职业技术学院基建工程档案管理工作制度​.doc

职业技术学院基建工程档案管理工作制度?

一、总则

1.为加强学院基建工程档案的科学管理，充分发挥基建工程档案在学院建设、管理和发展中的作用，依据国家有关档案管理的法律法规及教育行业相关规定，结合学院实际情况，特制定本制度。

2.基建工程档案是指学院在基本建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。

3.基建工程档案管理工作必须遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、管理体制与职责分工

1.学院档案管理部门

-负责制定和完善学院基建工程档案管理制度，并监督、指导各部门执行。

-对全院基建工程档案工作进行统筹规划、组织协调，定期检查基建工程档案的收集、整理、归档和保管情况。

-负责接收、保管和提供利用学院基建工程的永久、长期档案。

-组织开展基建工程档案管理人员的业务培训和考核工作。

2.基建管理部门

-负责建立本部门基建工程档案管理工作机制，明确专人负责档案管理工作。

-在基建项目建设过程中，及时收集、整理本部门形成的基建工程文件材料，并按规定向学院档案管理部门移交。

-负责对施工单位、监理单位的基建工程档案管理工作进行监督、检查和指导，确保其提供的档案材料符合要求。

-负责基建项目竣工验收时档案资料的审核工作，确保档案资料的完整性和准确性。

3.施工单位

-负责按照国家和地方有关工程档案管理的规定以及学院要求，收集、整理本单位在施工过程中形成的基建工程文件材料。

-在工程竣工验收前，将整理好的基建工程档案移交基建管理部门审核，并按要求进行整改。

-对所提供档案材料的真实性、完整性和准确性负责。

4.监理单位

-负责对施工单位的档案管理工作进行监督，审查施工单位报送的档案材料是否符合要求。

-收集、整理本单位在工程监理过程中形成的文件材料，在工程竣工验收后及时移交学院基建管理部门。

-对监理档案的质量负责。

三、文件材料的收集与整理

1.收集范围

-基建项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。

-勘察、设计文件，包括勘察报告、初步设计、施工图设计、设计变更等。

-招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。

-施工过程文件，包括施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备的质量证明文件等。

-监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。

-竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程竣工图、工程结算审计报告等。

-其他与基建项目有关的文件材料，如来往信函、会议纪要等。

2.收集要求

-各部门和单位应明确专人负责基建工程文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。

-文件材料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。

-收集的文件材料应字迹清晰、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。

3.整理要求

-基建工程文件材料应按照分类标准进行分类整理，一般可分为综合类、勘察设计类、招投标类、施工类、监理类、竣工验收类等。

-每一类文件材料应按照形成时间顺序或重要程度进行排列，并编制目录。

-基建工程竣工图应按照专业分类，有图号的应按图号顺序排列，无图号的应按专业顺序排列，并加盖竣工图章。

-整理好的文件材料应进行装订或装盒，便于保管和利用。

四、归档与移交

1.归档时间

-基建管理部门应在基建项目竣工验收后三个月内，将整理好的基建工程档案向学院档案管理部门移交。

-施工单位、监理单位应在工程竣工验收前，将各自负责整理的基建工程档案移交基建管理部门审核，审核合格后由基建管理部门统一向学院档案管理部门移交。

2.归档手续

-移交基建工程档案时，移交单位应填写《基建工程档案移交清单》，注明档案的名称、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字盖章。

-《基建工程档案移交清单》一式两份，移交单位和接收单位各保存一份。

五、保管与利用

1.保管要求

-学院档案管理部门应设立专门的库房保管基建工程档案，库房应保持清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。

-基建工程档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。

-定期对基建工程档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

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