行政文件传阅管理制度.doc

行政文件传阅管理制度

行政文件传阅管理制度

一、总则

1.目的：为规范本高端宾馆行政文件的传阅流程，确保文件能够及时、准确、完整地传达给相关人员，提高工作效率，加强信息沟通与决策执行，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于宾馆内部所有行政文件的传阅管理，包括但不限于上级单位来文、内部各部门呈送的报告、通知、决议等各类行政性质的文件。

3.基本原则

-及时性原则：文件传阅应确保在规定时间内传递到相关人员手中，避免延误工作。

-准确性原则：保证文件内容准确传达，传阅过程中不出现信息偏差。

-完整性原则：确保文件在传阅过程中不丢失、不损坏，保持文件的完整性。

-保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及机密的文件采取相应保密措施，防止信息泄露。

二、职责分工

1.办公室

-负责行政文件的接收、登记、编号、分类和初步拟办工作。

-确定文件传阅范围，安排传阅顺序，并跟踪文件传阅进度。

-对文件传阅情况进行记录和归档，保管文件传阅记录簿。

-负责对已传阅完毕的文件进行整理、归档或按规定处理。

2.文件传阅人

-按照规定的传阅顺序和时间要求及时阅读文件，并在传阅记录簿上签名确认。

-对文件内容有意见或建议时，应在文件相应位置批注，并及时反馈给办公室。

-妥善保管所传阅的文件，不得擅自将文件转借他人或带出规定的传阅场所。

-传阅完毕后，及时将文件传递给下一位传阅人或交回办公室。

3.各部门负责人

-对涉及本部门工作的文件，负责组织本部门相关人员学习，并确保文件精神得到贯彻执行。

-督促本部门人员按时完成文件传阅，并向办公室反馈本部门文件传阅情况。

三、文件接收与登记

1.文件接收

-办公室指定专人负责行政文件的接收工作，接收渠道包括但不限于上级单位发文、传真、电子邮件等。

-接收人员应及时检查文件的完整性，核对文件的份数、页数、文号、密级等信息，确保文件接收无误。

2.文件登记

-对接收的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、文号、来文单位、文件标题、日期、密级、份数等信息。

-使用专门的文件登记册或电子表格进行登记，确保登记信息准确、清晰、完整。

-将登记后的文件按照类别进行分类存放，便于后续的拟办和传阅工作。

四、文件拟办

1.初步分析：办公室收到文件后，拟办人员应认真阅读文件内容，了解文件主旨和要求，分析文件涉及的工作事项和相关部门。

2.提出拟办意见

-根据文件内容和宾馆实际工作情况，提出拟办意见，包括建议传阅的领导和部门、办理要求、办理期限等。

-对于重要文件或涉及多个部门的文件，应组织相关人员进行讨论，充分征求意见后确定拟办方案。

-拟办意见应明确、具体、可行，具有可操作性。

3.领导审批：拟办意见形成后，报宾馆主管领导审批。主管领导应根据文件内容和工作安排，对拟办意见进行审核，如有必要可进行调整或补充。经审批后的拟办意见作为文件传阅和办理的依据。

五、文件传阅流程

1.确定传阅范围：根据领导审批的拟办意见，办公室确定文件的传阅范围，明确传阅的领导、部门和人员名单。传阅范围应根据文件的性质、内容和工作需要合理确定，确保相关人员能够及时了解文件信息。

2.排序与传递

-办公室按照一定的逻辑顺序安排文件传阅顺序，一般按照职务高低、业务关联度等因素进行排序。

-将文件装入专门的文件传阅夹，并附上文件传阅记录簿，按照确定的传阅顺序依次传递给传阅人。

-文件传递可采用专人送达、内部办公网络等方式进行，确保文件及时送达传阅人手中。

3.传阅与批注

-传阅人收到文件后，应及时阅读文件内容，并在传阅记录簿上签名注明日期。

-如对文件内容有意见或建议，传阅人应在文件空白处或专门的批注栏内进行批注，简要说明意见和建议的内容，并签名注明日期。

-传阅人在阅读文件过程中，不得随意涂改、圈划文件内容，如需标注重点内容，应使用铅笔或其他可擦除的工具。

4.文件回收与交接

-传阅人传阅完毕后，应及时将文件传递给下一位传阅人或交回办公室。传递过程中，双方应进行交接确认，确保文件无丢失、损坏等情况。

-办公室负责跟踪文件传阅进度，定期检查文件传阅情况，督促未及时传阅的人员尽快阅读文件。如发现文件传阅出现延误或异常情况，应及时查明原因并进行处理。

六、特殊文件的传阅管理

1.机密文件传阅

-对于机密文件，严格按照国家保密法律法规和宾馆保密制度进行管理。

-确定专门的机密文件传阅场所，传阅人应在规定场所内