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公文写作格式与范例汇编

前言

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、请示工作、报告情况、商洽事务、交流经验的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策水平，规范公文格式与提升写作能力，是每一位职场人士，特别是从事行政管理和文秘工作者的基本素养。

本汇编旨在系统梳理公文写作的通用格式规范，并辅以典型范例，力求为使用者提供清晰、实用的指导。内容涵盖公文的构成要素、常用文种的撰写要求及注意事项，以期帮助读者快速掌握公文写作的要领，确保公文处理的规范化、制度化、科学化。

一、公文写作基本规范与要求

（一）公文的特点

公文具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性、特定的时效性以及作者与读者的特定性。撰写时需时刻铭记公文的这些固有属性，确保内容与形式的统一。

（二）公文写作的基本原则

1.实事求是：内容必须真实准确，符合客观实际，坚决杜绝虚构与夸大。

2.依法行政：公文的制定与实施必须符合国家法律法规及相关政策规定。

3.主题明确：一文一事（除综合性报告等特殊情况外），中心思想清晰，重点突出。

4.语言规范：使用规范的现代汉语书面语，力求准确、简明、庄重、得体。避免使用口语、方言、网络流行语及不规范简称。

5.格式标准：严格遵循国家统一的公文格式标准，确保要素齐全、标识规范、页面整洁。

二、公文通用格式详解

根据《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），标准公文由版头、主体、版记三部分组成。

（一）版头部分

置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称版头。

1.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”“加急”；紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次编排，下移红色分隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色分隔线的距离为4mm。

7.版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体部分

置于版头红色分隔线（不含）以下、版记（不含）以上的各要素统称主体。

1.标题：公文的眉目，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般由发文机关名称、事由和文种组成。编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般用2号小标宋体字。

2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见版记部分的“抄送机关”。

3.正文：公文的核心内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。