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建筑资料员岗位职责及日常工作流程

在建筑工程建设的全周期中，建筑资料员扮演着至关重要的角色，其工作贯穿于工程的立项、招投标、施工、竣工及归档的各个阶段。一份完整、规范、真实的工程资料，是工程质量的客观见证，是项目管理水平的直接体现，也是工程竣工验收、结算审计以及后期维护的重要依据。因此，清晰界定建筑资料员的岗位职责，梳理其日常工作流程，对于提升工程管理效率、保障工程顺利推进具有不可替代的现实意义。

一、建筑资料员岗位职责

建筑资料员的职责范畴广泛且具体，要求从业者具备高度的责任心、细致的工作态度以及扎实的专业知识。其核心职责在于对工程建设过程中产生的各类文件资料进行系统化、规范化的管理，确保工程信息的可追溯性与完整性。

（一）工程资料的收集与整理

资料员需主动、及时地收集工程各阶段形成的各类原始资料，这包括但不限于施工图纸、设计变更、工程洽商记录、原材料及构配件的质量证明文件、检验试验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、测量放线记录、分部分项工程质量验收记录等。收集过程中，需确保资料的及时性、真实性和完整性，杜绝遗漏或虚假资料。对于收集到的资料，应按照规范要求进行初步审核，检查签字盖章是否齐全、内容是否清晰、格式是否符合规定。

（二）工程资料的编制与管理

根据工程进度和相关规范标准，协助或参与部分工程资料的编制工作，如施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录等。对已收集和编制的资料，需进行科学分类、系统编号、有序整理，并按照档案管理要求进行组卷。建立健全工程资料台账，动态记录资料的收集、发放、借阅、归档等情况，确保资料管理的有序可控。同时，负责工程资料的保管工作，采取必要的防潮、防火、防虫、防盗措施，保证资料的安全与完好。

（三）工程资料的审核与报送

在资料形成过程中及归档前，对各类资料的完整性、规范性、准确性进行严格审核，发现问题及时反馈并督促整改。按照合同约定、监理要求及政府相关规定，及时向监理单位、建设单位及其他相关部门报送所需的工程资料，并办理签收手续。积极配合监理工程师和建设单位对资料的检查与审核，对提出的问题及时组织整改和回复。

（四）工程档案的移交与归档

（五）信息沟通与协调

作为工程项目信息传递的重要枢纽，资料员需与项目各部门（如技术、质量、安全、施工、物资等）保持密切联系，确保信息畅通。及时传达上级单位及相关部门关于资料管理的最新要求和规定。在资料管理过程中，协调解决遇到的各种问题，保障资料工作的顺利进行。

（六）相关法律法规及规范的学习

持续学习国家及地方关于工程建设、档案管理的法律法规、规范标准及新技术、新方法，不断提升自身的专业素养和业务能力，以适应不断变化的工作要求。

二、建筑资料员日常工作流程

建筑资料员的日常工作繁杂而具体，建立并遵循规范的工作流程，是提高工作效率、保证资料质量的关键。

（一）每日工作启动与规划

每日上班伊始，资料员应首先梳理当日工作重点，查看工作台账和待办事项，明确各项任务的优先级。根据工程进度计划，预判当日可能产生的新资料类型和数量，提前做好准备工作。

（二）资料的收集与接收

主动与项目经理、施工员、质量员、安全员、材料员等相关人员沟通，及时收集当日形成的各类工程技术资料、质量保证资料、施工记录、验收记录等。对于外部来文，如建设单位的通知、监理单位的指令、设计单位的变更等，需认真核对、登记，并及时传递给相关负责人。接收资料时，需检查资料的完整性、有效性，如签字盖章是否齐全、份数是否符合要求等，对不符合要求的资料应退回并要求补齐或更正。

（三）资料的审核与整理

对收集到的原始资料进行细致审核，重点检查资料内容是否真实准确、数据是否无误、结论是否明确、签字盖章是否规范、是否符合相关规范和标准要求。审核无误后，按照资料的性质、形成时间或工程部位进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录等整理工作。对于需要手写的资料，确保字迹清晰、工整；对于打印资料，保证排版规范、无错漏。

（四）资料的编制与完善

根据施工进度和规范要求，协助技术人员编制或填写部分施工过程资料，如施工日志、技术交底记录、隐蔽工程验收记录等。对于需要汇总整理的资料，如单位工程质量验收记录、分部分项工程验收汇总表等，应及时准确完成。确保各类资料的编制符合相关格式要求，内容完整，数据准确。

（五）资料的登记与归档

将整理完善后的资料及时进行编号、登记，录入资料管理台账或信息管理系统，详细记录资料名称、编号、形成日期、份数、来源、去向等信息。按照档案管理规定，将已完成整理和登记的资料及时存入相应的档案盒或档案柜，并做好标识，以便于查阅和管理。对于电子资料，应进行分类存储、备份，并做好病毒防护。

（六）资料的查阅与借阅管理

建立严格的资料查阅和借阅制度。当相关单位或人员需要查阅或借阅资料时，需履行登记手续，明确借阅资料名称、编号、借阅