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物业采购申请制度

一、总则

1.目的

为了规范本物业公司的采购申请流程，确保采购活动能够高效、有序、透明地进行，满足小区物业管理工作的实际需求，同时保障采购资金的合理使用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本物业公司各部门因工作需要进行的各类物资、服务采购申请活动，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修工具、设备设施、绿化养护服务、安保服务等。

3.原则

采购申请应遵循必要性、合理性、经济性原则。申请采购的物品或服务必须是物业管理工作所必需的，申请数量和规格应合理，同时要在保证质量的前提下，尽可能降低采购成本。

二、采购申请部门职责

1.需求提出

各部门负责根据本部门的工作任务和实际需求，准确识别需要采购的物资或服务。例如，保洁部门根据小区清洁工作的频率和范围，确定清洁用品的种类和数量；维修部门根据设备设施的维护计划和故障情况，提出维修工具和零部件的采购需求。

2.申请填写

各部门指定专人负责填写采购申请单。采购申请单应包含以下详细信息：申请部门、申请人、申请日期、采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、预算金额、采购用途、需求日期等。填写时要确保字迹清晰、内容准确、完整。

3.部门内部审核

采购申请单填写完成后，需经过部门负责人审核。部门负责人要对采购需求的必要性、合理性进行审核，检查申请单填写是否规范，申请数量是否与实际工作需求相符，预算金额是否合理等。审核通过后，部门负责人在采购申请单上签字确认。

三、采购申请流程

1.常规采购申请流程

-提交申请：各部门完成内部审核的采购申请单，统一提交至物业公司的采购部门。提交方式可以采用纸质文档或电子文档形式，但需确保信息的完整性和准确性。

-采购部门初审：采购部门收到各部门提交的采购申请单后，首先对申请单的格式和完整性进行检查。对于填写不规范或信息不完整的申请单，采购部门应及时通知申请部门补充或修正。然后，采购部门对采购项目的市场供应情况、价格范围等进行初步了解，判断申请的合理性。

-财务部门审核：采购申请单初审通过后，流转至财务部门。财务部门主要从预算控制和资金安排方面进行审核。检查采购项目是否在年度预算范围内，预算金额是否准确合理，是否有足够的资金用于本次采购等。若采购项目超出预算，财务部门应与申请部门沟通，商讨解决方案，如调整预算或重新评估采购需求。

-管理层审批：经过财务部门审核的采购申请单，提交给物业公司的管理层进行最终审批。管理层综合考虑公司的整体运营情况、战略规划等因素，对采购申请进行审批。对于重大采购项目（如金额较大或对公司运营有重要影响的采购），管理层可能会组织相关部门进行专题讨论后再做出决策。

-采购执行：采购申请获得管理层批准后，采购部门根据审批意见，按照公司的采购管理制度，选择合适的采购方式（如招标、询价、竞争性谈判等）进行采购，并与供应商签订采购合同。采购完成后，采购部门及时将采购结果反馈给申请部门。

2.紧急采购申请流程

-特殊情况界定：紧急采购是指因不可抗力、突发事件、设备设施突发故障等紧急情况，导致物业管理工作无法正常开展，需要立即进行的采购活动。例如，小区突发水管爆裂，需要紧急采购维修材料；遭遇恶劣天气，需要马上采购防护物资等。

-紧急申请提交：在紧急情况下，申请部门可先通过电话、即时通讯工具等方式向采购部门和相关领导口头说明紧急采购需求。随后，在2小时内补填紧急采购申请单，详细说明紧急采购的原因、采购项目、预计金额等信息，并直接提交给采购部门。

-快速审批流程：采购部门收到紧急采购申请单后，立即启动快速审批流程。采购部门负责人、财务部门负责人和公司管理层应在尽可能短的时间内（原则上不超过1小时）完成审批。在审批过程中，各部门可根据实际情况简化审批手续，但必须确保采购需求的合理性和资金的合规使用。

-采购实施与事后补全手续：紧急采购申请获得批准后，采购部门应立即联系供应商进行采购，确保所需物资或服务能够及时到位。采购完成后，采购部门和申请部门在3个工作日内补齐相关的采购手续，包括完善采购申请单、签订采购合同（如有必要）、整理发票等报销凭证等，确保采购活动的合规性。

四、采购申请单填写规范

1.基本信息部分

-申请部门：填写提出采购申请的具体部门全称，如“保洁部”“工程部”“客服部”等。

-申请人：填写实际负责提交采购申请的人员姓名，并注明其联系方式（手机号码），以便在采购过程中有问题时能够及时沟通。

-申请日期：填写提交采购申请的具体日期，格式为“年/月/日”，确保日期准确无误。

2.采购项目信息部分

-采购项目名称：准确填写采购物资或服务的具体名称。对于物资采购，要详