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投资公司硬件采购管理办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范投资公司硬件采购行为，确保硬件采购工作的高效、透明、合规，保障公司业务运营所需硬件设备的及时供应，同时控制采购成本，提高资金使用效益，加强公司硬件资产的管理，提升公司整体运营效率与效益。

2.制定依据

依据国家相关法律法规、行业规范以及公司的实际运营需求和管理理念制定本办法。

3.设计理念

秉持公司的企业文化，强调高效协作、创新务实。在硬件采购管理中，注重扁平化管理模式的运用，减少繁琐的层级审批，提高决策效率。同时，以满足业务需求为导向，兼顾社会效益，确保采购活动符合公司整体发展战略。

二、适用范围

本办法适用于投资公司全体员工及涉及硬件采购相关的部门和项目。公司内所有为满足日常办公、业务运营、项目开展等需求而进行的硬件采购活动，包括但不限于计算机设备、网络设备、办公设备、机房设施等，均需遵循本办法。

三、组织架构与职责分工

1.采购管理委员会

采购管理委员会作为公司硬件采购的决策机构，由公司高层领导、相关业务部门负责人组成。其职责包括：

-审议并批准公司硬件采购战略、政策和制度；

-对重大硬件采购项目进行决策；

-协调解决硬件采购过程中的重大问题和争议。

2.采购部门

-负责制定硬件采购计划和预算；

-执行硬件采购流程，包括供应商选择、招标、谈判、合同签订等；

-跟踪采购订单执行情况，确保硬件设备按时、按质、按量到货；

-建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。

3.需求部门

-提出硬件采购需求，明确采购设备的规格、型号、数量等技术要求；

-参与采购项目的技术评审和验收工作；

-负责对采购的硬件设备进行日常使用和维护管理。

4.财务部门

-负责审核硬件采购预算和费用支出；

-参与采购合同的财务条款审核；

-监督采购资金的使用情况，进行财务核算和成本控制。

5.技术部门

-提供硬件采购项目的技术支持和咨询；

-协助需求部门制定技术规格书；

-参与采购项目的技术评审和验收工作，确保采购的硬件设备符合公司技术要求。

四、管理内容与流程

1.采购需求提出

-需求部门根据工作需要，填写《硬件采购需求申请表》，详细说明采购硬件的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。

-需求部门负责人对申请表进行审核，确保需求的合理性和必要性，审核通过后提交至采购部门。

2.采购预算编制

-采购部门收到需求部门提交的采购需求后，结合市场价格信息和公司历史采购数据，编制硬件采购预算草案。

-采购预算草案经财务部门审核后，报采购管理委员会审议批准。批准后的采购预算作为采购活动的资金控制依据。

3.供应商选择

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包含供应商的基本信息、资质证书、产品范围、价格水平、服务质量、信誉评价等内容。

-对于重要的硬件采购项目，采购部门应组织相关部门进行供应商考察，实地了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系等情况。

-根据采购项目的需求和特点，采购部门可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。选择过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择到优质、合适的供应商。

4.采购合同签订

-采购部门与选定的供应商就采购设备的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。

-采购合同应明确双方的权利和义务，合同条款应符合法律法规和公司的相关规定。合同签订前，需经法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。

5.采购订单执行

-采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、采购设备信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。

-采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度和发货情况。如出现交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时协调解决，并将相关情况反馈给需求部门和其他相关部门。

6.硬件验收

-硬件设备到货前，采购部门应通知需求部门、技术部门等相关人员做好验收准备工作。

-验收人员按照合同要求和技术规格书对硬件设备的数量、规格、型号、质量等进行检验。对于需要安装调试的设备，应进行安装调试，确保设备正常运行。

-验收合格后，验收人员填写《硬件验收报告》，经相关部门负责人签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取换货、补货、整改等措施，直至验收合格。

7.付款与报销

-财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。

-采购人员凭采购合同、发票、验收报告等相关凭证进行报销。报销流程应符合公司财务报销制度的规定。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要提出