房地产销售公司档案归档管理规定​.doc

房地产销售公司档案归档管理规定?

一、总则

1.目的：为加强本房地产销售公司档案管理，有效保护和利用档案资源，提高公司运营效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于房地产销售公司全体员工。公司所有档案的归档管理工作均应遵循本规定。

3.企业文化与经营理念体现：公司秉持“诚信、专业、创新、共赢”的经营理念，档案归档管理工作应围绕这一理念展开，确保档案资料真实、准确、完整，能够为公司的决策和业务发展提供有力支持。通过规范的档案管理，体现公司对专业和细节的追求，助力实现与客户、合作伙伴的共赢局面。

4.基本原则：档案归档管理应遵循集中统一、分类科学、便于利用的原则。集中统一管理公司各类档案，确保档案的完整性和系统性；按照档案的形成规律和特点进行科学分类，便于查找和利用；同时注重档案的安全性，防止档案信息的泄露和损坏。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-设立档案管理中心：作为公司档案管理的核心部门，负责统筹规划、组织协调公司的档案归档管理工作。档案管理中心配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。

-职责：制定和完善档案管理制度和流程；指导、监督各部门的档案归档工作；负责公司重要档案的集中保管和维护；开展档案数字化建设，提高档案管理的信息化水平；定期对档案进行清查和鉴定，销毁过期或无保存价值的档案。

2.各部门

-指定档案管理员：各部门应指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定及时向档案管理中心移交档案。

-职责：负责本部门业务活动中形成的各类文件、资料的收集和整理，确保档案的完整性和准确性；对本部门的档案进行初步分类和编号，编制档案目录；协助档案管理中心开展档案的鉴定、销毁等工作；积极配合档案管理中心对档案的查询和利用需求。

3.扁平化管理体现：在档案管理组织架构中，减少不必要的层级，档案管理中心与各部门直接沟通协作。各部门档案管理员直接对档案管理中心负责，及时反馈档案管理中的问题和需求，提高管理效率，避免信息传递的延误和失真。

三、管理流程

1.档案收集

-范围界定：公司档案收集范围包括但不限于行政文件、销售合同、客户资料、策划方案、财务报表、人事档案等。各部门应明确本部门档案收集的具体范围，并确保收集工作的全面性。

-定期收集：各部门档案管理员应定期收集本部门的档案资料，一般为每月一次。对于重要紧急的档案资料，应及时收集整理。

-收集要求：收集的档案应确保真实、完整、有效，签字盖章等手续齐全。对于电子档案，应保证其存储格式规范、可读取。

2.档案整理

-分类标准：档案管理中心应制定统一的档案分类标准，一般按照档案的形成部门、时间、主题等进行分类。例如，行政档案可按年度和文件类型分类，销售档案可按项目和客户分类。

-编号规则：为便于管理和查找，对档案进行编号。编号应遵循唯一性和系统性原则，体现档案的分类信息和顺序。

-编目要求：编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等基本信息。档案目录应准确无误，便于检索。

3.档案保管

-实体保管：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和管理。

-电子保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行备份存储。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。

-保密措施：根据档案的密级，采取相应的保密措施。对于涉及公司机密的档案，应严格限制查阅权限，设置专门的保密存储区域。

4.档案利用

-申请流程：公司员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人和档案管理中心负责人审批后，方可查阅。

-查阅方式：档案查阅应在档案管理中心指定的地点进行，不得擅自将档案带出。对于机密档案，查阅时应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

-复制与借阅：如需复制或借阅档案，应另行申请，经严格审批后按照规定的期限和要求进行操作。

四、权利与义务

1.员工权利

-查阅权利：员工有权按照规定申请查阅与工作相关的档案资料，以支持工作的顺利开展。

-提出建议权利：员工对档案归档管理工作有提出改进建议和意见的权利，公司应认真对待并给予反馈。

-人文关怀体现：公司鼓励员工积极参与档案管理工作，对于在档案管理方面提出有益建议的员工，给予适当的精神或物质奖励，体现对员工的尊重和关怀。

2.员工义务

-及时归档义务：员工有义务及时将工作中形成的档案资料移