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贸易公司付款方式审批与备案制度

一、总则

1.目的

为规范本贸易公司付款方式的审批与备案流程，确保公司资金安全，保障交易的顺利进行，提高运营效益，结合公司的企业文化和经营理念，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司全体员工涉及公司业务付款方式的审批与备案相关事宜，同时对与公司有业务往来的顾客在涉及付款方式调整等方面提供相应指引。

3.原则

-合法性原则：付款方式的选择和审批必须符合国家法律法规以及公司相关规定。

-风险可控原则：充分评估付款方式可能带来的风险，确保公司资金安全，将风险控制在可承受范围内。

-效益优先原则：在保障交易安全的前提下，选择有利于提高公司运营效益的付款方式。

-透明化原则：付款方式的审批与备案过程应保持透明，确保相关信息准确传达给各利益相关方。

二、组织架构与职责划分

1.业务部门

-职责：负责提出付款方式的申请，详细说明交易背景、付款金额、拟采用的付款方式等信息，并对信息的真实性和准确性负责。业务部门需要充分了解客户需求和市场情况，结合公司经营策略，选择合适的付款方式。同时，在交易过程中，及时跟进付款情况，如出现异常及时向相关部门反馈。

2.财务部门

-职责：对业务部门提交的付款方式申请进行财务审核，评估付款方式对公司资金流、财务成本、税务等方面的影响。审核付款金额是否与合同约定相符，付款方式是否符合公司财务政策和相关法规要求。负责建立付款方式备案档案，记录每一笔付款方式的审批情况、实际执行情况等信息，并定期对备案档案进行整理和分析，为公司决策提供数据支持。

3.风险管理部门

-职责：对付款方式进行风险评估，分析可能存在的信用风险、市场风险、操作风险等，并提出相应的风险防控措施和建议。在审批过程中，从风险管理的角度对付款方式进行审查，确保公司在交易中能够有效识别和应对各类风险。同时，负责对已执行的付款方式进行风险监控，如发现风险事件及时启动应急预案。

4.管理层

-职责：负责最终审批付款方式申请，综合考虑业务需求、财务状况、风险水平等多方面因素，做出决策。管理层需要根据公司的整体战略和经营目标，把握付款方式审批的方向，确保公司资源的合理配置和有效利用。同时，对付款方式审批与备案制度的执行情况进行监督和指导，根据实际情况适时调整制度。

三、管理流程

1.付款方式申请

-业务部门在确定交易意向后，根据交易合同条款和客户需求，填写《付款方式申请表》，详细注明交易编号、客户名称、付款金额、拟采用的付款方式（如现金、支票、电汇、信用证等）、预计付款时间等信息。同时，附上相关交易合同、客户信用评估报告等支持文件。

-业务部门负责人对申请表内容进行初步审核，确认信息准确无误且符合业务实际情况后，签字提交给财务部门。

2.财务审核

-财务部门收到《付款方式申请表》后，对付款金额、付款方式的财务影响进行详细审核。审核内容包括但不限于资金预算是否充足、付款方式是否符合公司财务政策、是否存在潜在的财务风险等。

-财务部门根据审核情况，在申请表上填写审核意见，如同意、不同意或需进一步补充资料等，并签字后提交给风险管理部门。

3.风险评估

-风险管理部门对付款方式进行全面风险评估，分析交易对手的信用状况、市场环境变化可能对付款造成的影响、付款方式本身的风险特性等。

-根据风险评估结果，风险管理部门在申请表上提出风险防控建议，如要求提供担保、增加信用额度审查频率等，并签字提交给管理层审批。

4.管理层审批

-管理层综合考虑业务部门、财务部门和风险管理部门的意见，对付款方式申请进行最终审批。审批通过后，在申请表上签字确认；如不同意申请，需说明理由并反馈给业务部门。

5.备案

-财务部门在付款方式申请获得批准后，将相关信息录入付款方式备案系统，建立备案档案。备案档案应包括申请表、各部门审核意见、审批文件、交易合同等资料，确保档案资料的完整性和可追溯性。

6.执行与跟踪

-业务部门按照批准的付款方式与客户进行交易，并及时将付款执行情况反馈给财务部门和风险管理部门。财务部门负责监控付款资金的流向和到账情况，确保资金安全。风险管理部门持续关注交易过程中的风险状况，如出现风险预警信号，及时启动相应的风险处置措施。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权了解公司付款方式审批与备案制度的相关内容，在符合制度规定的情况下，提出合理的付款方式申请。

-对于涉及自身业务的付款方式审批结果有知情权，如对审批结果存在异议，有权按照规定程序进行申诉。

-员工有权对公司付款方式管理过程中存在的问题提出建议和意