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档案管理制度

总则

一、制定完善的档案管理制度来保证造价审核质量

为规范公司工程造价审核业务档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化审核质量，降低审核风险，促进提高整体水平，保证审核资料的完整性、统一性、实用性，制定本制度。

二、对工作底稿进行综合整理后归档

业务档案是指注册造价工程师和概预算人员在执行工程造价审核业务中，对规划审核工作实施审核程序，形成审核意见，出具审核报告中形成的工作底稿，并对其进行综合整理，分类归档后形成的档案资料。

三、重视工程造价审核档案的整个形成过程

工程造价审核档案是指审核企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价审核企业完成审核业务后必须逐项建立档案。

四、注重工作底稿的规范性、充实性、逻辑性、合法性

工作底稿编制应做到资料详实、重点突出、简繁得当、结论明确、要素齐全、格式规范、标识一致和记录清晰。

第二节档案管理职责分工

工程造价审核档案由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在审核报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价审核档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。

第三节档案管理要求

一、按照档案立卷的规范性进行归档

工程造价审核业务档案立卷必须遵循以下原则：

遵循工程造价审核文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；

确保文件材料的真实性，委托人对所提供资料的正确性、可靠性负责，委托人所提供资料凡从第三方获得的，必须经委托人确认其真实可靠；

保证资料的充分性，委托人按审核企业要求提供的项目资料应满足审核工作的需要，资料应完整、充分；

档案文件的整理应规范，按委托项目分别立卷，卷内文件材料应完整，审批和签章手续完备，卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。

二、工程造价审核业务档案收集的基本要求

工程造价审核档案收集材料应按照造价审核业务操作的业务准备、业务实施及业务终结三个阶段的审核成果报告、审核依据文件、其他文件分类进行组织。

（一）业务准备阶段收集材料：

工程造价审核合同及廉政协议书；

建设工程造价审核相关资料交接清单；

建设工程造价审核工作方案；

项目操作人员配置一览表；

项目建议书或批件；

设计方案及初步设计文件；

送审工程概、预、决算书。

（二）业务实施阶段收集材料：

工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）；

工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；

建设工程项目预结算协调会议纪录；

施工现场勘察纪录；

建设工程预结算材料价格签证单；

施工单位送审的工程结算书（结算审核）；

设计变更单、施工签证（结算编审）；

甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；

会议纪要、文函；

其它影响工程造价的有关审核资料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。

（三）业务终结阶段收集材料：

建设工程造价审核报告书；

造价审核项目校审纪录表；

建设工程造价编审确认表；

与审核成果文件相关的计算底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）

成果文件交付登记表及签收单；

造价审核项目征询意见回访纪录表；

建设工程造价计价监管通知书；

工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围，可用清单形式归档，原件由委托方保存。

三、按照业务档案资料整理基本要求进行整理

1、编目要求：

（1）编写档案资料页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；封面、目录不编页号；

（2）档案资料封面的格式；

1）审核企业全称；

2）审核业务类别：

（A类）建设项目可研投资估算的编制、审核及经济评价报告；

（B类）建设工程概算、预算、结算、竣工结（决）算的编制与审核；

（C类）建设工程工程量清单、招标标底、投标报价的编制与审核；

（D类）工程洽商、变更及合同争议的鉴定与索赔；

（E类）编制工程造价计价依据、项目实施阶段造价跟踪控制及提供工程造价信息资料等；

3）业务资料标题：指审核项目的全称；

4）归档时间：指卷内文件材料所属的起止年月。

5）保管期限：工程造价审核档案一般定为长期；

6）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数；

7）归档号：可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。

（3）卷内目录：

序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；

文件字号：文件制发单位的发文字号；

文件作者：文件制发单位或个人；

文件名称：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；

归档时间：文件归档的年、月、日；

页号：卷内文件所在之页的页码；

备注：