行政财务票据整理装订管理规定细则​.doc

行政财务票据整理装订管理规定细则?

行政财务票据整理装订管理规定细则

一、总则

1.目的：为加强本宾馆行政财务票据的管理，保证票据资料的完整性、准确性和规范性，便于票据的查阅、使用和保管，特制定本规定细则。

2.适用范围：本规定适用于本宾馆行政财务部门涉及的所有票据，包括但不限于发票、收据、报销凭证、银行对账单等。

3.职责分工：行政财务部门负责票据的整理、装订、保管和查阅工作。财务人员应明确各自在票据管理中的职责，确保工作有序进行。

二、票据的整理

（一）票据收集

1.来源渠道：行政财务票据来源广泛，涵盖了宾馆日常运营的各个方面。业务部门在完成相关经济业务后，需及时将取得的票据传递给行政财务部门。例如，采购部门购买办公用品、设备等所取得的发票；销售部门与客户签订合同后收取款项所开具的收据；员工因公务出差产生的差旅费报销票据等。

2.及时性要求：各部门应在业务发生后的[X]个工作日内将票据传递给行政财务部门。对于涉及重要事项或紧急付款的票据，需立即提交，以确保财务核算的及时性和准确性。如未能按时提交，应向行政财务部门说明原因。

（二）票据审核

1.真实性审核：财务人员首先要对票据的真实性进行严格审核。查看票据是否为正规渠道取得，发票是否有税务监制章、收据是否有财政监制章等。对于可疑票据，可通过官方网站、电话查询等方式进行核实。例如，通过税务部门的发票查验平台，输入发票代码、号码等信息，核实发票的真伪。

2.完整性审核：检查票据的基本要素是否齐全，包括发票的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；收据的收款单位、付款单位、金额、日期、收款事由等。同时，审核票据是否有相关人员的签字或盖章。对于要素不齐全的票据，应及时退回相关部门补充完整。

3.合法性审核：审核票据的经济业务是否符合国家法律法规和宾馆的财务制度。例如，发票的开具内容是否与实际业务相符，是否存在虚开发票的情况；报销费用是否符合宾馆规定的标准，如差旅费的报销是否在规定的额度内，招待费是否符合接待标准等。

（三）票据分类

1.按业务类型分类：根据票据所涉及的经济业务类型，将票据分为采购类、销售类、费用报销类、资金往来类等。采购类票据包括原材料采购发票、设备采购发票等；销售类票据如销售发票、收款收据等；费用报销类票据涵盖差旅费、办公费、业务招待费等报销凭证；资金往来类票据有借款单、还款单等。

2.按票据性质分类：可分为发票、收据、自制凭证等。发票又可进一步分为增值税专用发票、增值税普通发票等；收据分为财政监制收据、宾馆自制收据等；自制凭证如工资发放表、成本计算单等。分类完成后，应将同类票据整理在一起，方便后续的装订和管理。

（四）票据粘贴

1.粘贴原则：票据粘贴应遵循整齐、牢固、美观的原则，确保票据内容清晰可辨，便于装订和查阅。粘贴时要使用胶水或胶棒，避免使用订书钉或回形针，防止票据脱落或损坏。

2.粘贴方法：将票据按照一定的顺序，从左至右、从上至下依次粘贴在粘贴单上。对于较大的票据，如A4纸大小的发票，可先将其折叠成与粘贴单大小相近的尺寸，再进行粘贴。票据之间应保持适当的间距，避免重叠导致内容无法看清。同时，要确保票据的粘贴位置在粘贴单的有效范围内，不超出边缘。

3.粘贴说明：在粘贴单上应注明票据的种类、张数、金额等信息，以便于核对和统计。对于多张同类型票据，可汇总填写金额，并在备注栏中注明票据的具体内容和张数。例如，粘贴了5张办公用品发票，可在粘贴单上注明“办公用品发票5张，合计金额[X]元”。

三、票据的装订

（一）装订准备

1.选择装订工具：准备好合适的装订工具，如装订机、打孔器、装订线、胶水、夹子等。装订机应选择能够满足票据装订需求的型号，确保装订牢固、整齐。打孔器的孔径要与装订线相匹配，以便顺利装订。

2.整理票据顺序：在装订前，再次核对票据的分类和粘贴情况，确保票据的顺序正确。按照时间先后顺序或业务类型顺序排列票据，一般先将凭证封面、目录等放在前面，然后依次放入各类票据。对于有编号的票据，要检查编号是否连续，如有缺失应及时查找原因并补充。

3.确定装订厚度：根据票据的数量和厚度，合理确定每册装订的厚度。一般每册装订厚度不宜超过[X]厘米，以保证装订后的账本易于翻阅和保存。如果票据过多，可分成多册进行装订。

（二）装订过程

1.打孔：将整理好的票据整齐地放入打孔器中，按照预定的孔距进行打孔。打孔位置应在票据的左侧边缘，孔的数量一般为[X]个，均匀分布。打孔时要注意力度适中，确保孔的大小和深度合适，便于穿线装订。

2.穿线装订：选择合适的装订线，一般采用棉线或尼龙线。将线从票据的背面穿过打好的孔，然后在正面进行打结固定。穿线过程要注意线的走向，保持整齐美观。打结时要系紧，防止装订线