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各类证件集中管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司各类证件的集中管理，确保证件的妥善保管、规范使用，保障公司各项业务的正常开展，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有涉及的各类证件，包括但不限于营业执照、资质证书、许可证、员工个人证件（如身份证、学历证、资格证等）。

（三）管理原则

1.集中管理原则：设立专门的证件管理部门或岗位，对各类证件进行统一集中保管。

2.规范使用原则：明确证件的使用流程和审批权限，确保证件使用合法合规。

3.安全保密原则：采取有效措施保障证件的安全，防止证件信息泄露。

二、证件管理部门及职责

（一）管理部门

公司设立证件管理中心，负责各类证件的集中管理工作。

（二）职责

1.负责证件的接收、登记、编号、归档、保管等工作。

2.建立证件管理台账，详细记录证件的基本信息、领取时间、使用情况等。

3.按照规定流程办理证件的借用、归还手续，并跟踪使用情况。

4.定期对证件进行盘点清查，确保证件数量准确、状态良好。

5.协助相关部门办理证件的年检、换证等工作。

6.负责证件的安全保密工作，制定安全管理制度，采取必要的安全防范措施。

三、证件的接收与登记

（一）接收

1.公司各部门或员工因业务需要获取的各类证件，应及时移交至证件管理中心。

2.移交时，移交人需填写《证件移交清单》，注明证件名称、编号、颁发机关、有效期等信息，并签字确认。

（二）登记

1.证件管理中心收到移交的证件后，应立即进行登记。

2.登记内容包括证件编号、名称、颁发机关、有效期、领取部门/人员、领取时间等。

3.为每个证件分配唯一的编号，以便于管理和查询。

四、证件的保管

（一）保管方式

1.设立专门的证件保管库，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗、监控设备等。

2.对不同类型的证件进行分类存放，如资质证书、许可证、营业执照等分别存放，便于查找和管理。

3.重要证件应采用双人保管制度，钥匙分别由两人持有，同时开启才能取用。

（二）保管要求

1.保持保管库的清洁、干燥、通风良好，防止证件受潮、发霉、损坏。

2.定期对证件进行检查，查看证件是否有损坏、遗失等情况，如发现问题及时报告并处理。

3.严格限制无关人员进入保管库，确因工作需要进入的，需经证件管理中心负责人批准，并进行登记。

五、证件的使用

（一）使用范围

1.公司内部因业务办理、资质年检、项目投标等需要使用证件的情况。

2.经公司批准，对外提供证件复印件用于合作洽谈、业务往来等。

（二）使用流程

1.内部使用

使用部门或员工填写《证件使用申请表》，注明使用证件的名称、用途、使用时间等信息。

申请表经部门负责人签字审核后，提交至证件管理中心。

证件管理中心根据申请表进行核对，确认无误后，办理证件借用手续，将证件交予使用人，并在台账上记录借用情况。

使用人应在规定时间内归还证件，归还时证件管理中心进行检查，如无损坏、遗失等情况，办理归还手续并在台账上注销记录。

2.对外提供复印件

需求部门填写《对外提供证件复印件申请表》，说明提供复印件的用途、接收单位等信息。

申请表经部门负责人、分管领导签字批准后，提交至证件管理中心。

证件管理中心对申请表进行审核，确认批准后，复印相关证件，并在复印件上注明“仅供[具体用途]使用，再次复印无效”字样。

将复印件加盖公司公章后，交予需求部门，并在台账上记录提供情况。

（三）使用期限

1.内部使用证件的期限一般不超过[X]个工作日，如需延长使用时间，使用人应提前向证件管理中心申请。

2.对外提供证件复印件的，应根据实际需求确定合理的使用期限。

（四）使用监督

1.证件管理中心应定期对证件的使用情况进行跟踪检查，确保证件按照规定用途使用，按时归还。

2.如发现证件使用过程中存在违规行为，应及时制止并报告相关领导，追究责任。

六、证件的年检与换证

（一）年检

1.证件管理中心负责定期梳理各类证件的年检时间，提前制定年检计划。

2.根据年检计划，通知相关部门或人员准备年检所需材料。

3.协助相关部门办理年检手续，确保证件按时通过年检。

4.年检完成后，及时更新证件管理台账中的相关信息。

（二）换证

1.关注证件有效期，在证件到期前[X]个月，提醒相关部门或人员准备换证材料。

2.按照换证要求，组织办理换证手续，确保证件顺利更换。

3.换证后，对新证件进行登记、编号、归档，并更新台账信息。

七、证件的遗失与补办

（一）遗失报告

1.如发现证件遗失，使用人应立即向证件管理