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合同执行阶段风险防范手册

前言

合同的生命在于执行。一份精心拟定的合同，若在执行阶段未能得到有效管控，前期的所有努力都可能付诸东流，甚至给企业带来意想不到的损失。本手册旨在梳理合同执行阶段常见的风险点，并提供具有操作性的防范建议，帮助合同管理人员及相关业务人员识别风险、规避风险，确保合同目的顺利实现，维护企业合法权益。本手册注重实用性与专业性相结合，力求内容严谨，指导明确。

一、履约行为风险：警惕对方“言行不一”

合同签订后，核心在于双方依约履行。然而，实践中对方不履约、不完全履约或迟延履约的情况时有发生，这是执行阶段最直接的风险。

（一）己方履约风险自查与控制

在关注对方履约之前，首先应确保己方严格按照合同约定履行义务，避免授人以柄。

*风险表现：己方未能按时、按质、按量履行合同义务，如延迟付款、交付的产品/服务不符合约定标准等。

*防范建议：

*建立内部履约责任制，明确各部门及责任人在合同履行中的职责和时间节点。

*定期进行履约自查，对照合同条款，检查履约进度与质量，及时发现并纠正偏差。

*对于复杂或长期合同，制定详细的履约计划和应急预案。

（二）对方履约风险的识别与应对

密切关注对方的履约动态，及时识别潜在的违约迹象。

*风险表现：

*迟延履行：对方未能在合同约定的期限内履行主要义务，如逾期付款、逾期交货/提供服务。

*不完全履行：对方履行了部分义务，但在数量、质量、规格等方面与合同约定不符。

*拒绝履行/预期违约：对方明确表示或以行为表明不履行合同义务，如无正当理由中止供货、明确告知无法付款等。

*履行不当：如提供的技术支持不到位、售后服务缺失等。

*防范建议：

*动态跟踪：指定专人负责与对方对接，定期沟通履约进展，要求对方提供履约证明文件（如发货单、验收单、进度报告等）。

*及时催告：一旦发现对方有迟延履约或履约不当的迹象，应立即发出书面催告函，明确指出违约事实、依据及要求对方采取的补救措施和期限。催告函应通过书面形式（如快递签收、邮件送达并要求回执）发送，并保留好送达证据。

*合同解除权的审慎行使：在对方构成根本违约，导致合同目的无法实现时，可依据合同约定或法律规定行使解除权。行使解除权前，务必进行充分的法律论证，并按照法定或约定程序进行。

*减损义务：一方违约后，另一方应采取适当措施防止损失扩大，否则不得就扩大的损失要求赔偿。因此，发现违约后应积极采取补救措施，如另行采购、寻找替代服务等，并保留相关费用支出凭证。

二、合同变更与补充风险：“变”与“不变”的边界

合同执行过程中，因客观情况变化或双方协商，可能需要对原合同内容进行变更或补充。若处理不当，易引发新的纠纷。

（一）变更的随意性与不规范性风险

*风险表现：

*口头变更合同，事后双方对变更内容产生争议，难以举证。

*变更未形成书面文件，或书面文件未经双方有效签署。

*变更内容未考虑周全，导致与原合同其他条款冲突，或产生新的权利义务失衡。

*防范建议：

*坚持书面形式：任何合同变更或补充，均应签订书面的《合同变更协议》或《补充协议》，明确变更的具体条款、生效时间及与原合同的关系（如“原合同其他条款继续有效”或“本补充协议与原合同不一致的，以本补充协议为准”）。

*履行内部审批：合同变更与签订新合同同等重要，应履行与原合同签订相同的内部审批流程，确保变更的必要性和合规性。

*明确权利义务：变更协议应清晰界定双方在变更后的权利义务，避免模糊不清或产生歧义。

三、证据管理风险：“口说无凭，立字为据”

合同执行过程中产生的各类文件、单据是证明履约事实、解决争议的关键证据。证据管理不善，可能导致在发生纠纷时“有理说不清”。

（一）履约凭证的规范获取与妥善保管

*风险表现：

*送货单、验收单、入库单等关键凭证未经对方授权人员签字或盖章确认。

*付款凭证与合同约定的付款条件、付款路径不符。

*电子数据（如邮件、即时通讯记录）未及时固化，或因设备更换、系统升级等原因丢失。

*防范建议：

*规范签署：明确约定双方在各类履约凭证上的签字人或盖章要求，并在合同中列明授权代表名单及联系方式。收取对方凭证时，务必核对签字人权限或印章真实性。

*完整记录：对于合同履行的每一个环节（如交付、验收、付款、沟通），均应争取获得书面凭证，并确保凭证要素完整（如日期、品名、数量、金额、事由、双方签章等）。

*档案管理：建立合同档案，将合同文本、补充协议、履约凭证、沟通记录、催告函、对方回函等所有与合同相关的文件资料统一整理、编号、归档，由专人负责保管，确保其完整性和安全性。档案保存期限应不短于合同有效