职业技术学院国际合作档案管理工作规定​.doc

职业技术学院国际合作档案管理工作规定?

一、总则

1.为加强我校国际合作档案管理工作，有效保护和利用国际合作档案资源，为学校的国际交流与合作提供有力支持，根据国家有关档案管理的法律法规以及教育主管部门的相关规定，结合我校实际情况，制定本规定。

2.国际合作档案是指学校在开展国际交流与合作活动过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

3.国际合作档案管理工作遵循集中统一管理、分类整理、安全保管、有效利用的原则，确保档案的真实性、完整性和保密性。

二、管理体制与职责

1.学校档案管理部门

-负责制定和完善国际合作档案管理的规章制度，并监督执行。

-统筹规划学校国际合作档案工作，对全校国际合作档案工作进行指导、检查和评估。

-集中管理全校具有长期和永久保存价值的国际合作档案，负责档案的接收、整理、编目、保管、鉴定、销毁等工作。

-开发利用国际合作档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案服务。

2.国际合作相关部门

-明确本部门国际合作档案管理工作的负责人和兼职档案管理人员，负责本部门国际合作档案的收集、整理、归档工作。

-按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门形成的国际合作档案移交至学校档案管理部门。

-积极配合学校档案管理部门开展档案整理、编目、鉴定等工作，提供必要的业务支持和信息。

三、档案收集范围

1.国际合作协议与合同类

-学校与国外高校、科研机构、企业等签订的各类合作协议、合作意向书、合作备忘录等。

-国际合作项目合同，包括联合培养协议、科研合作协议、实习实训协议等。

2.国际交流活动类

-学校组织或参与的国际学术会议、研讨会、讲座等活动的相关材料，如会议通知、议程、论文集、会议照片、视频等。

-学校师生出国访问、进修、培训、参加国际竞赛等活动的审批文件、行程安排、总结报告等。

-接待国外来访团组的相关材料，如来访邀请函、接待计划、会谈纪要、合影照片等。

3.学生国际交流类

-学生出国（境）交流学习、联合培养、实习实训等项目的学生申请材料、选拔记录、派出通知等。

-国外学生来校交流学习的申请材料、录取通知、学习成绩、结业鉴定等。

4.师资队伍建设类

-教师出国（境）进修、访学、合作研究等项目的申报材料、审批文件、学习成果等。

-引进国外专家、学者的相关材料，如邀请函、专家简历、工作合同、教学科研成果等。

5.其他

-与国际合作相关的各类统计报表、总结报告、宣传资料等。

-在国际合作过程中获得的各类奖项、荣誉证书等相关材料。

四、档案整理与归档

1.整理要求

-国际合作档案应按照年度、类别、项目等进行分类整理，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。

-每份档案应编制准确、规范的档号，档号由全宗号、年度号、类别号、项目号、件号等组成。

-对档案进行编目，编制档案目录应包括档号、题名、日期、来源、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。

2.归档要求

-国际合作相关部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的国际合作档案整理完毕，并向学校档案管理部门移交。

-移交档案时，应填写《国际合作档案移交清单》，清单应包括档号、题名、日期、来源、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。

-档案管理人员应对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收，不符合要求的应退回相关部门重新整理。

五、档案保管

1.保管条件

-学校档案管理部门应设立专门的库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度调控设备、防火防盗设备等，确保档案保管环境符合国家相关标准。

-对国际合作档案进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，记录档案的存放位置和排列顺序。

2.保管期限

-国际合作档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据档案的重要性、历史价值和学校实际需要确定。

-学校档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁或移交相关部门处理。

3.档案安全

-建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和安全检查，确保档案的实体安全。

-加强对档案数字化信息的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。

六、档案利用

1.利用原则

-国际合作档案的利用应遵循方便利用、严格保密的原则，在确保档案安全的前提下，为学校教学、