批发公司车辆加油管理规章.doc

批发公司车辆加油管理规章

一、总则

本规章旨在加强公司车辆加油管理，规范加油行为，合理控制车辆燃油费用，提高公司资源利用效率，确保公司各项业务的正常运转。同时，本规章体现公司“高效、诚信、创新、共赢”的企业文化，秉持扁平化管理理念，减少不必要的管理环节，提高管理效率。在满足公司业务需求的基础上，注重社会效益，倡导节能减排。

二、适用范围

本规章适用于批发公司全体员工使用的公司自有车辆及因业务需要租赁的车辆。同时，对于因公司业务往来涉及加油相关事项的客户，在合作范围内可参照本规章相关规定执行。

三、组织架构与职责分工

（一）行政部门

负责车辆加油管理的整体协调与监督工作。制定和完善车辆加油管理制度及流程，统计分析车辆加油数据，定期向上级汇报车辆燃油使用情况。同时，关注员工在车辆加油过程中的需求，体现人文关怀，为员工提供必要的支持与指导。

（二）财务部门

负责车辆加油费用的核算与报销审核。严格按照公司财务制度对加油费用进行账务处理，确保费用支出的合理性与合规性。定期对车辆加油费用进行成本分析，为公司成本控制提供数据支持。

（三）车辆使用部门

负责本部门车辆的日常使用与管理。根据业务需求合理安排车辆出行，确保车辆加油卡的妥善保管与使用。及时向行政部门反馈车辆加油过程中出现的问题，配合行政部门做好车辆加油管理工作。

（四）司机岗位

司机作为车辆的直接使用者，负责车辆的日常维护与保养，确保车辆处于良好的运行状态。按照规定的加油流程进行加油操作，如实记录加油信息。同时，在加油过程中严格遵守安全生产规定，注意加油安全。

四、管理内容与流程

（一）加油卡管理

1.公司统一办理加油卡，实行“一车一卡”制度，加油卡与车辆信息进行绑定，确保加油卡使用的准确性与唯一性。

2.行政部门负责加油卡的申领、发放、回收及挂失等管理工作。新购车辆或因业务需要新增车辆时，车辆使用部门应及时向行政部门提交加油卡申领申请，行政部门审核后办理加油卡申领手续。

3.车辆报废、出售或长期停用的，车辆使用部门应及时将加油卡交回行政部门，由行政部门办理加油卡回收手续。若加油卡丢失或被盗，司机应立即向行政部门报告，行政部门及时办理挂失手续，并重新申领加油卡。

（二）加油流程

1.日常加油

-司机在车辆燃油不足时，应前往公司指定的加油站使用绑定的加油卡进行加油。加油前，司机需确认加油卡信息与车辆信息一致，并向加油站工作人员说明使用公司加油卡加油。

-加油过程中，司机应严格遵守加油站的安全规定，不得在加油站内吸烟、使用明火或接打手机等。同时，密切关注加油情况，确保加油数量准确无误。

-加油完成后，司机应向加油站工作人员索取加油小票，并在小票上注明加油日期、车辆牌号、加油量等信息。司机需妥善保管加油小票，作为报销凭证。

2.长途加油

-车辆因长途出差等原因需要在非公司指定加油站加油的，司机应提前向车辆使用部门负责人报告，经批准后方可加油。

-长途加油应尽量选择正规的加油站，确保燃油质量。加油后，司机应取得正规发票，并在发票上注明加油日期、车辆牌号、加油量、加油地点等详细信息。

-司机返回公司后，应及时将长途加油的发票及相关说明提交给车辆使用部门负责人审核，审核通过后交行政部门备案，再按照公司财务报销流程进行报销。

（三）加油信息记录与统计

1.司机应建立车辆加油台账，如实记录每次加油的日期、车辆牌号、加油量、加油金额、加油地点等信息。加油台账应定期交车辆使用部门负责人审核，确保记录的准确性与完整性。

2.行政部门每月对车辆加油信息进行汇总统计，分析各车辆的燃油消耗情况。通过对比不同时间段、不同车辆的加油数据，及时发现异常情况，并进行调查处理。

3.财务部门根据行政部门提供的加油信息及相关报销凭证，对车辆加油费用进行核算与记账。定期与行政部门核对加油费用数据，确保财务数据的准确性。

五、权利与义务

（一）员工权利

1.员工有权了解车辆加油管理的相关制度与流程，行政部门应提供必要的培训与指导。

2.员工在按照规定完成车辆加油任务后，有权按照公司财务制度报销加油费用。

3.员工对车辆加油管理工作有提出合理化建议的权利，公司将根据实际情况进行评估与采纳，对提出有效建议的员工给予一定的奖励。

（二）员工义务

1.员工应严格遵守本规章的各项规定，按照规定的流程进行车辆加油操作。不得私自使用加油卡为非公司车辆加油，不得篡改加油信息或虚报加油费用。

2.员工应妥善保管公司发放的加油卡，不得转借他人。如因个人原因导致加油卡丢失或损坏，应承担相应的损失。

3.司机作为车辆加油的直接责任人，有义务定期检查车辆的燃油消耗情况，发现异常及时报告。同时，要保持车辆良好的运行状态，合理驾驶，降低燃油消耗。

（三）公司权利