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外包业务管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司业务外包管理，优化资源配置，降低运营成本，防范外包风险，保障核心业务稳定运行，依据《企业内部控制应用指引第13号—业务外包》及国家相关法律法规，结合公司实际制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门所有外包业务活动，包括但不限于：

信息技术外包（软件开发、系统运维、数据处理等）；

生产制造外包（零部件加工、成品组装、包装物流等）；

专业服务外包（人力资源、财务审计、法律咨询、市场营销等）；

其他非核心业务领域的外包服务。

不适用于涉密等级为“绝密”的业务及国家明令禁止外包的特殊业务。

第三条基本原则

合法合规原则：严格遵守《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，确保外包流程及合同条款合法有效。

核心保障原则：严禁将核心技术、核心知识产权相关业务及影响公司竞争优势的关键环节外包。

效益优先原则：通过成本效益分析，确保外包业务较自营实现效率提升或成本降低，且质量达标。

风险可控原则：建立全流程风险识别、评估及应对机制，将外包风险控制在可接受范围。

合作共赢原则：与优质外包商建立长期战略合作，构建协同发展的生态关系。

第四条制度效力

本制度为公司外包业务管理的基本准则，各部门及员工必须严格执行。外包业务相关的实施细则、操作指引等不得与本制度冲突。

第二章组织架构与职责分工

第五条决策机构

董事会：审批预算金额超500万元的重大外包项目、涉及战略布局的外包方案及核心业务关联外包项目。

总经理办公会：审批预算100-500万元的重要外包项目，审议外包管理制度修订方案，决策外包重大风险处置。

部门办公会：审批预算低于100万元的一般性外包项目，确认本部门外包需求合理性。

第六条管理部门

外包管理部（牵头部门）：

制定及修订外包管理制度、流程及操作规范；

建立外包商信息库及评价体系，组织供应商筛选与评估；

统筹外包项目全流程监控，协调解决跨部门问题；

牵头开展外包风险识别与防控，建立风险台账。

需求部门：

提出外包需求，提交《外包业务需求申请表》（附件1）；

参与可行性分析、供应商考察及方案评审；

负责外包业务日常对接、进度跟踪及质量初验。

财务部：

开展外包项目成本效益分析，审核预算合理性；

制定外包费用结算标准，办理付款审批与支付；

对重大外包项目进行财务风险评估。

法务部：

审核外包合同条款合法性与完备性；

提供法律风险咨询，处理外包合同纠纷；

参与违规外包行为的调查与处理。

风控部：

建立外包风险评估指标体系，开展风险评级；

监控外包风险预警信号，提出防控建议；

参与外包项目审计及合规检查。

档案管理部：

负责外包业务全流程档案的收集、归档与保管；

建立电子档案检索系统，保障档案查阅合规性。

第三章外包业务全流程管理

第一节需求发起与可行性分析

第七条需求发起

需求部门根据业务发展需要，填写《外包业务需求申请表》，明确以下内容：

外包项目名称、背景及必要性；

外包内容、服务标准及交付要求；

预计周期、预算金额及资金来源；

自有资源无法满足需求的说明。

申请表经部门负责人签字后，提交外包管理部初审。

第八条可行性分析

外包管理部收到需求后3个工作日内，组织需求部门、财务部、法务部及相关技术人员成立评估小组，开展可行性分析并形成《外包业务可行性研究报告》（附件2），重点分析：

战略可行性：是否符合公司发展规划；

经济可行性：对比自营与外包的成本效益（模板见附件3）；

技术可行性：外包商是否具备相应技术能力；

风险可行性：潜在风险及防控措施。

涉及特殊行业（如医疗、金融）的外包项目，需聘请外部专家参与评估。

第二节审批流程

第九条分级审批

一般项目（≤100万元）：

可行性报告→外包管理部审核→分管副总审批→财务部备案

重要项目（100-500万元）：

一般项目流程→总经理办公会审议→总经理签字批准

重大项目（＞500万元）：

重要项目流程→董事会审议→董事长签字批准

审批时限：各级审批环节应在3个工作日内完成，特殊情况可延长2个工作日并书面说明。

第十条审批否决与复核

审批环节发现需求不合理、预算超标或风险不可控的，应退回需求部门并说明理由，退回次数不得超过2次。

需求部门对审批结果有异议的，可在5个工作日内向外包管理部申请复核，复核结果为最终结论。

第三节外包商选择与管理

第十一条外包商准入标准

基本资质要求：

依法注册的独立法人，注册资本不低于项目预算的20%；

具备相关行业资质证书（如ISO体系认证、ITSS认证等）；

近3年无重大违法违规记录及失信行为（提供信用报告）。

能力要求：

具备完成项目所需的技术团队、设备设施及服务经验；

近2年有同类项目成功案例