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办公室工作实务

第七章办公室信息工作

学习目标知识点：1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。2、掌握信息收集的要求和方法。3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。能力点：1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。素质点：1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。2、培养并逐步具备良好的信息意识。第一节秘书与信息工作情景案例信息产业己经成为日本第一大产业，日本1984年开始实施“综合业务数字网”（ISDN)建设计划。1991年日本加大在电子和通信业方而的投入，1995年出台了“推进发达的信息社会的基本方针”等指导方针。1996年，实现电子和通信业产值超过建筑业。在进入21世纪的第一年，日本政府提出了响亮的口号“IT立国”。2001年通过了“IT基本法”和“e一Japan”战略发展计划，并开始实施。决心在5年内，建成世界最高水平的信息通信网。日本著名学者小山森归纳了信息化社会4个标志:家庭信息化、企业信息化、政府信息化、公共领域信息化和信息产业化。截止到2000年底，日本90%的企业建了自己的局域网，40%的企业建了企业内部互联网(Intranet),73%的企业平均5人1台电脑或更多的人拥有1台电脑。近几年，利用CRM等构成或建立信息系统的企业在增加，企业利用互联网开展商务活动也在逐步增加，企业数已达到41.6%。日本企业的市场电子交易率(电子交易与总交易额的比率)达到3.8%(关国为4.9%),日本电子商务有两大特色，移动上网发展迅猛，占总上网人数的1/4，为1000万人左右。5万家便利店建成为网络商店，它们是推动电子商务，解决资金流与物资流的主要实践者。日本企业非常注重信息的收集与研究，大企业在世界各地都有自己的外派机构用于信息收集，如三井物产株式会社建立了覆盖全球的信息网，每天获取信息5万件以上，可以说信息产业已成为日本经济复苏的引擎。项目任务作为新世纪的秘书,你对信息有什么认识?你将在自己所在的公司如何开展信息工作？任务分析在信息化社会里，信息与能源、材料一起并列为社会发展的三大支柱。信息是决策的基础，又是控制决策实施的依据，秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和信息，能起领导的耳目作用，是保证决策科学化的必要条件，有利于单位组织提高核心竞争力，因此秘书要充分认识到信息处理能力的重要性。秘书要在自己所在单位开展信息工作，首先要熟悉信息工作流程，并从以下几个方面着手开展工作：1)要广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。(2)要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用。在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。(3)要协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件。决策传达之后，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导。(4)协助领导与各方面取得工作联系，起到信息桥梁作用。秘书机构必须与各个部门取得联系，把各部门团结在领导班子的周围，使各方面工作都协调一致地运转。信息概述信息最早作为科学研究的对象是在通讯领域，信息是事物变化和状态的客观反映，其特征具有时效性、共享性、传递性、存储性。信息概述根据不同的标准和角度，有多种分类的方法信息分类一览表秘书的信息意识秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，也就是指秘书人员对信息的敏感程度。现代秘书强烈的