专题讲座资料各分公司筹备期间专项审计报告汇总机构发展部.docVIP

太平人寿保险有限企业

11家新设机构筹建工作专题审计汇报

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太平人寿保险有限企业

11家新设机构筹建工作专题审计汇报汇总

太平寿审计字[]4号

9月26日

共6页

共34页

审计汇报起草: 黄频、张新丽

顾骁勇、黄为

审计汇报审阅: 于滨

审计汇报同意: 李涛

上六个月我司11家新设分支机构在总企业领导直接指导下，圆满结束了新设机构筹建工作，并顺利通过当地保监办正式开业验收。为了达到筹建期各项工作规范、效率和质量规定，审计部根据总经理室规定，对各分企业营业职场租赁，营业职场装潢，办公家俱、办公物品招标、采购，广告宣传，单证印刷等以及各项内控制度建设工作进行专题审计，现将在这次审计过程中发现问题向总企业有关部门汇报。

审计基本状况

审计目：

审查职场租赁、装潢，广告制作及公布，办公家俱、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护企业利益

审阅职场租赁、装修；办公家俱、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与公布、印刷品等事务审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作

审查筹建期间各项费用发生，保证费用发生合理性、合规性

审阅内控制度建设和执行状况，保证内控制度符合保监会、总企业规定

审计时间：

8月5日至9月10日

机构发展部专题审计汇报汇总

审计过程中发现分企业存在状况

1. 营业职场租赁

有个别外勤职场租赁协议是以分企业筹建组名义签订，未以总企业名义签订，且协议也未以总企业统一租赁协议为准；

有个别分企业协议附件中缺乏出租方出具职场面积测量汇报和房屋产权证复印件、房屋租赁许可证复印件；

沈阳分企业租赁协议中所列面积为2,281平方米，消防验收汇报中所列面积为2,043.37平方米，两者相差237.63平方米；

协议附件中缺乏所租房屋当地消防管理部门验收合格证书；

所租房屋未参与财产保险或不清晰与否参与财产保险；

在职场租赁过程中,缺乏出租方完备书面报价材料和我方谈判记录；

大连分企业职场租赁协议中有关到期后物业返还条款为“返回原状”，由于到期返回原状成本较大，也许需要额外成本，提议分企业联络业主，将此条款改为到期时正常可使用状态或其他类似意思，以避免潜在损失；

济南分企业租赁协议中没有规定以优惠价格向我方提供广告位及免费停车位；

对职场租赁过程中形成文献、资料，部分分企业未进行整理、归档。

2. 营业职场装修

发出招标邀请时，多数企业是以口头方式把装修工程意向、工程有关资料提供应投标单位，基本都没有形成书面招标文献，缺乏投标、评标根据，装修工程没有确定工程量，没有规定所用材料产地、规格、品牌、档次，评标难度大；

属于装修费项目，放在了其他费用中列支。如购置地毯，消防改造费用；办公职场形象设计，布置装饰费用；

装修工程进行是在企业筹建初期，有些分企业由于当时人员尚未到位或同一岗位人员变动频繁，导致招标过程和评标过程缺乏完整会议记录或书面记录，或交接手续不齐，资料遗失；

初期筹建组组员基本上是招标小组组员，招标小组中缺乏专业人员构成；

施工协议中，只填写工程款总额，未附施工预算表；

确定装修、装饰工程企业法人营业执照截止日期为3月21日，无法保证在装修结束两年内继续提供保修服务；

装修竣工后消防部门未进行验收；

装修协议中有关工程价款及结算约定一项，写明工程结束验收合格，尾款结算时一次付清。未列明5-10%作为质押金在工程竣工后一年付清；

在支付装修工程进度款时虽然装饰工程企业提供了工程进度表，但无监理企业监理意见状况下将进度款支付给对方；

根据职场装修协议规定，对预算进行调整需要双方进行签字确认，但我们在审计中未见到工程施工调整审批意见；此外装修协议中“重要材料明细表”中材料与监理企业所检查材料在产地、品牌等方面不一致；

由于特殊原因，有个别分企业未按总企业有关职场装潢工程一律采用招标方式确定施工单位之规定；

对装潢过程中形成文献、资料，多数企业未进行整理、归档。

3. 办公家俱购置

各家分企业重要办公家俱、电脑设备采购由总企业机构发展部、电脑部统一规划，统一通过招标竞价向厂家购置，再统一分派给分企业，费用也先由总企业财务部支付，然后在向各分企业分摊。

我们在审计中发现总企业往来划拨单中垫付购置办公家俱资金款和分企业实际验收确认办公家俱款相差一定金额；

总企业对各新设分企业有关办公家俱采购权限，包括可以购置类型、数量、价格规定不明确，导致不一样分企业在申请资产购置时有不一样处理措施，有些分企业上报总企业同意，有些分企业只通过度企业总经理同意。

对机构发展部提议

严格按照《太平人寿保险有限企业办公及营业职场租赁管理暂行规定》规定执行，尤其是协议及附件审核、报批手续等；

提醒各分企业，在租赁房屋时问询出