合同审查审批标准化操作流程.docVIP

合同审查审批标准化操作流程工具指南

一、引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心载体。为规范合同全生命周期管理，保证合同条款合法合规、权责清晰，提升审批效率，特制定本标准化操作流程。本流程适用于企业各类业务合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等）的审查与审批环节，旨在通过标准化操作降低合同风险，保障企业合法权益。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用合同类型

本流程覆盖企业经营管理中涉及的所有对外合同，包括但不限于：

交易类合同：采购合同、销售合同、委托加工合同、仓储物流合同等；

服务类合同：技术服务合同、咨询服务合同、广告服务合同、物业服务合同等；

合作类合同：联营合同、合作协议、授权经营合同等；

劳动类合同：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议、竞业限制协议等；

其他合同：借款合同、租赁合同、知识产权许可合同等。

（二）适用主体

业务部门：合同发起部门，负责提供合同背景资料、对接合作方及条款谈判；

法务部门：负责合同合法性、合规性及条款完整性审查；

财务部门：负责合同涉及的资金支付、税费、发票等财务条款审查；

合规部门（如设）：负责合同是否符合行业监管规定、内部制度审查；

管理层：根据合同金额、重要性履行最终审批权限。

（三）典型应用场景

新合同签订：企业与首次合作方签订业务合同，需通过全流程审查审批；

合同续签：原合同到期前，需重新履行审查审批流程；

合同变更：履行过程中需修改合同条款（如金额、履行期限、服务范围等），需发起变更审批；

重大合同专项审查：涉及大额资金（如超过100万元）、核心业务或高风险条款的合同，需启动专项评审机制。

三、标准化操作流程详解

（一）第一步：合同发起与资料准备

责任主体：业务部门经办人、部门负责人

操作内容：

资料收集：业务部门根据合作需求，收集以下基础资料：

合同草案（需明确合同名称、编号、合作方主体信息、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）；

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证复印件，需加盖合作方公章）；

与合同相关的背景文件（如招投标文件、会议纪要、需求说明书、报价单等）；

企业内部制度要求的补充材料（如大额合同需附预算审批单、重大项目需附可行性研究报告）。

填写发起单：登录企业合同管理系统（或线下填写《合同发起审批单》），录入合同基本信息（如合同名称、编号、合作方名称、合同类型、金额、履行期限、发起部门、经办人等），并上述资料附件。

部门初审：业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性（如价格是否符合市场行情、履行期限是否满足项目需求）进行初审，确认无误后在系统中签署“同意发起”意见，提交至法务部门。

输出成果：《合同发起审批单》（含附件资料清单）、合同草案、合作方资质材料。

（二）第二步：法务专业审查

责任主体：法务部门审查人、法务负责人

操作内容：

接收与登记：法务部门通过合同管理系统接收发起申请，核对资料完整性（如缺少关键资质材料或合同草案核心条款不明确，需退回业务部门补充）。

实质性审查：重点审查以下内容：

主体资格：合作方是否为合法存续的企业/组织，法定代表人/授权代理人是否具备签约权限，是否存在经营异常或失信记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验）；

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》《劳动合同法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益）；

条款完整性：是否包含合同必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），是否存在歧义表述；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理（如违约金是否过高或过低，争议解决方式是否明确为诉讼/仲裁及管辖法院/机构）；

特殊条款合规性：涉及知识产权、保密、管辖、不可抗力等特殊条款，是否符合行业监管要求及企业内部制度。

出具审查意见：法务审查人根据审查结果，在系统中填写《法务审查意见表》，明确标注“无异议，通过审查”“需修改后重新审查”“存在重大风险，建议不通过”三种结论，并逐条说明修改建议（如“建议将‘争议解决方式’由‘协商解决’明确为‘向甲方所在地人民法院提起诉讼’”）。

意见反馈与修改：业务部门收到法务审查意见后，3个工作日内完成合同修改并重新提交法务确认；若对审查意见有异议，需与法务部门沟通协商，达成一致后修改。

输出成果：《法务审查意见表》（含修改建议条款）、修订版合同草案。

（三）第三步：财务/合规专项审查（如需）

责任主体：财务部门审查人、合规部门审查人（如设）

操作内容：

财务审查（适用于涉及资金收付的合同）：

审查合同价款/报酬的合理性（如是否符合预算标准、定价