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城北中学档案室安全管理制度

前言：守护历史，存档未来

档案是学校发展的真实记录与历史沉淀，是传承校园文化、支撑依法治校、保障师生权益的核心信息资产。档案室作为学校的“记忆中枢”与“信息金库”，其安全管理工作具有极端的重要性。本制度的制定，旨在通过建立一套覆盖“人、物、环、技”全方位的安全管理体系，有效预防档案的霉变、虫蛀、火灾、失窃及信息泄露等各类风险，确保学校档案的实体绝对安全、信息绝对保密、利用合法合规，让历史得以妥善珍藏，让未来得以有据可查。

总则

制定目的与依据

为全面、系统地规范我校档案室的安全管理，切实保障学校各类档案（包括但不限于党政文书档案、教职工人事档案、学生学籍档案、财务凭证档案等）的完整性、保密性与实体安全，坚决预防和遏制各类安全事故的发生，本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、教育部《中小学档案管理规范》等相关法律法规，并紧密结合本校（档案室位于行政楼3楼，面积约30平方米，现存自1985年以来的纸质档案1.2万余册、电子档案约300GB）的实际情况，特进行制定。

适用范围

本制度适用于我校档案室所有功能区域的日常管理、档案的借阅与利用、档案的存储与维护以及所有突发事件的应急处置。其规定与要求全面覆盖档案管理员（由办公室主任兼任）、档案查阅人员（包括本校教职工及经授权的校外人员）。

管理原则

学校档案室的安全管理工作，必须严格遵循“专人管理、保密优先、全程防护、便于利用”的核心工作原则。在此原则指导下，学校实行“双人双锁、定期巡检、闭环处置”的管理机制，致力于确保档案工作达到“实体安全、信息保密、可查可溯”的最高标准。

人员准入与保密管理

准入权限与责任管控

（一）管理员准入与职责：

岗位设置：档案室设专职管理员1名（由学校办公室主任兼任）、兼职管理员1名（由办公室干事担任）。两名管理员在上岗前，都必须接受区档案馆组织的专业培训，并通过考核。

责任书签订：所有管理员都必须与学校签订《档案安全与保密责任书》，郑重承诺将严格遵守国家的保密规定和学校的各项管理制度，绝不在未经批准的情况下，向任何无关人员透露档案的具体内容。

专业能力：管理员必须熟练掌握学校档案的科学分类体系（严格按照“年度-类别-保管期限”进行划分）、精准的存储位置以及明确的保密等级（例如，教职工人事档案属于“秘密级”，学生学籍档案属于“内部级”），并能熟练地操作档案的借阅、归还、登记等流程。

（二）内部查阅人员准-入：

普通档案查阅：本校教职工若因工作需要，需查阅普通等级的档案（如教务处查阅学生学籍档案、总务处查阅基建档案等），必须首先填写《档案查阅申请表》，表中应详细注明查阅的事由、需要查阅的档案类别、以及查阅后的使用范围。该申请表在经由其所在部门的负责人签字同意、并获得学校办公室主任的最终审批后，方可在管理员的全程陪同下，进入档案室进行查阅。

涉密档案查阅：若需查阅被定为“秘密级”的档案（例如，教职工的工资调整表、干部的年度考核材料等），除履行上述程序外，还必须额外获得校长的亲笔签字批准。此类档案的查阅，仅限于在档案室内的指定阅览区进行，严禁以任何理由将其带出档案室。在查阅的全过程中，管理员必须在场进行全程的监督，并详细地记录下查阅的具体内容与时长。

（三）外部查阅人员准入：

单位查阅：校外的单位（如上级教育局、档案馆、司法机关等）若因公务需要查阅档案，必须持由其单位正式出具的介绍信（信中应注明查阅的法律依据和具体用途）、以及经办人本人的有效身份证件。在经过校长的批准后，由管理员对其身份进行仔细的核对，并在详细登记其信息后，方可在指定的区域进行查阅。在查阅过程中，严禁对任何保密内容进行复制或摘抄。

个人查阅：学生或家长若需查询其本人的学籍档案（例如，为办理升学证明、成绩证明等），必须由该生的班主任进行陪同，并提交由学生本人及家长共同签字的书面申请。在经过教务处的审核后，由管理员从档案中提取出相关的档案副本（绝非原件），在核对了信息的准确性后，为其出具相应的证明。

保密管理规范

查阅过程管控：

电子设备管理：为严防通过拍照、拷贝等方式导致信息泄露，严禁将任何手机、相机、U盘等电子设备带入档案室。在档案室的入口处，应设置专门的“电子设备存放柜”，所有查阅人员都必须在寄存好自己的设备后，方可进入。

纸质档案查阅：在查阅纸质档案时，必须在管理员指定的、装有监控的“阅览桌”上进行操作。在查阅过程中，严禁对档案进行任何形式的折叠、勾画、涂改。在查阅完毕后，必须由管理员当场核对档案的页数，在确认其完好无损后，再将其放回到原存储位置。

电子档案查阅：所有的电子档案，都必须存储在与校园网物理隔离的、专用的档案服务器之上，并通过专业的“档案安全管理系统”进行访问。所有用户的账号，都应与其本人的工号进行绑定，并根据其岗位，设置