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行政单位文印工作管理办法

第一章总则

第一条为规范我单位文印工作，提高文印质量与效率，节约办公资源，保障信息安全，促进办公自动化建设，确保各项工作顺利开展，根据国家有关规定及我单位实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于单位所有部门及全体工作人员的文印活动，包括文件、资料的打印、复印、誊印、装订、扫描、传真等。

第三条文印工作应遵循“统一管理、分级负责、保证质量、注重效率、厉行节约、安全保密”的原则，服务于单位中心工作。

第二章组织机构与职责

第四条单位办公室（或综合处，下同）为文印工作的归口管理部门，负责统筹协调、指导监督全单位的文印工作，制定和完善相关管理制度，配备必要的文印设备与耗材，组织文印人员的业务培训。

第五条各部门应指定专人（或兼职人员）负责本部门的文印需求汇总、文件初审、用印申请及文印资料的分发与保管工作，并配合办公室做好文印管理相关工作。

第六条文印人员（包括专职及各部门兼职文印员）职责：

（一）严格遵守本办法及单位各项规章制度，熟练掌握文印设备操作技能，保证文印工作规范、高效进行。

（二）负责文印文件的接收、登记、排版、校对、印制、装订、分发等工作，确保文件格式规范、内容准确、字迹清晰、版面整洁。

（三）爱护文印设备，做好日常维护保养工作，发现设备故障及时报修，并做好记录。

（四）严格执行保密规定，妥善保管涉密和内部敏感文件，严防泄密事件发生。

（五）负责文印耗材的合理申领、使用和保管，厉行节约，减少浪费。

（六）做好文印登记和统计工作，定期向办公室报告文印情况。

第三章文印工作规范

第七条文件打印与复印规范：

（一）各部门需打印、复印文件资料，应根据文件性质和紧急程度，合理安排。一般文件应提前规划，避免突击打印、复印。

（二）打印、复印文件前，文印人员应认真核对文件内容、份数、格式要求，确认无误后方可进行操作。

（三）严格控制文件印制份数，坚持“按需印制”原则，杜绝盲目多印。非正式、非正式流通的文件、资料，应尽量双面打印、复印。

（四）涉密文件、内部重要资料的打印、复印，须严格履行审批手续，在指定的涉密设备上进行，并由专人负责，全程跟踪，剩余材料和废页应按保密规定及时销毁。

（五）严禁打印、复印与工作无关的个人资料、非法出版物及其他违规内容。

第八条文件排版与校对规范：

（一）文印文件应符合国家公文格式标准及单位内部文件排版要求，做到字体、字号、行距、页边距等规范统一。

（二）文件起草部门对文件内容的准确性、完整性负直接责任。文印人员在排版过程中发现明显的文字、格式错误，应及时与起草部门沟通确认。

（三）正式文件印制前，必须经过严格校对。校对工作实行“谁起草、谁校对、谁负责”的原则，重要文件应实行双人校对或多次校对，确保无误。

第九条文印申请与审批：

（一）大宗文件、重要会议材料、涉密文件及需特殊处理的文印业务，原则上应提前向办公室提交文印申请，说明文件名称、份数、规格、要求及完成时限，履行相应审批程序。

（二）各部门日常零星文印，可直接在本部门或公共文印设备上进行，但需遵守本办法其他相关规定。

第十条电子文档管理：

（一）文印过程中产生的电子文档，应规范命名，妥善保管。属于单位工作成果的电子文档，应按规定及时归档或移交相关部门。

（二）严禁未经许可私自拷贝、传播、泄露文印电子文档，特别是涉密和敏感信息。文印设备硬盘中的临时文件应定期清理。

第十一条外来文件及特殊文印处理：

（一）外单位人员需在我单位文印设备上印制文件，须经相关业务部门同意并报办公室批准，按规定缴纳费用（如有）。

（二）涉及特殊规格、特殊纸张、彩色印刷等超出常规文印范围的业务，由办公室统一协调处理，费用由申请部门承担。

第四章设备与耗材管理

第十二条文印设备管理：

（一）办公室负责单位文印设备的统一规划、选型、采购、登记、调配、维护和报废处置。

（二）文印设备应放置在适宜的环境中，保持清洁、干燥、通风。使用人员应严格按照操作规程使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。

（三）建立文印设备台账，详细记录设备型号、购置日期、使用状况、维修记录等信息。定期对设备进行检查、保养和维护，确保设备处于良好运行状态。

（四）公共区域的文印设备，由办公室指定专人负责日常管理和简易故障排除；各部门专用设备，由各部门指定专人负责。

第十三条文印耗材管理：

（一）文印耗材（包括纸张、墨粉、硒鼓、墨盒等）实行统一采购、定点管理。办公室负责耗材的计划、采购、入库登记和发放。

（二）各部门根据工作需要，按月或按季度向办公室申领耗材，申领时需注明耗材种类、数量，经批准后领取。

（三）文印人员应本着节约的原则，合理使用耗材，减少浪费。对可回收利用的耗材（如空硒鼓、墨盒），应统一回收处理。

（四）建立耗材出入库登记制度，加强库存管理，确