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财务物资采购供应商管理

财务物资采购供应商管理制度

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆财务物资采购供应商的管理，规范采购行为，确保所采购物资的质量、价格、交货期等符合宾馆运营需求，降低采购风险，提高采购效率和经济效益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆所有财务物资采购活动中涉及的供应商管理，包括但不限于客房用品、餐饮食材、办公用品、设备设施等物资采购的供应商。

3.管理原则

-公平、公正、公开原则：在供应商选择、评估、合作等过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商有平等的机会参与竞争。

-质量优先原则：把物资质量放在首位，确保所采购物资符合宾馆的质量标准和运营要求。

-成本效益原则：在保证物资质量的前提下，综合考虑采购成本、运输成本、售后服务成本等，追求成本效益的最大化。

-长期合作原则：注重与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展，实现双赢。

二、供应商开发与选择

1.供应商信息收集

-信息来源渠道：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商自荐、同行推荐、商业数据库等。

-信息收集内容：详细收集供应商的基本信息，如公司名称、注册地址、联系方式、经营范围、生产能力、资质证书等；财务状况信息，如资产负债情况、盈利能力等；质量控制信息，如质量管理体系认证、产品质量检测报告等；生产与供应能力信息，如生产设备、生产工艺、交货能力、库存水平等；以及售后服务信息，如售后服务团队规模、响应时间、服务内容等。

2.供应商初步筛选

-筛选标准制定：采购部门根据宾馆的物资采购需求和管理要求，制定供应商初步筛选标准。筛选标准应包括但不限于供应商的经营资质、生产能力、质量保证、价格水平、信誉状况等方面。

-初步筛选流程：采购人员对收集到的供应商信息进行整理和分析，按照筛选标准对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，形成潜在供应商名单。

3.供应商实地考察

-考察对象确定：对于潜在供应商名单中较为重要或采购金额较大的物资供应商，采购部门应组织实地考察。考察对象一般为潜在供应商的生产基地、办公场所等。

-考察内容：实地考察主要包括对供应商的生产环境、生产设备、质量管理体系、人员素质、物流配送等方面的考察。考察人员应填写实地考察报告，详细记录考察情况，并对供应商的综合实力进行评价。

-考察团队组成：实地考察团队由采购部门牵头，会同质量管理部门、财务部门等相关人员组成。各部门根据自身职责对供应商进行全面评估。

4.供应商评估与选择

-评估指标体系建立：建立科学合理的供应商评估指标体系，包括质量（40%）、价格（30%）、交货期（15%）、售后服务（15%）等一级指标，每个一级指标再细分若干二级指标。例如，质量指标可细分为产品合格率、质量稳定性等；价格指标可包括报价合理性、价格优惠政策等；交货期指标涵盖按时交货率、紧急订单响应能力等；售后服务指标包含售后服务态度、问题解决效率等。

-评估流程：采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评估，根据评估指标体系对供应商进行打分。评估过程中应充分考虑实地考察情况、供应商提供的样品质量、以往合作案例等因素。

-选择决策：根据评估结果，选择综合得分较高的供应商作为合格供应商。对于关键物资的供应商选择，需经宾馆管理层审批通过后方可确定。

三、供应商合同管理

1.合同签订

-合同起草：采购部门根据与供应商达成的合作意向，起草采购合同。合同内容应包括但不限于物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。

-合同审核：合同起草完成后，提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款、税务条款等。各部门应在规定时间内提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。

-合同签订：经审核通过的合同，由采购部门代表宾馆与供应商签订。合同签订应采用书面形式，并加盖双方单位公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门、使用部门等，以便各部门做好相应的准备工作。

2.合同执行与跟踪

-合同执行：采购部门负责跟踪合同的执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资。供应商应在发货前提前通知采购部门，以便采购部门安排接收工作。

-交货验收：物资到货后，仓库管理部门会同质量管理部门、使用部门等按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商沟