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贸易公司商务谈判准备与记录管理制度

一、总则

1.目的：为规范贸易公司商务谈判准备与记录工作流程，提高谈判效率与成功率，保障公司利益，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于贸易公司全体参与商务谈判的员工及相关部门，涉及与客户、供应商等各类商务谈判活动。

3.指导原则：遵循公司“诚信、合作、创新、共赢”的企业文化，以客户需求为导向，秉持扁平化管理理念，注重信息的快速传递与高效决策，在保障运营效益的同时，追求长期稳定的合作关系。

二、组织架构与职责划分

1.谈判小组：根据谈判项目的性质和规模，组建专门的谈判小组。谈判小组通常包括项目经理、业务骨干、法务人员、财务人员等。项目经理担任组长，负责整体协调与决策。

-项目经理：全面负责谈判项目的策划、组织与执行，协调小组成员的工作，与公司高层沟通谈判进展与结果，对谈判的最终效果负责。

-业务骨干：提供专业的业务知识与市场信息，负责与对方就业务条款进行沟通与协商，确保业务需求的准确传达与满足。

-法务人员：审核谈判文件中的法律条款，提供法律风险评估与防范建议，确保谈判过程和协议符合法律法规要求。

-财务人员：对谈判涉及的财务条款进行分析与评估，提供成本核算、预算控制等财务支持，保障公司的财务利益。

2.其他支持部门

-市场部门：负责收集市场动态、竞争对手信息等，为谈判提供市场数据支持，协助评估谈判方案对市场的影响。

-行政部门：负责谈判场地安排、文件资料准备、后勤保障等工作，确保谈判的顺利进行。

三、管理流程

1.谈判准备阶段

-项目立项：业务部门提出商务谈判需求，填写《商务谈判项目立项申请表》，明确谈判对象、目的、主要内容等信息，报公司领导审批。

-组建谈判小组：根据项目情况，由项目经理挑选合适的人员组成谈判小组，明确各成员职责，并召开小组会议，介绍项目背景与目标。

-信息收集：谈判小组成员通过多种渠道收集与谈判相关的信息，包括对方公司的背景、经营状况、市场地位、谈判代表的个人信息与谈判风格等，同时收集行业动态、政策法规等信息。市场部门提供相关市场数据支持。

-制定谈判策略：根据收集的信息，谈判小组共同制定谈判策略，确定谈判的目标、底线、重点议题以及让步策略等。策略制定过程中充分考虑公司的经营理念与运营效益，确保既能满足公司利益，又能达成合作意向。

-准备谈判文件：包括谈判议程、谈判方案、合同草案、相关证明材料等。文件由专人负责起草与整理，确保内容准确、清晰、完整，并经过法务、财务等相关部门审核。

-模拟谈判：在正式谈判前，组织模拟谈判，由部分小组成员扮演对方角色，按照设定的谈判策略进行模拟演练，检验谈判方案的可行性，发现问题及时调整。

2.谈判进行阶段

-会议组织：行政部门负责安排谈判场地，确保设备设施齐全、环境舒适。谈判开始时，由项目经理介绍双方人员，明确谈判议程与规则。

-记录与沟通：安排专人负责谈判记录，详细记录谈判过程中的发言、讨论内容、达成的共识以及争议点等信息。记录采用书面与电子两种形式保存。谈判过程中，小组成员保持密切沟通，及时共享信息，根据实际情况调整谈判策略。

-决策支持：对于谈判中出现的重大问题或需要做出决策的事项，项目经理及时向公司领导汇报，获取决策支持。公司领导根据汇报情况，在扁平化管理模式下，快速做出决策并反馈给谈判小组。

3.谈判结束阶段

-总结评估：谈判结束后，谈判小组召开总结会议，对谈判过程进行回顾与评估，分析谈判目标的达成情况、策略执行效果、存在的问题与不足之处等。撰写《商务谈判总结报告》，提交公司领导。

-文件整理：整理谈判过程中的所有文件资料，包括谈判记录、会议纪要、协议草案等，进行分类归档，以便后续查阅与参考。

-后续跟进：根据谈判结果，明确后续工作的责任人和时间节点，如合同签订、项目实施等。相关责任人负责跟进落实，确保谈判成果得以有效执行。

四、权利与义务

1.员工权利

-知情权：员工有权了解与谈判项目相关的信息，包括项目背景、目标、谈判策略等，以便更好地履行职责。

-建议权：在谈判准备与进行过程中，员工有权提出自己的意见和建议，对谈判策略、文件内容等方面进行优化。

-培训权：对于参与商务谈判的员工，公司提供相关的培训机会，包括谈判技巧、专业知识、法律法规等方面的培训，提升员工的谈判能力。

2.员工义务

-遵守制度：严格遵守本制度及公司的其他相关规定，按照既定的流程和要求开展谈判准备与记录工作。

-保守机密：对谈判过程中涉及的公司商业机密、客户信息等严格保密，不得泄露给任何第三方。