第四课 下行文（二）意见.ppt

第四课下行文（二）意见纪要意见是国家（社会）各级机关组织用于对重要问题提出见解或处理办法的指导性公务文书。意见既可作上行文，也可作平行文或下行文。意见的分类指示性意见：上级机关或主管部门指导下级工作时所用。建设性意见：由业务主管部门制发，由于权限限制又不能向有关部门直接布置工作，向上级机关报送建设性意见，要求予以批转。参考性意见：一是向平行机关发送，供对方参考。二是向上级机关提出的关于某些工作的改进设想和建议。意见的特点1.指导性指导性很强的一种文体。就内容而言，采用意见文种较委婉、更合适。2.针对性总是根据现实的需要，针对某一重要的问题提出见解或处理意见.3.原则性从宏观上提出见解和意见，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。4．现实性“意见”多为解决工作中一些迫切需要解决的问题而作，在时间上有一定现实性。5．具体性“意见”一般是上级机关对有关政策所作的补充、说明，在内容上它必须提出具体解决问题的办法，以利于贯彻执行。意见的结构和内容1.意见的标题:由发文机关＋主要内容＋文种组成。上海市人民政府关于本市推进粮食购销市场化改革的意见由主要内容＋文种组成.关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见意见2.签署（生效标识）在标题的正下方用括号标明行文机关名称和年、月、日。如有落款，标题正下方的签署可省略。3.主送机关:用于上送的“意见”因为具有请示性而只能送一个机关，写明主送机关。用于下发的“意见“，执行范围比较明确，针对性较强的，要写主送机关。下行的指导性意见可以主送多个机关。涉及面广的可以不写主送机关。正文一般由发文缘由和意见条文两部分组成，但有时也会有执行要求作为结尾。发文缘由：概括性说明制定意见的缘由，目的或依据。主要写出发布意见(提出见解和处理办法)的背景原因（工作中出现的问题）、政策根据（上级文件）、目的意义（要实现的意图）等。通常以“现提出以下意见”、“为此……特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。正文正文：见解和措施。正文的主体，意见的核心。解决“如何认识”和“如何解决”两个问题。结构安排上应先写原则性指导意见，后写具体性指导意见；先写理论性认识，后写解决办法。内容较多篇幅较长的意见，可以用序号或小标题形式排列，以使结构更清晰明朗。按逻辑结构形式或按并列结构形式进行表述，因文而异。一般采用分条列项的写法，目的是把意见内容条理分明地表述清楚。结尾正文完后，一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。上报的意见，结尾可提出请求批转的要求，如“以上意见如无不妥，请批转各地（单位）执行。”下发的意见一般要求下级结合实际情况贯彻执行。有的“意见”有落款，并具成文日期，加盖机关印章。意见的写作要求政策性要强，要掌握材料。撰写意见缘由时要有概括性，要说清楚撰写意见的重要性。层次要清晰。要注意条理性，意见的见解与事项，要围绕核心问题，采用夹叙夹议的方式，分条陈述。语气要相对缓和，不应使用命令行的强制口气。意见中较多地使用说理的表达方式，但说理要求简明。纪要纪要是记载和传达会议情况及议定事项时使用的一种纪实性公文，是会议主持单位根据会议情况、会议记录、会议文件及其他会议资料，加工分析整理而成。会议纪要与会议记录性质不同：会议纪要是法定行政公文文种，是加工整理的产物。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。内容不同：会议记录无选择性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要有选择性、提要性。成文不同：会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要的作用向上级机关汇报会议情况，让有关领导了解会议进程、具体内容和结果；向与会单位或下属单位传达会议情况和会议精神，以便贯彻执行，指导工作；对其他单位起互通情报、信息，互相交流的作用。会议纪要的特点纪实性：记载会议基本情况和主要精神，如实地反映会议内容，它必须根据会议的目的和指导思想、会议的发言记录和会议研究决定的问题来写。概括性：需要根据会议的中心议题和议定事项，在会议记录的基础上结合会议议程、材料、活动等情况，经过概括整理提炼后形成公文，能够更集中地反映会议的精神实质。系统性：要将会议的全面情况，所有材料，进行全面分析研究，对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，按照一定的逻辑关系，进行组合和安排，使之眉目清晰、条理清楚。指导性：是与会者和组织者的共同意志的集中体现，是会议成果的结晶，具有权威性。