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合同资料归档管理制度

总则

一、目的

为规范公司合同资料的归档管理，确保合同的安全、完整、准确和可追溯性，提高合同管理效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、各分公司在经营活动中形成的各类合同资料的归档管理。

三、管理原则

1.统一管理原则：公司合同资料的归档管理实行统一领导、分级负责的原则，由公司综合管理部负责统筹规划和指导监督，各部门、各分公司具体负责本部门、本单位合同资料的收集、整理和归档工作。

2.安全保密原则：合同资料涉及公司的商业秘密和法律权益，应严格遵守保密规定，采取必要的安全措施，确保合同资料的安全。

3.及时归档原则：合同签订后，应及时将合同资料进行归档，不得拖延或遗漏。

4.规范整理原则：合同资料的归档应按照规定的格式和要求进行整理，确保资料的完整性和准确性。

四、管理机构及职责

1.综合管理部

（1）负责制定公司合同资料归档管理制度，并监督执行。

（2）负责公司合同资料的统一归档管理，建立合同资料档案库，对合同资料进行分类、编号、登记和保管。

（3）负责对各部门、各分公司合同资料归档工作进行指导、监督和检查，及时发现和解决问题。

（4）负责合同资料的借阅、复制和销毁等管理工作，严格遵守保密规定。

2.各部门、各分公司

（1）负责本部门、本单位合同资料的收集、整理和归档工作，确保合同资料的完整、准确和及时归档。

（2）指定专人负责合同资料的管理工作，明确职责和权限。

（3）按照规定的格式和要求，将合同资料整理成册，并及时移交综合管理部归档。

（4）配合综合管理部对合同资料归档工作进行的指导、监督和检查，提供必要的协助和支持。

合同资料的收集与整理

一、合同资料的收集

1.合同签订前，相关部门应收集合同对方的营业执照、法定代表人身份证明、资质证书等相关资料，并进行核对和留存。

2.合同签订后，应及时收集合同文本、补充协议、变更协议、验收报告、发票等相关资料，并进行核对和整理。

3.对于重要合同或涉及重大事项的合同，还应收集相关的决策文件、会议纪要、谈判记录等资料，并进行留存。

二、合同资料的整理

1.合同资料的整理应按照合同的类别、编号、签订时间等进行分类整理，确保合同资料的有序性和可检索性。

2.合同文本应作为合同资料的核心内容，应按照合同的条款顺序进行整理，并将重要条款进行标注和说明。

3.补充协议、变更协议等应与原合同文本一并整理，并注明协议的签订时间和主要内容。

4.验收报告、发票等应与合同文本进行关联，并注明验收时间、发票金额等相关信息。

5.对于重要合同或涉及重大事项的合同，还应整理相关的决策文件、会议纪要、谈判记录等资料，并注明文件的编号、时间和主要内容。

合同资料的归档

一、归档时间

1.合同签订后，应在10个工作日内将合同资料移交综合管理部归档。

2.对于重要合同或涉及重大事项的合同，应在合同签订后及时移交综合管理部归档，并在3个工作日内完成归档手续。

二、归档要求

1.合同资料应按照规定的格式和要求进行归档，确保资料的完整性和准确性。

2.合同资料应使用档案专用纸张进行装订，并在封面注明合同编号、合同名称、签订时间、对方单位等相关信息。

3.合同资料应按照年度进行分类归档，并建立档案目录，便于查阅和管理。

4.对于电子合同资料，应将合同文本、补充协议、变更协议等相关资料进行扫描或拍照，并存储在电子档案系统中，同时打印纸质档案进行归档。

三、归档流程

1.合同签订后，由合同承办部门或人员将合同资料整理成册，并填写《合同资料归档登记表》（见附件1），经部门负责人审核签字后，移交综合管理部。

2.综合管理部收到合同资料后，应进行核对和验收，确保资料的完整性和准确性。如发现资料不完整或不符合要求，应及时通知合同承办部门或人员进行补充或整改。

3.综合管理部对验收合格的合同资料进行编号、登记，并建立档案目录，将合同资料存入档案库进行保管。

4.综合管理部应定期对合同资料进行清理和整理，及时剔除过期或无用的合同资料，并按照规定进行销毁或移交相关部门处理。

合同资料的保管与利用

一、保管条件

1.合同资料应存放在安全、干燥、通风的档案库房中，避免阳光直射和潮湿、霉变等情况。

2.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保合同资料的安全。

3.档案库房应建立严格的管理制度，严禁无关人员进入档案库房，防止合同资料的丢失或损坏。

二、保管期限

1.合同资料的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定。

2.对于永久保管