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培训机构费用报销线上审批流程制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本培训机构全体员工的费用报销行为，通过线上审批流程提高报销效率，加强财务管理与监督，确保费用支出合理、合规，同时契合培训机构的企业文化与经营理念，提升运营效益。

2.适用范围

本制度适用于本培训机构全体员工。

3.基本原则

-真实性原则：员工报销的费用必须是真实发生的，相关票据和证明材料应如实反映业务内容。

-合理性原则：费用支出应符合培训机构的业务需求和财务规定，具有合理的用途和标准。

-合规性原则：报销流程和相关手续需严格遵循国家法律法规、财务制度以及本培训机构的内部规定。

-及时性原则：员工应在费用发生后的规定时间内提交报销申请，以便及时核算成本和进行财务处理。

4.企业文化与经营理念体现

本培训机构秉持“高效、创新、关怀”的企业文化与经营理念。在费用报销制度中，高效体现在简化线上审批流程，减少不必要的环节，提高报销速度；创新鼓励员工在符合规定的前提下，探索更合理的费用支出方式以提升运营效益；关怀则体现在充分考虑员工实际需求，对于合理的特殊费用给予适当支持，同时在制度执行过程中注重人性化管理。

二、组织架构与职责划分

1.员工

-负责准确填写费用报销线上申请，上传真实、有效的原始票据和相关证明材料。

-对报销事项的真实性、合理性和合规性负责。

-及时关注报销申请的审批进度，按要求补充或修改相关信息。

2.部门负责人

-对本部门员工提交的费用报销申请进行初步审核，重点审核费用的合理性、与业务的相关性以及申请金额是否在预算范围内。

-确保报销事项符合本部门的工作安排和业务需求，在职责范围内对报销申请进行审批，并承担相应的管理责任。

3.财务部门

-对员工提交的报销申请进行全面的财务审核，包括票据的合法性、完整性，费用计算的准确性，报销标准的执行情况等。

-检查报销申请是否符合财务制度和相关法律法规要求，对不符合规定的申请及时退回并说明原因。

-负责对已审批通过的报销申请进行账务处理，确保资金支付的准确性和及时性。

4.管理层（根据扁平化管理原则，简化层级，直接由关键决策领导审批）

-对重大费用支出或特殊情况的报销申请进行最终审批，从整体运营效益和战略角度进行把控。

-根据培训机构的经营状况和财务状况，对报销政策进行适时调整和决策。

三、管理流程

1.费用发生与票据收集

员工在费用发生时，应及时取得合法有效的原始票据，如发票、收据等，并确保票据上的信息准确无误。同时，收集与费用相关的其他证明材料，如合同、出差审批单、培训通知等。

2.线上申请提交

员工登录培训机构指定的线上报销系统，按照系统提示准确填写费用报销申请信息，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、费用说明等。上传原始票据和相关证明材料的电子文件，确保文件清晰可辨。

3.部门负责人初审

部门负责人收到线上报销申请后，在规定时间内进行初步审核。审核通过的，点击“同意”提交至财务部门；若认为费用不合理或存在疑问，可点击“退回”并详细说明理由，要求员工补充或修改申请。

4.财务部门审核

财务部门收到报销申请后，进行严格的财务审核。对于符合财务规定的申请，点击“同意”提交至管理层（如有需要）；对于不符合规定的申请，如票据不规范、费用超标准等，点击“退回”并明确指出问题所在，要求员工重新提交申请。

5.管理层审批（重大或特殊情况）

对于重大费用支出（超过一定金额标准）或特殊情况的报销申请，财务部门审核通过后提交至管理层进行最终审批。管理层根据培训机构的整体运营情况和财务状况进行审批，审批通过的申请方可进入报销支付环节。

6.报销支付

财务部门对已完成所有审批流程的报销申请进行账务处理，按照财务规定安排报销款项的支付。一般情况下，报销款项将在规定工作日内支付至员工指定的银行账户。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利

-有权按照本制度规定的流程和标准进行费用报销申请。

-对于报销过程中存在的疑问或不合理的审批结果，有权向相关审批人员进行咨询和申诉。

-在符合规定的情况下，有权获得及时的报销款项支付。

-义务

-严格遵守本制度及相关财务规定，如实申报费用，提供真实、合法、有效的票据和证明材料。

-按照规定的流程和时间要求提交报销申请，积极配合各级审批人员的工作，及时补充或修改申请信息。

2.部门负责人权利与义务

-权利

-有权对本部门员工的费用报销申请进行合理审核和审批，确保部门费用支出的合理性和合规性。