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部门会议日常管理制度

一、会议组织与召集

1.确定会议主题：根据部门工作计划和实际情况，由部门负责人或指定专人负责确定会议主题，确保会议内容的针对性和有效性。

2.确定会议时间：根据会议主题和参会人员的时间安排，提前一周确定会议时间，并提前通知参会人员。

3.确定会议地点：根据参会人员数量和会议主题，选择合适的会议室，确保会议环境安静、舒适。

4.发布会议通知：通过企业内部通讯平台、邮件或口头通知等方式，将会议主题、时间、地点等信息传达给参会人员。

5.准备会议资料：由部门负责人或指定专人负责收集整理会议所需的资料，确保会议资料完整、准确。

6.召集参会人员：在会议前提前30分钟，由专人负责引导参会人员进入会议室，确保会议准时开始。

7.会议签到：参会人员进入会议室后，需在签到簿上签到，以便统计参会人数。

8.会议记录：指定专人负责会议记录，确保会议内容记录完整、准确。

9.会议主持人：由部门负责人或指定专人担任会议主持人，负责会议流程的掌控和会议纪律的维护。

10.会议结束：会议结束后，主持人宣布散会，参会人员有序离开会议室。

二、会议议程与流程

1.开场致辞：会议开始时，主持人进行简短的开场致辞，介绍会议目的、议程和参会人员。

2.主题报告：根据会议主题，由相关部门负责人或专家进行主题报告，分享相关信息和观点。

3.讨论环节：报告结束后，进入讨论环节，参会人员就报告内容进行提问和讨论，提出意见和建议。

4.分组讨论：如需，可进行分组讨论，将参会人员分成小组，就特定议题进行深入探讨。

5.小组汇报：分组讨论结束后，各小组选派代表进行汇报，分享讨论成果和共识。

6.部门负责人总结：由部门负责人对会议讨论内容进行总结，强调重要事项，提出下一步工作要求。

7.议案表决：如有需要，对会议中提出的议案进行表决，确保决策的合法性和有效性。

8.会议纪要：会议结束后，由记录员整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、主要讨论内容、决议事项等。

9.会议资料分发：将会议纪要和相关资料分发至参会人员，以便后续工作参考。

10.会议结束：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与和贡献。

三、会议纪律与注意事项

1.准时参会：参会人员应按照会议通知的时间准时到达会议室，不得无故迟到或缺席。

2.通讯设备管理：会议期间，参会人员应关闭或调至静音状态的手机、电脑等通讯设备，以免干扰会议。

3.遵守会议秩序：会议期间，参会人员应保持会场安静，不得大声喧哗或进行私语，尊重发言者。

4.专注听讲：参会人员应集中注意力听讲，对重要内容做好笔记，确保会议内容的理解和吸收。

5.积极发言：参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见和建议，促进会议效果的提升。

6.保密事项：对于涉及公司机密或敏感信息的讨论，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

7.遵守会议规则：参会人员应遵守会议规则，尊重主持人和其他参会人员的发言权利。

8.适当休息：会议期间，如需休息，应提前向主持人示意，并在休息期间保持会场整洁。

9.会议记录责任：会议记录人员应认真负责，准确记录会议内容和讨论结果，确保会议纪要的完整性。

10.会议后续跟进：会议结束后，参会人员应根据会议决议，及时跟进相关工作，确保会议成果的落地实施。

四、会议纪要的编制与分发

1.记录整理：会议结束后，记录员应立即对会议纪要进行整理，确保所有讨论要点、决策和行动计划被准确记录。

2.纪要内容：会议纪要应包括会议的基本信息，如时间、地点、主持人、参会人员名单、会议议程、主要议题、讨论内容、决议事项等。

3.确认纪要：整理好的会议纪要需经会议主持人或部门负责人审核，确保内容的准确性和完整性。

4.纪要格式：会议纪要应采用统一格式，包括标题、页眉、页脚、字体、字号等，保持专业性和一致性。

5.纪要分发：通过电子邮件、内部通讯平台或纸质文件等方式，将会议纪要分发给所有参会人员和相关利益方。

6.分发时间：会议纪要应在会议结束后的一到两个工作日内完成分发，以便参会人员及时了解会议结果。

7.纪要存档：将会议纪要存档，以便日后查阅和追溯，同时确保档案的保密性和安全性。

8.反馈收集：鼓励参会人员对会议纪要进行反馈，如有遗漏或错误，应及时进行修正和补充。

9.更新纪要：根据反馈和后续行动，对会议纪要进行必要的更新，确保其时效性和准确性。

10.纪要归档：最终确定的会议纪要归入部门档案，作为公司决策和项目执行的依据。

五、会议效果的评估与反馈

1.评估标准：设定会议效果评估的标准，包括会议的准时性、议程的合理性、参会人员的参与度、讨论的质量、决策的效率等。

2.参会反馈：在会议结束后，通过问卷调查、面对面交流或邮件等方式，收集参会人员的反馈意见。