金融公司办公耗材管理制度.doc

金融公司办公耗材管理制度

一、总则

本公司秉持“高效、创新、责任、共赢”的企业文化，致力于为客户提供优质金融服务，同时追求企业社会效益最大化。为进一步规范公司办公耗材管理，提高资源利用效率，降低运营成本，结合公司扁平化管理理念，特制定本制度。本制度旨在确保办公耗材管理流程透明、高效，保障公司各项业务顺利开展，同时体现对员工的人文关怀，营造良好的工作环境。

二、适用范围

本制度适用于金融公司全体员工。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为办公耗材管理的核心部门，负责制定办公耗材采购计划、供应商选择与管理、库存管理以及分发调配等工作。行政部门需根据公司各部门实际需求，结合公司发展战略，科学合理地规划办公耗材的采购与储备，确保公司运营的连续性。同时，积极践行公司的设计理念，注重环保、实用的耗材选择，以提升公司整体形象。

2.财务部门

财务部门负责办公耗材采购预算的编制与审核，监督费用支出，进行成本核算与分析。通过严格的财务管控，确保办公耗材采购在预算范围内进行，优化资源配置，提高公司经济效益。同时，配合行政部门对办公耗材的使用情况进行评估，为公司决策提供数据支持。

3.使用部门

各使用部门负责本部门办公耗材的需求统计、申领与使用管理。各部门应指定专人负责办公耗材的管理工作，及时反馈使用情况和问题，积极参与公司办公耗材管理的优化工作。同时，鼓励员工在日常工作中节约使用办公耗材，增强环保意识，共同营造良好的企业文化氛围。

四、管理内容与流程

1.需求统计与预算编制

-每季度末，各使用部门根据本部门业务发展和实际工作需求，统计下一季度办公耗材的种类、数量，并填写《办公耗材需求统计表》，提交至行政部门。

-行政部门对各部门提交的需求进行汇总分析，结合公司库存情况，制定办公耗材采购计划草案。同时，充分考虑公司的设计理念和环保要求，优先选择环保、耐用的耗材产品。

-行政部门将采购计划草案提交给财务部门，财务部门根据公司财务状况和预算安排，对采购计划进行审核，编制办公耗材采购预算。采购预算需明确各项耗材的采购金额上限，确保采购活动在公司财务可控范围内。

2.供应商选择与采购

-行政部门负责建立和维护办公耗材供应商库，定期对供应商进行评估和筛选。在选择供应商时，综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择优质供应商，以保障公司利益和客户满意度。

-行政部门根据采购计划和预算，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确耗材的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息，确保采购活动的准确性和可追溯性。

-在采购过程中，行政部门应密切与供应商沟通，及时了解订单执行情况，确保按时、按质、按量收到货物。对于紧急采购需求，行政部门应启动应急采购程序，确保公司业务不受影响。

3.入库验收与库存管理

-货物到达公司后，行政部门负责组织相关人员进行入库验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量等方面，确保与采购订单一致。同时，对环保要求的耗材进行相应检测，符合公司设计理念和环保标准方可入库。

-验收合格后，行政部门办理入库手续，将办公耗材登记入账，并按照规定的存放地点和方式进行妥善保管。库存管理应遵循先进先出的原则，定期对库存进行盘点，确保账实相符。

-行政部门应建立库存预警机制，根据历史使用数据和业务发展趋势，设定合理的库存下限。当库存低于预警线时，及时启动采购程序，确保公司办公耗材的正常供应。

4.申领与分发

-各使用部门根据实际工作需要，填写《办公耗材申领单》，注明申领的耗材种类、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，提交至行政部门。

-行政部门根据审批后的申领单，按照规定的标准和流程进行办公耗材的分发。对于贵重或限量使用的耗材，应严格控制申领数量，并做好登记工作。

-行政部门定期对办公耗材的申领和分发情况进行统计分析，掌握各部门的使用规律和需求变化，为采购计划的调整和优化提供依据。

5.使用与监督

-员工在使用办公耗材过程中，应严格遵守公司的相关规定，节约使用，避免浪费。各部门负责人应加强对本部门员工办公耗材使用情况的监督和管理，引导员工树立节约意识，形成良好的企业文化氛围。

-行政部门定期对公司办公耗材的使用情况进行检查和评估，发现浪费或不合理使用现象，及时进行纠正和处理。同时，鼓励员工对办公耗材管理工作提出合理化建议，共同提高公司的管理水平。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照公司规定申领所需的办公耗材，以保障正常工作的开展。行政部门应及时、准确地为员工提供所需的办公耗材，体现公司对员工的人文关怀。

-员工有权对办公