职业技术学院留学生档案管理工作实施办法​.doc

职业技术学院留学生档案管理工作实施办法?

一、总则

1.为加强我院留学生档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据国家有关法律法规及教育主管部门相关规定，结合学院实际情况，特制定本实施办法。

2.留学生档案是学院在招收、培养、管理留学生过程中形成的，反映留学生个人经历、政治思想、学习成绩、身体状况等方面的重要原始记录，是学院教育教学管理工作的重要组成部分。

3.留学生档案管理工作应遵循集中统一、分级负责、规范管理、安全保密、便于利用的原则。

二、管理体制与职责

1.学院档案管理部门

-负责制定和完善留学生档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-统筹协调全院留学生档案管理工作，对各部门档案管理工作进行业务指导、检查和考核。

-负责接收、整理、保管、利用全院留学生的正式档案，并按照规定进行档案的鉴定、销毁等工作。

2.国际交流与合作部门

-在留学生招生阶段，负责收集、整理留学生报名材料，包括个人基本信息、学历证明、成绩单、语言能力证明、推荐信等，并确保材料的真实性和完整性。

-负责将招生过程中形成的相关材料及时移交学院档案管理部门。

-在留学生在校学习期间，负责收集与留学生管理相关的各类材料，如留学生违纪处理记录、奖励证明等，并定期移交档案管理部门。

3.教学部门（系部）

-负责收集、整理留学生在教学过程中形成的学业成绩、课程考核记录、实习报告、毕业论文（设计）等材料。

-确保教学材料的准确、完整，并按照规定时间将材料移交学院档案管理部门。

-配合档案管理部门做好涉及本部门留学生档案的查询、借阅等工作。

4.后勤管理部门

-如涉及留学生健康体检、医疗记录等材料，后勤管理部门负责收集、整理，并及时移交档案管理部门。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-个人基本信息材料：包括护照复印件、签证复印件、入学申请表、个人简历、照片等。

-学历学位材料：前置学历证书、学位证书复印件及学历认证材料。

-学业成绩材料：各学期课程成绩单、考试试卷、实习报告、毕业论文（设计）及评审意见等。

-语言能力材料：如雅思、托福、汉语水平考试（HSK）等成绩证明。

-奖惩材料：学院及上级部门颁发的各类奖励证书、表彰文件，以及违纪处分决定等。

-健康材料：入学体检报告、在校期间的重大疾病诊断及治疗记录等。

-其他材料：如导师评价、参与学院活动记录等有保存价值的材料。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责留学生档案材料的收集工作，确保材料收集的及时性。

-收集的档案材料应真实、准确、完整，签字盖章等手续齐全。材料应使用A4纸张规格，书写材料应符合档案长期保存要求。

3.整理要求

-学院档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应按照类别、时间顺序等进行分类整理。

-对每份材料进行编号、编目，制作档案目录清单，建立电子和纸质索引，便于查找和利用。

四、档案的保管

1.保管设施

-学院应设立专门的留学生档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防潮防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案保管环境符合要求。

-档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等安全防护措施，定期进行安全检查和维护。

2.保管期限

-留学生在校学习期间，其档案应妥善保管。毕业后，档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为[具体年限]。

-对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。

3.档案数字化

-逐步推进留学生档案数字化工作，将纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。

-电子档案与纸质档案应保持一致，并确保电子档案的安全存储和有效利用。

五、档案的利用

1.利用申请

-校内因教学、管理等工作需要查阅留学生档案的，查阅人应填写《留学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。

-校外单位或个人查阅留学生档案的，应出具单位介绍信或相关证明材料，经学院国际交流与合作部门审核、分管领导审批后，方可到档案管理部门办理查阅手续。

2.利用方式

-档案一般仅限在档案管理部门指定地点查阅，未经允许不得擅自将档案带出查阅场所。

-查阅档案时，查阅人应严格遵守档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、篡改、污损档案内容。如有特殊需要复制档案材料的，应按照规定办理审批手续。

3.利用登记

-档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每次档案查阅的时间、查阅