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档案调卷流程管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范档案馆档案调卷流程，确保档案调阅工作的高效、准确、安全，进一步提升档案馆的服务质量和运营效益，同时保障档案的保密性、完整性和可用性，更好地满足客户需求，践行本馆“以史为鉴，服务社会，守护记忆”的企业文化和经营理念。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及因合法需求申请调阅档案的顾客。

3.基本原则

遵循合法合规原则，调卷流程严格依照国家法律法规和档案管理相关规定执行；坚持高效便捷原则，优化流程以减少客户等待时间，提升服务效率；注重安全保密原则，采取有效措施确保档案信息安全，防止档案信息泄露与损坏。

二、组织架构与职责划分

1.调卷申请受理部门

一般由档案服务窗口承担调卷申请受理工作。负责接收顾客提交的调卷申请，对申请材料的完整性和合法性进行初步审核，解答顾客关于调卷流程的疑问，引导顾客正确填写调卷申请表。秉持扁平化管理理念，该部门直接与顾客对接，减少中间环节，提高信息传递效率。

2.档案检索与调阅部门

此部门负责根据受理部门传递的调卷申请，在档案管理系统中进行快速准确的检索，定位所需档案，并从档案库房中调出相应档案。同时，对档案的完整性进行检查，确保提供给顾客的档案无缺失、损坏等情况。该部门注重提升员工的业务能力，通过定期培训，使其熟练掌握档案检索技巧，以提高运营效益。

3.监督审核部门

主要职责是对整个调卷流程进行监督，确保各环节严格按照制度执行。审核调卷申请的合理性与合规性，检查档案调阅过程中是否存在违规操作。在绩效考核体系中，监督审核部门的工作质量与准确性是重要考核指标，以保证其有效履行职责。

4.档案归还验收部门

负责在调阅结束后，接收顾客归还的档案，对档案的数量、完整性、有无损坏等情况进行仔细验收。若发现问题，及时与顾客沟通并记录在案。此部门工作体现了对档案安全的重视，是保障档案可持续利用的重要环节。

三、管理流程

1.调卷申请

顾客需填写调卷申请表，详细注明调阅档案的名称、年份、档号、调阅目的、预计调阅时间等信息。申请表可在档案馆服务窗口获取，也可在官方网站下载。顾客提交申请时，需提供有效身份证件及相关证明材料（如工作单位介绍信、研究课题证明等）。服务窗口工作人员对申请材料进行初审，如材料不完整或不符合要求，当场告知顾客补充或修正。

2.申请审核

受理部门将初审通过的调卷申请传递至监督审核部门。审核人员根据档案管理规定和调阅权限，对申请的合理性与合规性进行审核。对于符合规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，说明理由并退回。审核工作需在[X]个工作日内完成，以确保调卷流程的高效性。

3.档案检索与调阅

审核通过后，申请信息流转至档案检索与调阅部门。该部门工作人员按照申请要求在档案管理系统中进行检索，找到对应档案后从库房调出。在将档案提供给顾客前，需与顾客一同核对档案信息，并告知顾客档案调阅的相关注意事项，如不得擅自摘抄、复制、传播档案内容，不得在档案上进行涂改、标记等。顾客在专门的调阅区域进行档案查阅，调阅过程中工作人员可提供必要的协助。

4.档案归还与验收

调阅结束后，顾客应按时将档案归还至档案归还验收部门。验收人员仔细核对档案数量、完整性等情况，如无问题，在调卷申请表上签字确认，并将档案归位至库房。若发现档案有损坏或缺失等问题，及时与顾客沟通协商解决方案，同时记录在案，按照相关规定进行处理。

四、权利与义务

1.顾客权利

有权按照规定申请调阅档案馆内开放的档案资源，以满足合法的研究、查证等需求；在调阅过程中，有权获得档案馆工作人员的合理协助与指导；对调卷流程及结果有疑问时，有权向档案馆相关部门提出咨询和申诉。

2.顾客义务

必须如实填写调卷申请表，提供真实有效的身份证件和证明材料；严格遵守档案调阅的相关规定，不得擅自扩大调阅范围，不得违规摘抄、复制、传播档案信息；在调阅结束后，按时归还档案，确保档案的完整性和安全性。

3.员工权利

有权获得与调卷工作相关的培训和指导，以提升业务能力；在工作中遇到困难或问题时，有权向上级部门提出合理的建议和解决方案；按照绩效考核制度，获得相应的奖励和报酬。

4.员工义务

严格按照调卷流程管理制度履行职责，认真做好每一个环节的工作；保护档案信息的安全和保密，不得泄露档案内容；热情、耐心地为顾客提供服务，积极解决顾客在调卷过程中遇到的问题。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

监督审核部门通过定期检查和不定期抽查相结合的方式，对调卷流程的各个环节进行监督。检查内容包括调卷申请的审核情况、档案检索与调阅的准确性、档案归还验收的规范性等。同时，鼓励员工和顾客对调卷过程中的违规行为进行举报，设立专门的举报渠道，对举报信息及时进行核实处理。

2.奖励机制

对于在调卷工作中表现突出的员工，如高