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供应商退出管理规定

供应商退出管理规定

一、总则

1.目的

为规范本酒店供应商退出流程，确保在供应商出现各种问题导致需要退出合作时，酒店的正常运营不受重大影响，保障酒店利益，同时维护与供应商之间的良好关系，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于与本酒店有业务往来的所有供应商，包括但不限于食材供应商、客房用品供应商、设备供应商、工程服务供应商等。

3.原则

-公平公正原则：在处理供应商退出事宜时，遵循公平公正的原则，以事实为依据，按照既定的流程和标准进行操作。

-合法合规原则：整个供应商退出管理过程严格遵守国家法律法规以及酒店与供应商签订的合同条款。

-风险可控原则：提前评估供应商退出可能带来的风险，采取有效措施进行防范和控制，确保酒店运营的稳定性。

-信息保密原则：对于供应商退出过程中涉及的商业信息、敏感数据等，酒店相关人员应严格保密，避免信息泄露给双方造成损失。

二、退出情形

1.合同期满不再续约

-酒店与供应商签订的合作合同到期后，经双方评估，任何一方决定不再继续合作，供应商需按照本规定流程办理退出手续。

-合同期满前[X]个月，采购部门应向供应商发送书面的续约意向函，明确告知供应商酒店对续约的初步意向，并要求供应商在收到函件后的[X]个工作日内回复是否有续约意愿。若供应商未在规定时间内回复，视为自动放弃续约。

2.服务质量不达标

-若供应商提供的产品或服务质量连续[X]次不符合酒店制定的标准，经书面通知整改后，仍未达到要求，酒店有权终止合作，要求供应商退出。

-服务质量不达标包括但不限于食材变质、客房用品质量低劣、设备频繁出现故障、工程服务延误且未按要求整改等情况。酒店相关使用部门或质量监督部门应及时记录问题，并向采购部门反馈，采购部门负责向供应商发送正式的整改通知，明确指出问题所在、整改要求和整改期限。

3.供应能力不足

-供应商因自身生产能力、物流配送能力等原因，无法满足酒店业务增长的需求，导致供货经常延迟、缺货等情况，严重影响酒店正常运营，酒店可决定终止合作。

-采购部门应定期对供应商的供应能力进行评估，收集酒店各使用部门关于供应商供货及时性、充足性的反馈。当发现供应能力不足的问题后，采购部门应与供应商沟通，要求其提出解决方案，并设定观察期。若在观察期内问题仍未得到有效解决，采购部门可启动供应商退出流程。

4.商业诚信问题

-若供应商存在欺诈、贿赂酒店员工、提供虚假资质证明等商业诚信问题，一经查实，酒店将立即终止合作，并要求供应商退出。

-酒店设立专门的举报渠道，鼓励员工和其他相关方对供应商的不当行为进行举报。对于举报信息，酒店将进行严格调查核实。一旦确认供应商存在商业诚信问题，采购部门应立即停止与该供应商的所有业务往来，并启动退出流程。

5.经营状况恶化

-供应商因经营不善面临破产、倒闭等情况，可能无法继续履行合同义务，酒店为降低风险，可决定终止合作，要求供应商退出。

-采购部门应定期关注供应商的经营状况，通过市场调研、行业信息等渠道收集相关资料。当发现供应商存在经营状况恶化的迹象时，采购部门应及时与供应商沟通，了解其实际情况。若经评估，供应商的经营问题可能对酒店的供货和服务产生重大影响，采购部门可按照本规定启动退出程序。

三、退出流程

1.提出退出意向

-酒店提出：若因上述酒店原因决定终止与供应商的合作，由采购部门填写《供应商退出意向申请表》，详细说明退出原因、拟退出时间等信息，经采购部门负责人审核后，提交至酒店分管领导审批。审批通过后，采购部门负责在[X]个工作日内以书面形式正式通知供应商。

-供应商提出：若供应商因自身原因决定提前退出合作，需提前[X]个月向酒店采购部门提交书面的退出申请，说明退出原因和预计退出时间。采购部门收到申请后，填写《供应商退出意向申请表》，连同供应商的申请一并提交采购部门负责人审核，再报酒店分管领导审批。

2.成立退出工作小组

一旦供应商退出意向得到批准，酒店将成立专门的退出工作小组。工作小组由采购部门牵头，成员包括财务部门、法务部门、使用部门等相关人员。工作小组的职责是负责供应商退出过程中的各项协调、沟通、监督和执行工作。

3.资产清理与交接

-库存清理：采购部门与使用部门共同对酒店库存的供应商产品进行盘点，统计数量、规格等信息。对于符合退货条件的产品，按照与供应商签订的合同约定进行退货处理；对于无法退货的产品，由使用部门评估是否可以继续使用，如不能使用，按照酒店的资产处理规定进行报废处理。

-设备交接：若供应商为酒店提供了专用设备，工作小组应组织相关人员对设备进行