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项目沟通与协调程序

一、总则

（一）目的

为确保道路运输法律制度相关项目顺利实施，明确项目参与各方职责，规范信息传递、问题处理流程，保障项目在法律框架内高效推进，避免因沟通不畅或协调不力导致的误解、延误与资源浪费，特制定本程序。

（二）适用范围

本程序适用于与道路运输法律制度相关的所有项目，包括但不限于法规修订调研项目、道路运输执法监督体系建设项目、道路运输企业合规管理培训项目等，涉及项目规划、执行、监督及收尾各阶段的沟通与协调工作。

二、沟通与协调主体及职责

（一）项目领导小组

由政府交通运输主管部门领导、行业专家、法律专家等组成，负责项目重大决策、资源调配与总体方向把控。需定期组织召开项目高层协调会议，协调解决跨部门、跨层级的重大问题，如与其他部门关于道路运输法律制度衔接问题，以及项目资金、政策支持等关键事项。

（二）项目执行团队

包括项目负责人、各专项工作小组（如法规研究组、市场调研组、技术实施组等）。项目负责人负责项目整体进度、质量与沟通协调管理，定期向领导小组汇报进展；各专项小组依据职责分工开展工作，及时反馈工作中遇到的问题，并与其他小组协同推进任务。

（三）外部相关方

道路运输企业：作为制度的直接执行者，需及时反馈法规执行中的实际问题与困难，配合项目调研、试点等工作，提供真实运营数据与实践案例。

行业协会：发挥桥梁纽带作用，收集并传达企业诉求，协助开展行业调研，组织会员企业参与项目研讨与培训活动。

公众：通过意见征集、听证会等方式，表达对道路运输法律制度的看法与建议，项目方需及时回应公众关切，增强制度制定与实施的透明度与公信力。

三、沟通协调流程

（一）信息收集与传递

定期报告：项目执行团队每周提交工作周报，内容涵盖项目进度、已完成工作、存在问题及下周计划；每月提交月报，进行更详细的阶段性总结与分析。报告发送至项目领导小组、相关协作部门及外部合作方（如行业协会）。

即时沟通：对于项目执行中出现的紧急问题或突发情况，相关人员应立即通过电话、即时通讯工具等方式进行沟通，并在24小时内以书面形式补充说明情况，确保信息准确、完整传递。

信息共享平台：搭建项目专属的线上沟通平台（如项目管理软件、内部协作系统等），用于共享项目文档、资料、进度更新等信息，方便各方随时查阅与下载，提高信息传递效率。

（二）会议沟通

项目启动会：在项目启动阶段召开，由项目领导小组主持，项目执行团队、外部相关方代表参加。会议明确项目目标、范围、计划、各方职责及沟通协调机制，为项目顺利开展奠定基础。

例行工作会：每周或每两周召开一次，由项目负责人主持，项目执行团队成员参加。会上汇报工作进展，讨论当前问题与解决方案，协调各小组工作安排，确保项目按计划推进。

专题协调会：针对项目中出现的重大问题、争议事项或跨部门协作事项，由项目领导小组或项目负责人组织召开。邀请相关部门、专家及外部相关方代表参会，共同协商解决问题，形成会议决议并明确责任人和完成时间。

项目总结会：在项目结束后召开，总结项目成果、经验教训，对项目参与各方进行评价与反馈，为后续类似项目提供参考。

（三）问题协调与解决

问题识别与记录：项目执行过程中，任何参与方发现问题后，应及时记录问题描述、出现时间、影响范围等关键信息，并提交至项目负责人或指定的问题管理专员。

问题分级与分类：根据问题的严重程度、影响范围及紧急程度，将问题分为重大问题（如法规条款与实际执行存在严重冲突，可能导致行业混乱）、一般问题（如局部工作流程不畅）和轻微问题（如信息传递延迟）。同时，按问题类型分为法规问题、技术问题、管理问题等，以便针对性处理。

问题解决与跟踪：对于轻微问题，由发现方或责任部门自行解决，并在24小时内向项目负责人反馈解决情况；一般问题由项目负责人组织相关人员进行协调解决，明确解决方案与时间节点，并持续跟踪直至问题解决；重大问题需提交项目领导小组召开专题协调会，联合多方力量共同解决，项目负责人负责跟踪落实会议决议执行情况。

四、沟通协调保障措施

（一）制度保障

制定详细的项目沟通与协调管理办法，明确各方权利与义务、沟通流程、信息保密要求等内容，将沟通协调工作纳入项目考核体系，对未按规定执行的单位或个人进行问责。

（二）人员培训

定期组织项目参与人员开展沟通技巧、项目管理知识、道路运输法律制度等方面的培训，提高人员综合素质与沟通协调能力，确保沟通的准确性与有效性。

（三）监督与改进

项目领导小组定期对沟通与协调工作进行检查与评估，分析存在的问题与不足，提出改进措施并督促落实。同时，鼓励各方对沟通协调程序提出优化建议，持续完善工作机制，提升项目管理水平。