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文档归档与电子档案管理系统模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织（以下简称“单位”）的文档归档与电子档案管理工作，尤其适合需要规范化管理纸质档案与电子档案、提升档案利用效率、保证档案安全完整的场景。具体包括：

日常行政公文（通知、报告、会议纪要等）的归档管理；

业务类文档（合同、项目资料、客户档案等）的全生命周期管理；

人员档案（员工入职材料、考核记录、离职证明等）的电子化存储；

审计、合规类档案的专项整理与长期保存；

跨部门、跨项目的档案协同查阅与权限管控。

二、标准化操作流程指南

（一）档案收集：明确范围，全面覆盖

收集范围界定

常规文档：单位内部形成的正式公文、审批单、会议记录、工作计划与总结等；

业务文档：对外签订的合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、财务凭证等；

专项文档：审计报告、法律文书、资质证书、荣誉奖牌扫描件等；

电子文档：邮件往来、电子表格、设计图纸、音视频文件等（需保证格式兼容，优先采用PDF、DOCX、JPG等通用格式）。

收集责任分工

各部门指定专人（如“部门档案员”）负责本部门文档的初步收集，保证文档完整性（如合同需包含签署页、会议纪要需有参会人员签字）；

档案管理部门（或综合管理部门）定期（每月/每季度）向各部门收集归档文档，并填写《档案移交清单》（详见模板三），双方签字确认。

（二）分类整理：科学分类，便于检索

分类原则

年度分类法：以自然年度为一级分类（如“2024年”）；

部门分类法：在年度下按部门为二级分类（如“行政部”“财务部”“市场部”）；

问题分类法：在部门下按文档性质为三级分类（如“行政部”下分“公文”“会议”“固定资产”等）；

保管期限分类法：针对重要档案（如永久保存、长期保存、短期保存），可在问题分类后增加四级分类。

整理步骤

剔除重复件：对内容相同的文档保留最终版本（如合同保留签字盖章扫描件，电子稿仅作备份）；

排序装订：纸质档案按时间顺序排序，使用无酸纸夹装订，避免金属订书钉；

电子档案命名：统一格式为“[年度]-[部门]-[问题分类]-[流水号]-[题名]”（如“2024-行政部-公文-001-关于2024年春节放假的通知”），保证命名唯一性。

（三）著录标识：规范元数据，精准定位

著录内容（依据《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016）

档案基本信息：档号（按分类规则自动）、题名（文档全称）、责任者（部门/人名）、日期（文件形成日期）、页数（纸质档案）/文件大小（电子档案）；

管理信息：密级（公开/内部/秘密/机密）、保管期限（永久/30年/10年）、归档人、归档日期、存放位置（如“档案室-铁柜-3层-2号”）；

电子档案附加信息：存储路径、备份状态、访问权限（如“仅部门负责人可查阅”）。

著录工具

采用档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件）进行电子著录，纸质档案同步填写《档案著录表》（详见模板三），保证电子与纸质档案信息一致。

（四）入库存储：分区管理，安全可控

纸质档案存储

存放于专用档案室，配备防潮、防火、防虫、防盗设施（如密集架、温湿度计、灭火器）；

按分类编号顺序存放，张贴标签（如“2024-行政部-公文”），定期（每季度）检查档案状态，及时修复破损档案。

电子档案存储

本地存储：存储于单位专用服务器，采用RD磁盘阵列技术保障数据冗余；

异地备份：每月将电子档案备份至异地存储介质（如移动硬盘、云存储），并记录《电子档案备份日志》；

权限管理：通过系统设置访问权限（如普通员工仅可查阅本部门档案，管理员拥有最高权限），避免未授权访问或篡改。

（五）借阅利用：流程规范，全程留痕

借阅申请

借阅人填写《档案借阅申请表》（详见模板三），说明借阅事由、档案名称、借阅期限，经部门负责人审批（涉密档案需经分管领导审批）。

借阅执行

纸质档案：档案管理员核对申请表与档案信息，登记《档案借阅登记表》（详见模板三），借阅人签字领取，限期归还（一般不超过3个工作日）；

电子档案：管理员在系统中开通临时访问权限，借阅人通过系统在线查阅或，禁止截图、外传（系统自动记录查阅日志）。

归还与续借

借阅人按时归还档案，管理员检查档案完整性（如纸质档案无涂改、电子档案无泄露）；

如需续借，需提前1天提交续借申请，经审批后延长借阅期限（累计不超过7天）。

（六）鉴定销毁：合规处置，杜绝风险

鉴定组织

每年12月由档案管理部门牵头，组织档案鉴定小组（由部门负责人、法务人员、档案管理员组成），对到期档案进行鉴定。

鉴定标准

继续保存：具有历史价值、法律效力或业务参考价值的档案（如重要合同、审计报告），重新划定保管期限；

予以销毁：无保存价值且超过保管期限的档案（如普通通知、草稿文件），编制《档案销毁清册》（详见模板三）。

销毁执