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医院档案管理制度

第一章总则

第一条为规范医院档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，保障档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《医疗机构管理条例》等相关法律法规，结合本院实际，制定本制度。

第二条本制度所称医院档案，是指医院在医疗、教学、科研、管理、基建、设备、财务等各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第三条医院档案工作是医院管理的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、集中管理与分散管理相结合的原则，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性。

第四条本制度适用于医院各科室、部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等管理活动。

第二章管理机构与职责

第五条医院成立档案管理工作领导小组，由院长担任组长，分管副院长担任副组长，成员包括办公室、医务科、护理部、科研科、财务科、基建科、设备科等部门负责人。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。

第六条医院设立综合档案室，作为档案管理的专职机构，隶属于医院办公室，具体负责全院档案的集中管理工作。综合档案室配备专职档案管理人员，其职责如下：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理各项规章制度及实施细则；

2.负责对医院各科室、部门档案形成、收集、整理、归档工作进行指导、监督和检查；

3.负责接收、整理、保管全院各类档案，确保档案的完整与安全；

4.负责档案的检索、利用、编研等工作，为医院各项工作提供档案服务；

5.负责档案的鉴定、销毁工作，按规定处理过期无保存价值的档案；

6.组织开展档案管理人员的业务培训和学习交流活动，提高档案管理水平；

7.负责档案信息化建设与管理，推动档案数字化转型。

第七条各科室、部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的形成、收集、初步整理和定期向综合档案室移交工作，并协助综合档案室开展档案管理相关工作。兼职档案员应保持相对稳定，工作变动时需办理档案管理工作交接手续。

第三章档案的收集与归档

第八条档案收集归档范围包括：

1.行政管理类：医院章程、组织机构设置、人员编制、工作计划、工作总结、会议纪要、请示批复、规章制度、人事任免、奖惩材料、合同协议、信访材料等；

2.医疗业务类：门诊病历、住院病历、处方、检查报告、诊断证明、治疗方案、手术记录、护理记录、医疗质量控制材料、医疗纠纷处理材料等；

3.教学科研类：教学计划、课程安排、学生管理材料、科研项目申报与审批材料、科研成果材料、学术论文、著作、专利材料等；

4.财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、预算决算材料、审计报告、收费标准文件等；

5.基建类：工程项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收材料、工程合同、基建档案等；

6.设备类：设备采购审批材料、采购合同、设备说明书、安装调试记录、维修保养记录、设备报废材料等；

7.声像电子类：反映医院重大活动、重要会议、医疗教学科研成果的照片、录音、录像、电子文件等；

8.其他具有保存价值的材料。

第九条归档时间：

1.行政管理类、教学科研类、财务类等按年度归档，次年3月底前完成上一年度档案的整理归档工作；

2.医疗业务类档案中，门诊病历由门诊办公室负责收集，每月整理一次，每季度向综合档案室移交；住院病历由病案室负责收集，患者出院后一个月内完成整理，每年6月底前完成上一年度住院病历的移交；

3.基建类档案在工程项目竣工验收后3个月内完成归档；

4.设备类档案在设备投入使用后1个月内完成归档；

5.声像电子类档案在活动结束后1周内完成收集整理，每月向综合档案室移交一次；

6.临时性工作形成的档案，在工作结束后1个月内完成归档。

第十条归档要求：

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，做到字迹清晰、格式规范，手写材料需使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具；

2.归档的电子文件应与纸质文件内容一致，同时移交存储载体（如光盘、U盘等），并附电子文件说明；

3.外文材料应附有中文译本；

4.各科室、部门兼职档案员应对本部门形成的文件材料进行筛选、整理，按要求装订成册，填写《档案移交清单》，经部门负责人签字后，与综合档案室办理移交手续，双方在移交清单上签字确认，移交清单一式两份，双方各执一份。

第四章档案的整理与保管

第十一条档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法按国家有关档案整理规则执行。

第十二条档案分类采用年度-机构-保管期限的分类方法，具体分类细则由综合档案室制定并执行。

第十三条档案编号应具有唯一性和可识别性，采用全宗号-年