酒店商品调拨审批流程细则.doc

酒店商品调拨审批流程细则

酒店商品调拨审批流程细则

一、总则

1.目的

为了加强酒店商品管理，规范商品在各部门、各营业点之间的调拨行为，确保商品流转的合理性、准确性和及时性，保障酒店运营的顺利进行，特制定本审批流程细则。

2.适用范围

本细则适用于酒店内部所有商品的调拨，包括但不限于客房用品、餐饮原材料、酒水饮料、办公用品、维修材料等各类用于酒店经营和日常运转的商品。

3.原则

-必要性原则：商品调拨应基于酒店实际运营需求，确有必要进行调拨，避免不必要的商品流动。

-合规性原则：调拨行为必须严格遵守酒店的各项规章制度和相关法律法规。

-准确性原则：调拨过程中涉及的商品信息、数量、金额等数据必须准确无误，确保财务核算和库存管理的准确性。

-及时性原则：审批流程应尽量简化高效，确保商品能够及时调拨到位，满足经营需要，减少对酒店运营的影响。

二、相关部门及职责

1.申请部门

-负责提出商品调拨申请，详细填写调拨申请单，说明调拨原因、商品信息、调拨数量、调入部门等内容。

-对申请调拨商品的需求真实性和必要性负责，确保申请合理。

-跟踪调拨审批进度，及时与相关部门沟通协调，确保商品按时调入。

2.调入部门

-确认是否需要调入商品，并与申请部门就商品的规格、数量、质量等进行沟通核对。

-在商品调入后，负责对商品进行验收，确保商品与调拨申请单一致，并及时办理入库手续。

3.调出部门

-接到审批通过的调拨申请单后，负责准备需要调出的商品，确保商品的数量、质量等符合要求。

-按照规定的流程办理商品出库手续，做好库存记录的调整。

4.仓储部门

-负责审核调拨申请单中商品库存情况，确认是否有足够的库存可供调拨。

-协助调出部门办理商品出库，协助调入部门办理商品入库，确保商品的收发准确无误。

-对库存账目进行及时更新，保证库存数据的准确性和实时性。

5.财务部门

-参与调拨审批过程，审核调拨申请是否符合财务规定，涉及金额的计算是否正确。

-根据调拨情况，进行相应的账务处理，确保财务数据的准确性和一致性。

-定期对商品调拨情况进行财务分析，为酒店成本控制和经营决策提供支持。

6.审批部门

-负责对商品调拨申请进行全面审批，综合考虑酒店整体运营需求、库存状况、成本效益等因素。

-根据审批权限，做出批准、不批准或要求补充信息的决定，并及时反馈给申请部门。

三、商品调拨申请

1.申请时机

当酒店内部某一部门因经营活动、业务开展等原因，需要从其他部门获取商品以满足工作需求时，应及时提出商品调拨申请。例如，餐饮部门某大型宴会菜品原材料不足，需从仓库或其他营业点调配；客房部门因突发大量入住客人，客房用品储备不够，需从其他楼层或仓库调入等情况。

2.申请单填写要求

-申请单格式：酒店应设计统一格式的商品调拨申请单，申请单应包含以下基本信息：申请部门、申请日期、调拨编号、调入部门、商品名称、规格型号、单位、申请调拨数量、实际调拨数量、调拨原因、申请人签字等。

-详细填写说明：

-申请部门：填写提出商品调拨申请的部门名称，要求准确无误。

-申请日期：填写提交申请的具体日期，精确到年、月、日。

-调拨编号：由酒店信息系统或相关管理部门按照一定规则统一编制，用于标识和跟踪每一次商品调拨业务，确保编号的唯一性。

-调入部门：明确商品需要调入的部门名称，以便后续流程的顺利进行。

-商品名称：填写商品的准确名称，应与酒店库存管理系统中的商品名称一致，避免因名称不规范导致误解或错误。

-规格型号：详细注明商品的规格和型号，对于有多种规格型号的商品，必须准确填写，确保调入商品符合使用要求。

-单位：填写商品的计量单位，如个、瓶、箱、千克等，应与库存记录和财务核算的单位一致。

-申请调拨数量：申请人根据实际需求填写需要调拨的商品数量，数量应合理，不得随意虚报。

-实际调拨数量：此栏在申请时可不填写，待审批通过并完成实际调拨后，由相关人员根据实际情况填写。

-调拨原因：详细说明申请商品调拨的原因，应具体、真实，例如“因[具体活动名称]导致原材料用量增加，现有库存无法满足需求”等。

-申请人签字：由提出申请的员工签字确认，以明确责任。

四、申请审核

1.部门内部审核

申请部门提交调拨申请单后，首先由部门负责人进行内部审核。部门负责人应从部门工作实际需求出发，对申请的必要性、合理性进行审核。例如，