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建设项目档案管理操作流程指南

建设项目档案作为项目全过程的真实记录与重要成果，是项目竣工验收、后期维护、改扩建以及历史查考的核心依据。科学、规范、高效的档案管理，对于保障项目合规性、提升管理水平具有不可替代的作用。本指南旨在梳理建设项目档案管理的关键操作流程，为项目各参与方提供一套清晰、实用的工作指引。

一、项目前期准备与规划阶段

项目伊始，档案管理工作即应同步启动，这是确保档案完整性与系统性的基础。

（一）明确档案管理组织与职责

在项目管理架构中，应明确档案管理的责任部门和责任人。通常由项目建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理、勘察等参建单位均需指定专人负责本单位项目文件的形成、收集、整理和移交工作。需清晰界定各方在档案管理各环节的职责与接口，确保责任到人。

（二）制定档案管理制度与细则

根据国家及地方相关法律法规、行业标准，结合项目特点，制定项目专属的档案管理制度或管理办法。内容应涵盖文件材料的形成要求、收集范围、整理标准、归档流程、保管期限、保密规定、移交要求以及奖惩措施等。制度应具有可操作性，必要时可编制更细致的作业指导书或流程图。

（三）确定档案管理标准与规范

统一执行国家、行业及地方现行有效的档案管理标准，如《建设工程文件归档规范》等。明确文件材料的格式、签署、编号、用纸规格、装订方式等具体要求，确保档案的规范性和一致性。

（四）配置必要的档案管理资源

根据项目规模和档案数量，配备适宜的档案库房或存储空间，确保符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求。同时，配置必要的档案装具（如档案盒、卷夹）、办公设备（如计算机、打印机、复印机、扫描仪）及档案管理软件，为档案的数字化管理创造条件。

二、项目实施阶段文件材料的形成与收集

项目实施过程是文件材料产生的高峰期，也是档案管理的关键阶段，应坚持“边形成、边收集、边整理”的原则。

（一）文件材料的形成

各参建单位在项目实施过程中，应严格按照档案管理制度和标准规范的要求，形成各类文件材料。文件的格式、内容、签署、日期等必须真实、准确、完整、规范。例如，施工记录应及时填写，不得事后补记；隐蔽工程验收记录需各方签字确认；设计变更应履行审批手续等。

（二）文件材料的收集

1.及时性：文件材料形成后，相关责任人应及时收集，避免遗漏或延误。特别是关键节点、重要会议、隐蔽工程验收等形成的文件，应做到“一事一结，一结一收”。

2.全面性：收集范围应覆盖项目建设的各个方面，包括但不限于：前期审批文件、勘察设计文件、招投标文件、施工合同、施工技术文件、监理文件、设备材料文件、测量记录、试验报告、质量评定文件、安全管理文件、进度款支付文件、会议纪要、来往函件等。

3.真实性：收集的文件材料必须是原始件或具有法律效力的复制件，严禁伪造、变造。

（三）文件材料的初步整理

收集到的文件材料，应进行初步的分类、排序和核对。可按专业、阶段、文件类型等进行大致归类，剔除重复、无效或不需要归档的文件，确保后续整理工作的顺利进行。对于图纸，应注意图号的连续性和完整性。

（四）特殊载体文件的收集

除纸质文件外，还应重视照片、录音、录像、电子文件等特殊载体文件的收集。照片应附文字说明（注明事由、时间、地点、人物、拍摄者）；电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并收集相关的元数据。

三、文件材料的整理与编目

文件材料的整理与编目是档案系统化、规范化的核心环节，目的是使档案条理清晰，便于查阅和利用。

（一）分类

按照项目档案管理制度规定的分类方案进行分类。常用的分类方法有：按项目建设程序分类、按专业分类、按文件材料性质分类，或上述方法的组合。分类应遵循逻辑性和稳定性，同一项目应采用统一的分类体系。

（二）组卷（立卷）

将同一类别的、具有有机联系的文件材料组合成案卷（或件）。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的系统性和完整性。例如，一个单位工程的施工文件可组成若干案卷；一个会议的文件可组成一个案卷。

（三）排列

卷内文件材料应按照一定的顺序进行排列。通常可按时间顺序、逻辑顺序（如批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；正文在前，底稿在后）或重要程度排列。图纸一般按图号顺序排列。

（四）编号与编目

1.页号编写：对卷内文件材料（除空白页、封面、目录、备考表外）逐页编写页号，统一在文件材料正面的右上角、背面的左上角编写。

2.卷内目录编制：逐件或逐份填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项。文件题名应准确概括文件内容。

3.案卷封面与脊背填写：填写案卷封面，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。案卷脊背应填写项目代号、案卷号等，便于库房排架和查找。

（五）装订

根据档案保管要求和利用习惯，对