项目七前厅服务与数字化运营81课件.pptxVIP

前厅服务与数字化运营项目七

商务邮件撰写与回复任务三

一、酒店商务邮件商务活动中，电子邮件（E-mail）仍然是必不可少的正式的沟通工具。在酒店日常的经营管理活动中，邮件也被广泛地应用在对客沟通和内部工作交流上。电子邮件的基本结构包含：开篇问候介绍/引入语邮件正文邮件目的结束语致敬问候

二、商务邮件撰写格式主题——提纲挈领，标题注意事项包括标题要能真反映文章的主题和重要性一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情标题要简短，不宜冗长。方便收件人一眼看到并做出初步判断。可适当使用大写字母或特殊字符。但应适度。最好写上来自所在部门或酒店的邮件，以便收件方留存一定不要空白标题。反复检查主题，避免出现错别字或语句不通顺的地方回复邮件时，根据回复内容更改标题切忌使用含义不清的标题。也不要用胡乱无实际内容的主题。

二、商务邮件撰写格式正文——简明扼要，行文通顺每个段落简短不冗长。避免错别字，注意拼写检查。选择恰当语气进行论述，避免引起对方不适。尊重对方01简明扼要说清楚事情，逻辑清晰、条理清晰。合理提示重要信息。020304050607行文通顺，多用简单词汇和断句，准确清晰表达。

附件正文说明正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。附件命名附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理数目多时打包压缩附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件特殊格式要说明如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。提示查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件二、商务邮件撰写格式

每封邮件在结尾都应有签名，便于对方知晓收件人信息结尾签名签名档文字应选择与正文文字匹配，字号比正文文字小一些文字选择签名信息不宜过多信息适当提醒对方查收提醒查收二、商务邮件撰写格式结尾签名

收到他人重要电子邮件后，及时作出响应及时响应要显示出对对方的尊重显示尊重如出差或休假，应设定自动回复功能自动回复要区分“Reply”和“ReplyAll”区分回复二、商务邮件撰写格式回复

收件人收件人是要受理这封邮件所涉及到的主要问题，理应对邮件予以回复相应密送人密送人即其他收信人是不知道你发给了秘送的人抄送人抄送人只需要知道这回事，没有义务对邮件予以相应收件区分要区分收件人、抄送人、密送人邮件转发转发邮件要突出信息二、商务邮件撰写格式正确使用发送，抄送，密送

三、商务邮件撰写礼仪邮箱地址邮件主题字体负面邮件邮件主体观点清晰回复邮件避免使用高效或者其他指示性的地址主题一目了然，便于对方接收后第一时间了解邮件内容便于阅读字体大小10-14不要用邮件传递消极或不好的信息开篇称呼和问候简单介绍/引入语邮件的目的结束语致敬问候保留签名不宜过长观点清晰重点突出简洁明了适当空行根据邮件的内容性质以及发件人，可以在24小时到48小时内回复

课堂活动M公司将于2022年12月18号在武汉洲际酒店召开为期三天的酒店年会，目前已经通过销售部预订了106间客房及1间容纳200人左右的会议室。假设你是销售经理，需要给M公司发邮件确认本次预订并对M公司的入住表示欢迎，请独自完成本次邮件的撰写，并发送至老师邮箱。