会计电算化操作流程标准手册.docxVIP

会计电算化操作流程标准手册

前言

本手册旨在规范会计电算化操作流程，确保会计信息处理的准确性、及时性与安全性，提高财务工作效率，为企业经营管理提供可靠的数据支持。本手册适用于企业财务部门所有参与会计电算化系统操作的人员，相关人员应严格遵照执行。随着会计制度及软件系统的更新，本手册将适时修订。

一、系统初始化与基础设置

系统初始化是会计电算化工作的起点，是后续一切账务处理的基础，其设置的科学性与完整性直接影响整个会计核算过程。

1.1账套建立与参数设置

操作人员（通常为系统管理员或财务主管）应根据企业实际情况，在会计软件中创建独立账套。需准确录入账套名称、启用会计期间、适用的行业性质、记账本位币等关键信息。同时，根据企业管理需求和会计制度规定，合理设置各项账套参数，如凭证类别、结算方式编码规则、会计科目级次及编码长度等。此环节需经财务负责人审核确认后方可生效。

1.2操作员及权限分配

为保证会计工作的内部控制与职责分离，应在系统中为每位财务人员设置独立的操作员账号，并依据其岗位分工和职责权限，精确分配操作权限。例如，制单人员拥有凭证录入权限，审核人员拥有凭证审核权限，而出纳人员则专注于现金、银行存款相关业务的操作与查询权限。权限分配需遵循“不相容岗位相互分离”原则，并由财务主管统一管理，权限变更需履行审批手续。

1.3会计科目体系构建

依据企业会计准则及自身经营特点，在系统预设会计科目表的基础上，进行必要的调整、增设或删减，形成符合企业核算要求的会计科目体系。需明确各科目的编码、名称、类型、余额方向及辅助核算项（如部门核算、客户往来、供应商往来等）。对于明细科目的设置，应充分考虑管理与核算的细度要求，同时保持科目体系的清晰与稳定。

1.4初始余额录入与核对

在账套启用前，需将手工账或前期系统的期末余额，准确无误地录入到对应会计科目的期初余额栏。对于有明细科目的总账科目，应先录入明细科目的期初余额，系统将自动汇总生成总账科目的期初余额。录入完成后，务必进行试算平衡检查，确保所有总账科目的借方期初余额合计与贷方期初余额合计相等，以及资产类科目余额与负债和所有者权益类科目余额的勾稽关系正确。如发现不平衡，需逐笔核对查找原因，直至平衡。

1.5基础档案信息维护

对企业经营过程中涉及的客户、供应商、存货、部门、人员等基础信息进行整理和录入。这些信息是进行辅助核算、业务管理及数据分析的基石。信息录入应保证唯一性、准确性和完整性，例如客户档案应包含名称、简称、联系方式、所属分类等必要字段，并定期进行检查与更新。

二、日常账务处理

日常账务处理是会计电算化工作中最频繁、最核心的环节，要求操作人员具备高度的责任心和细致的工作态度。

2.1原始凭证的审核与整理

会计人员在进行账务处理前，需对取得的原始凭证进行严格审核。审核内容包括：凭证的真实性、合法性、合规性，以及填写的完整性、手续的完备性。对不符合要求的原始凭证，应退回经办人员，待其更正或补充完整后再行处理。审核无误的原始凭证，应按照经济业务的性质进行分类整理，为后续凭证录入做好准备。

2.2记账凭证录入

根据审核无误的原始凭证，在会计软件中逐笔录入记账凭证。录入时应注意：

*日期：凭证日期应如实反映经济业务发生的实际日期，通常不得早于账套启用日期，也不得晚于当前操作日期。

*凭证类别：根据企业设置的凭证类别（如收款凭证、付款凭证、转账凭证或通用记账凭证）正确选择。

*附件数量：准确填写所附原始凭证的张数。

*摘要：简明扼要地描述经济业务内容，便于日后查询和理解。

*会计科目：根据经济业务性质，准确选择对应的总账科目及明细科目。

*借贷方向与金额：确保借贷方向正确，金额录入准确无误，借贷双方合计金额相等。

*辅助核算信息：如该科目设置了辅助核算（如部门、客户、供应商等），需同时录入相应的辅助信息。

凭证录入过程中，应充分利用软件提供的自动校验功能（如借贷平衡校验），及时发现并纠正录入错误。

2.3凭证审核

2.4凭证记账

所有已审核通过的记账凭证，应由具有记账权限的人员（通常为制单人员或财务主管）统一执行记账操作。记账过程由系统自动完成，将凭证数据登记到相应的总账和明细账中。记账操作一旦完成，一般不得随意取消（反记账），如确有必要，需履行严格的审批手续，并在系统日志中留下记录。

*作废凭证：对于确认无需保留的凭证，可执行作废操作。作废凭证应参与记账（零金额），但在账簿中不体现，期末可进行凭证整理时将其彻底删除（需谨慎操作）。

三、期末处理与结账

期末处理是对一个会计期间内账务进行总结和结转的工作，是生成会计报表的前提。

3.1期末对账

结账前，应对以下项目进行认真核对，确保账证相符、账账相符：

*账证核对：检查记账凭证与原