的招待活动，招待对象应与公司业务相关。

招待标准：根据招待活动的性质和规模，制定相应的招待标准。如招待客户用餐的人均标准、招待客户住宿的标准等。

审批流程：业务招待费报销应严格按照审批流程进行，提前填写《业务招待费申请单》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人和公司领导审批后执行。

3.办公用品及设备购置报销标准

购置审批：办公用品及设备购置应提前填写《办公用品及设备购置申请单》，注明购置物品名称、规格、数量、金额等信息，经部门负责人和公司领导审批后购置。

报销标准：根据公司实际需求和预算情况，制定办公用品及设备的报销标准。如办公桌椅、电脑、打印机等设备的购置标准，以及纸张、笔、文件夹等办公用品的购置标准。