企业办公用品采购管理办法.docxVIP

企业办公用品采购管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业办公用品的采购行为，加强成本控制，提高采购效率，保障企业日常办公的有序进行，确保采购过程的公开、公平、公正，依据国家相关法律法规及本企业内部管理制度，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于企业各部门及全体员工的办公用品采购活动。凡以企业名义购买，用于日常办公、会议、差旅等方面的各类用品，均须遵守本办法规定。

（三）基本原则

1.统一管理、分级负责：企业办公用品采购实行统一归口管理，各部门根据实际需求分级提出申请并承担相应责任。

2.需求导向、保障供应：以满足实际办公需求为出发点，确保办公用品的及时、足额供应，避免因物资短缺影响工作。

3.质优价廉、经济高效：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本采购所需物品，追求性价比最大化。

4.公开透明、廉洁规范：采购过程应坚持公开透明，引入必要的监督机制，杜绝采购环节中的不当行为，确保采购活动的廉洁性。

二、管理机构与职责

（一）行政部（或指定归口管理部门）

行政部为本企业办公用品采购的归口管理部门，主要职责包括：

1.负责本办法的制定、修订、解释与监督执行。

2.负责组织编制企业年度及月度办公用品采购预算（如适用）。

3.负责办公用品供应商的筛选、评估、管理及合作协议的签订。

4.负责大宗、常用办公用品的集中采购与统一调配。

5.负责办公用品的入库、保管、发放登记及库存盘点。

6.负责采购相关资料的归档管理。

（二）各需求部门

各部门作为办公用品的需求方，主要职责包括：

1.根据本部门实际工作需要，按照规定流程和时限提报办公用品需求。

2.对提报需求的真实性、合理性负责。

3.配合行政部进行办公用品的验收，确认物品数量与质量。

4.负责本部门办公用品的合理使用、节约降耗。

（三）财务部

财务部在办公用品采购管理中的职责包括：

1.负责采购预算的审核与资金安排。

2.负责按照审批后的采购凭证及合同约定办理付款结算。

3.对采购费用的合规性进行监督。

三、办公用品需求提报与汇总

（一）需求提报

1.各部门应指定专人（通常为部门行政联络人或内勤）负责本部门办公用品的需求收集与提报工作。

2.需求提报应遵循“必需、节约”原则，避免盲目申报和铺张浪费。

3.常规办公用品需求一般按月度提报；临时性、紧急性需求可单独提报，但需说明原因。

4.提报时应填写统一格式的《办公用品需求申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、需求日期及用途等信息，并经部门负责人签字确认。

（二）需求汇总与初审

行政部收到各部门需求后，应在规定时间内进行汇总、整理，并结合库存情况、历史消耗数据及预算额度进行初步审核。对不合理的需求，应与需求部门沟通确认或予以调整。

四、采购计划编制与审批

（一）采购计划编制

行政部根据汇总审核后的需求，结合库存水平及采购周期，编制《办公用品采购计划》，明确采购物品的名称、规格、数量、预估单价、预估总金额、拟采购方式、预计到货时间等。

（二）采购计划审批

《办公用品采购计划》应按以下权限进行审批：

1.月度常规采购计划或一定金额以下的采购计划，由行政部负责人审批。

2.超出一定金额的采购计划，或专项、紧急采购计划，须报请企业分管领导（或总经理）审批。

3.涉及年度预算外的大额采购，还需按企业预算外资金审批流程办理。

五、采购实施

（一）供应商选择

1.行政部应建立合格供应商名录，优先从名录中选择供应商。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、交货期、售后服务及商业信誉等因素。

2.对于长期合作的重要供应商，应签订书面采购合同，明确双方权利义务。

3.定期对供应商进行评估，淘汰不合格供应商，引入新的合格供应商，形成良性竞争。

（二）采购方式

根据采购金额、物品特性及市场情况，可采取以下采购方式：

1.集中采购：对于用量大、消耗稳定的常用办公用品（如复印纸、笔、文件夹等），由行政部统一进行集中采购，以获取价格优势。

2.分散采购（零星采购）：对于紧急需求、小批量或特殊规格的办公用品，经审批后可由行政部或授权部门进行分散采购。

3.询价采购：对于达到一定金额的采购项目，应向至少三家及以上合格供应商进行询价，比较后择优确定。询价过程应有记录。

4.对于金额较大或长期合作的采购项目，可根据需要采用招标等更规范的采购方式（具体参照企业招标管理相关规定）。

（三）采购执行

1.采购人员应严格按照审批后的采购计划和确定的采购方式执行采购。

2.签订采购合同的，应明确品名、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

3.采购过程中如