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档案安全责任书

为加强档案安全管理，明确档案安全责任，保障档案实体安全与信息安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《机关档案管理规定》等法律法规及相关制度要求，结合本单位实际，现就档案安全责任事项约定如下：

一、责任主体

本责任书责任主体分为甲方与乙方。甲方为[单位全称]档案管理部门（以下简称“档案部门”），负责统筹协调全单位档案安全管理工作，制定档案安全管理制度，监督指导各部门档案安全责任落实；乙方为[单位各部门/具体岗位名称]（以下简称“责任部门/责任人”），包括各部门负责人、专（兼）职档案员及涉及档案管理的相关工作人员，具体承担本部门职责范围内档案收集、整理、保管、利用及信息化管理等环节的安全责任。

二、责任内容

（一）档案收集环节安全责任

乙方须严格执行档案收集制度，确保应归档文件材料齐全、完整、准确。收集范围涵盖本部门在职能活动中形成的各类纸质档案（文书、科技、会计、人事、业务等）、电子档案（办公系统电子文件、业务系统数据、音视频资料等）及特殊载体档案（照片、录音带、录像带、光盘等）。具体要求如下：

1.纸质档案收集：须收集文件材料的正本与定稿、中文与外文对照件（如有）、转发文与被转发文、请示与批复等完整关联材料；会议记录须收集原始记录稿及整理后的正式记录；合同协议须收集签署原件及补充协议；项目档案须收集从立项到验收的全流程文件（可行性研究报告、设计图纸、施工记录、验收报告等）。

2.电子档案收集：须同步收集元数据（文件形成时间、格式、责任者等）、背景信息（文件关联关系、业务流程说明等）及原始载体（存储介质或系统数据）；业务系统生成的电子文件须通过接口或定期导出方式收集，确保内容真实、格式规范（优先采用PDF/A、OFD等长期保存格式）；扫描件须与纸质原件内容一致，分辨率不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色。

3.特殊载体档案收集：照片档案须收集原始底片（或数字原图）及说明（时间、地点、人物、事件）；录音录像档案须收集母带（或原始数字文件）及文字整理稿；实物档案（奖杯、证书、纪念品等）须登记名称、来源、获得时间、主要特征等信息。

收集时间要求：文书档案应于次年6月底前完成归档；会计档案应于会计年度终了后由财务部门保管1年，期满后次年3月底前移交；项目档案应于项目验收后3个月内归档；人事档案应于材料形成后1个月内移交；电子档案应于办理完毕后即时或定期（最长不超过1个月）归档。乙方须建立《文件材料收集清单》，对未按时或未完整收集的文件材料，须书面说明原因并报档案部门备案；无合理理由未完成收集的，视为档案安全责任履行不到位。

（二）档案整理环节安全责任

乙方须按照《归档文件整理规则》《照片档案管理规范》《电子档案管理基本术语》等标准，对收集的档案进行规范整理，确保分类科学、排列有序、标识清晰。具体要求如下：

1.分类与编号：纸质档案采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法，同一全宗内分类方案须保持一致；电子档案分类应与纸质档案对应，增设“电子文件号”作为唯一标识；特殊载体档案须单独分类，标注与纸质档案的关联号（如“档号-特-001”）。

2.装订与编目：纸质档案装订前须拆除金属物，采用“三孔一线”或无酸纸封套装订，确保不掉页、不损字；卷内文件按“重要程度”或“时间顺序”排列，编写页号（正面右上角、背面左上角）；目录须包含档号、文件题名、责任者、日期、页数等要素，目录与卷内文件须一一对应。

3.电子档案整理：须按“件”整理，一件为一个逻辑单元（如一份文件、一组关联文件）；元数据须完整挂接，格式转换须保留原格式副本；存储载体（移动硬盘、U盘等）须标注全宗号、年度、类别等信息，禁止与私人数据混存。

整理过程中，乙方须对破损、褪变档案进行初步修复（如加固脆弱纸张、复制模糊字迹），对涉密档案标注密级（绝密、机密、秘密）及保密期限，严禁在整理环节篡改、损毁档案内容。

（三）档案保管环节安全责任

乙方须严格落实档案保管“九防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防有害气体、防磁），确保档案实体安全。具体要求如下：

1.库房管理：档案临时保管场所（部门档案柜）须与办公区分离，配备防火防盗门、防光窗帘、温湿度调控设备（空调、除湿机、加湿器）；库房内温湿度须控制在温度14-24℃、相对湿度45-60%（电子档案库房温度18-22℃、相对湿度35-45%），每日上、下午各记录1次温湿度数据，异常情况须即时报告并采取措施。

2.装具与存放：纸质档案须使用无酸纸档案盒或金属柜架存放，禁止使用木质柜（易生虫）或塑料盒（易老化）；特殊载体档案中，照片、底片须存于防光袋，录音带、录像带须直立存放于防磁柜