网络公司采购付款流程规章.doc

网络公司采购付款流程规章

一、总则

本公司秉持“创新、协作、高效、共赢”的企业文化，致力于为客户提供优质的网络服务。采购付款流程作为公司运营的重要环节，需遵循严格规范，以确保公司资源的合理利用，保障公司稳健发展，同时提升社会效益。本规章旨在明确采购付款相关操作流程，规范各环节工作，加强内部控制，防范财务风险，提高采购效率与资金使用效益。

二、适用范围

本规章适用于网络公司全体涉及采购付款业务的部门及员工，同时涵盖与本公司有采购业务往来的供应商。客户如有涉及公司采购服务相关的特定付款流程参照本规章相关规定执行。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

负责根据公司需求进行采购项目的调研、供应商选择与谈判，拟定采购合同，提交采购申请并跟进采购进度。在扁平化管理模式下，采购人员直接与需求部门沟通，确保采购物品与服务符合实际需求。

2.需求部门

提出采购需求，详细说明所需物品或服务的规格、数量、质量等要求，协助采购部门进行供应商评估，并在采购完成后进行验收工作。

3.财务部门

审核采购申请及相关凭证，负责资金的安排与支付，对采购付款业务进行账务处理和财务监督，确保付款符合公司财务制度及相关法律法规。

4.审计部门

对采购付款流程进行定期或不定期审计，监督流程的合规性，审查采购合同、发票、验收报告等资料的真实性与完整性，防范采购过程中的舞弊风险。

四、管理内容与流程

1.采购需求提出

需求部门根据工作需要填写《采购需求申请表》，详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并说明采购原因。申请表需经部门负责人审批后提交至采购部门。

2.供应商选择与评估

采购部门收到采购需求后，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行实地考察或背景调查，评估其资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面情况。组织需求部门、财务部门等相关人员对供应商进行综合评价，选择合适的供应商。

3.采购合同签订

采购部门与选定的供应商就采购物品或服务的具体条款进行谈判，达成一致后拟定采购合同。合同应明确双方的权利与义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同的合法性与有效性。合同经双方签字盖章后生效，采购部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门备案。

4.采购申请审批

采购部门根据采购合同填写《采购申请单》，附上采购合同、供应商资质证明等相关资料，提交部门负责人审批。部门负责人审核采购申请的必要性、合规性以及预算情况，审批通过后提交总经理审批。总经理根据公司整体运营情况进行最终审批。

5.采购执行与验收

采购部门按照采购合同要求，及时跟进供应商的供货进度，确保按时、按质、按量收到采购物品或服务。物品到货或服务完成后，采购部门通知需求部门进行验收。需求部门根据合同要求和质量标准对采购物品或服务进行检验，填写《验收报告》。如验收不合格，采购部门负责与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。

6.发票与付款申请

供应商按照合同约定提供合法有效的发票。采购部门收到发票后，核对发票信息与采购合同、验收报告是否一致，填写《付款申请单》，附上发票、采购合同、验收报告等相关资料，提交财务部门审核。

7.财务审核与付款

财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，采购合同的执行情况，验收报告的合规性等。审核无误后，财务部门根据公司资金状况和付款计划安排付款。付款方式按照合同约定执行，可采用银行转账、支票等方式。付款完成后，财务部门进行账务处理，并将付款信息反馈给采购部门。

五、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权了解采购付款流程相关规定，对不合理的流程有权提出改进建议；在采购工作中，有权获取必要的资源与支持，以完成采购任务。

-义务：员工应严格遵守本规章的各项规定，如实提供采购需求信息，积极配合采购、验收等工作，不得与供应商串通谋取私利。

2.供应商权利与义务

-权利：供应商有权按照合同约定获取相应的货款，有权要求公司提供必要的协助以完成采购项目。

-义务：供应商应按照合同约定的质量标准、交货时间等要求提供物品或服务，提供合法有效的发票，对公司的商业机密予以保密。

六、监督与考核机制

1.内部监督

审计部门定期对采购付款流程进行审计检查，审查采购合同的签订与执行情况、付款审批的合规性、发票的真实性等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门对采购付款业务进行日常财务监督，发现异常情况及时向相关部门反馈。

2.绩效考核

建立采购付款相关的绩效考核指标体系，对采购部门、需求部门、财务部门等相关部门及