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驾校合同档案管理模板

一、合同主体信息

（一）管理方（甲方）

驾校全称：[驾校具体名称]

法定代表人：[姓名]

统一社会信用代码：[代码]

道路运输经营许可证编号：[编号]

经营地址：[详细地址]

档案管理部门：[部门名称]

档案管理员：[姓名]联系电话：[电话号码]

档案存放地址：[详细地址，如驾校办公楼3楼档案库]

（二）使用方（乙方）

部门/个人名称：[如招生部、教练员张三等]

负责人/经办人：[姓名]

联系电话：[手机号码]

涉及合同类型：[如学员培训合同、教练聘用合同等]

二、管理目的与依据

为规范驾校各类合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保合同档案的完整性、安全性和可追溯性，防范法律风险，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《机动车驾驶员培训管理规定》等相关法律法规，结合驾校实际情况，制定本管理模板。

三、合同档案范围与分类

（一）档案范围

与学员签订的各类合同，包括驾驶培训合同、VIP服务协议、退费协议、安全承诺书等及相关附件（如学员身份证复印件、缴费凭证等）。

与合作方签订的合同，如合作招生协议、场地租赁合同、教练车采购协议、线上平台合作协议等及合作方资质证明材料。

内部管理合同，包括教练聘用合同、员工劳动合同、保密协议、竞业限制协议、设备维修合同等。

其他具有法律意义的文件，如合同审批单、谈判记录、变更协议、解除协议、纠纷处理材料等。

（二）档案分类

按合同性质分为：学员类合同档案、合作类合同档案、内部管理类合同档案，每类下按年度进行二级分类。

按合同状态分为：有效合同档案、已终止合同档案、纠纷处理合同档案，分别存放并标注。

四、档案收集与整理

收集责任：各部门在合同签订后3个工作日内，将合同原件及相关附件移交档案管理部门，移交时需填写《合同档案移交清单》，注明合同名称、编号、签订日期、份数等，由移交人和档案管理员共同签字确认。

整理要求：

档案管理员收到合同后，5个工作日内完成整理，按分类标准进行编号，编号规则为“年度+分类代码+顺序号”（如2024-XY-001，XY代表学员类）。

对合同进行装订，采用左侧装订方式，附件按顺序附在合同正文后，同一合同的不同版本单独整理并标注版本号。

建立电子档案，扫描合同原件形成PDF格式文件，与纸质档案同步编号，存储在专用档案管理系统中。

五、档案保管与防护

保管条件：

纸质档案存放于专用档案柜，档案库需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等设施，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。

电子档案存储在加密服务器，实行权限分级管理，定期备份（每月至少1次），备份介质异地存放。

保管期限：

学员类合同档案：自合同终止后保存不少于6年。

合作类合同档案：自合作结束后保存不少于10年。

内部管理类合同档案：劳动合同类保存至员工离职后15年，其他类保存不少于8年。

有纠纷的合同档案：保存至纠纷解决后10年。

日常管理：档案管理员每周对档案库进行1次巡查，检查设施运行情况；每季度对档案进行1次清点，确保账物相符，填写《档案清点记录表》。

六、档案查阅与利用

查阅权限：

驾校内部人员因工作需要查阅合同档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字批准后，在档案管理员陪同下查阅，不得带出档案库。

外部单位（如司法机关、行政部门）查阅，需出具单位介绍信及有效证件，经驾校法定代表人批准后，由档案管理员协助查阅，并做好查阅记录。

查阅要求：查阅时不得涂改、勾画、抽取档案页，如需复制，需经档案管理部门负责人批准，复制件由档案管理员核对后加盖档案证明章。

利用登记：档案管理员对每次查阅、复制情况进行登记，填写《档案利用登记表》，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、用途等信息。

七、档案移交与销毁

移交：因机构调整或业务需要移交档案的，需填写《档案移交清册》，详细列明移交档案的编号、名称、数量等，由移交方、接收方和监交人共同签字，移交清册一式三份，三方各执一份。

销毁：

达到保管期限的档案，档案管理员提出销毁建议，编制《档案销毁清册》，报驾校负责人批准后，在指定监销人的监督下进行销毁。

销毁过程需全程记录，销毁人和监销人在《档案销毁清册》上签字，清册永久保存。

电子档案销毁需彻底删除，确保无法恢复，并记录销毁过程。

八、责任与奖惩

档案管理员责任：未按规定收集、整理、保管档案，导致档案丢失、损坏的，视情节轻重给予警告、罚款等处分；泄露档案内容造成损失的，承担赔偿责任。

查阅人责任：违规查阅、复制、涂改档案的，给予批评教育，造成档案损坏或泄密的，赔偿损失并追究相应责任。

奖惩机制：对在档案管理工作中表现突出，有效避免档案损失的人员，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，按驾