批发公司打印机故障报修规章.doc

批发公司打印机故障报修规章

一、总则

本规章旨在建立一套规范、高效的打印机故障报修流程，确保公司内打印机设备出现故障时能及时得到维修，保障公司日常办公的顺利进行。本规章遵循公司“高效、协作、创新、责任”的企业文化，以扁平化管理理念为指导，强调各部门及员工之间的直接沟通与协作，旨在降低沟通成本，提高维修效率，同时注重社会效益，确保维修过程环保、可持续。

二、适用范围

本规章适用于批发公司全体员工，当公司内配备的所有打印机设备出现故障时，均需按照本规章进行报修。同时，本规章所涉及的维修服务供应商及相关人员在为公司提供打印机维修服务时，也需遵循本规章的相关要求。

三、组织架构与职责分工

1.报修员工

负责及时发现打印机故障，并按照规定流程准确填写报修信息，向相关部门提交报修申请。同时，在维修人员维修过程中，提供必要的协助和信息。

2.行政部门

作为打印机故障报修的统一管理部门，负责接收员工的报修申请，对报修信息进行初步审核和分类。根据故障类型和紧急程度，协调安排维修人员，并跟踪维修进度，及时向报修员工反馈维修情况。

3.技术维修团队

由公司内部技术人员或外部合作维修供应商组成。负责对打印机故障进行诊断和维修，确保设备尽快恢复正常使用。在维修完成后，填写详细的维修记录，并向行政部门反馈维修结果。

4.财务部门

负责审核打印机维修费用的合理性，按照公司财务制度进行费用的报销和支付。同时，对维修费用进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。

四、管理内容与流程

1.故障发现与报修

员工在日常办公中发现打印机出现故障，应首先尝试简单的排查方法，如检查打印机电源、纸张是否充足、墨盒是否正常等。若经过简单排查后故障仍未解决，需通过公司内部报修系统或填写纸质报修单的方式进行报修。报修信息应包括打印机的型号、所在位置、故障现象描述、发现故障时间、报修人姓名及联系方式等。

2.报修申请接收与审核

行政部门在接到员工的报修申请后，对报修信息进行审核。审核内容包括信息是否完整、故障描述是否清晰等。如发现报修信息不完整或不清晰，行政部门应及时与报修员工沟通核实，确保报修信息准确无误。

3.维修任务分配

行政部门根据打印机故障类型和紧急程度，在公司内部技术人员或外部合作维修供应商中选择合适的维修人员进行维修任务分配。对于紧急故障，应优先安排维修人员前往处理，确保对公司业务的影响降至最低。在分配维修任务时，行政部门需向维修人员详细说明故障情况和报修要求。

4.维修过程

维修人员在接到维修任务后，应尽快与报修员工取得联系，确定维修时间和地点。在维修过程中，维修人员应遵守公司的相关规定，保持工作区域的整洁。对于需要更换零部件的情况，维修人员应详细记录更换的零部件名称、型号、数量及费用等信息，并经报修员工或相关负责人确认。

5.维修结果反馈与确认

维修完成后，维修人员需向行政部门反馈维修结果，包括故障原因、维修方法、更换的零部件等信息。行政部门将维修结果告知报修员工，由报修员工对维修效果进行确认。如报修员工对维修结果不满意，应及时向行政部门反馈，行政部门协调维修人员进行再次维修。

6.维修记录与费用管理

行政部门负责建立打印机维修记录档案，对每次维修的相关信息进行详细记录，包括报修时间、维修人员、维修时间、维修结果、维修费用等。财务部门根据维修记录和相关发票，对维修费用进行审核和报销。对于维修费用较高的情况，财务部门应进行深入分析，提出成本控制建议。

五、权利与义务

1.员工权利与义务

员工有权及时获得打印机故障维修服务，以保障正常办公。同时，员工有义务按照本规章的要求及时准确地进行报修，在维修过程中提供必要的协助，并对维修结果进行确认。员工不得故意损坏打印机设备或虚报故障情况，否则将按照公司相关规定进行处理。

2.行政部门权利与义务

行政部门有权对员工的报修申请进行审核和管理，协调安排维修人员。行政部门有义务及时处理员工的报修申请，跟踪维修进度，向员工反馈维修情况。行政部门应定期对打印机设备的维修情况进行统计和分析，为公司设备管理提供建议。

3.技术维修团队权利与义务

技术维修团队有权要求报修员工或行政部门提供必要的信息和协助，以便更好地进行故障诊断和维修。技术维修团队有义务按照行业标准和公司要求，及时、高质量地完成打印机维修任务，保证维修质量，并提供详细的维修记录。

4.财务部门权利与义务

财务部门有权对打印机维修费用进行审核和控制，确保费用支出合理。财务部门有义务按照公司财务制度及时处理维修费用的报销和支付，为公司的设备维修提供资金保障。

六、监督与考核机制

1.监督机制

行政部门负责对打印机故障报修流程的执行情况进行监督，定期检查报修记录、维修记录等相关资料，确保流程的规范执行。同时，鼓励员工对报修过程中存在的问题进行监督