家电公司办公用品领用规章.doc

家电公司办公用品领用规章

一、总则

1.目的：为加强本家电公司办公用品管理，规范办公用品的采购、发放、使用和回收等流程，提高办公用品使用效率，降低公司运营成本，同时营造良好的办公环境，结合公司企业文化与经营理念，特制定本规章。

2.依据：本规章依据国家相关法律法规以及公司的整体发展战略和管理要求制定。

3.原则：遵循“按需采购、合理发放、节约使用、规范管理”的原则，确保办公用品的管理既能满足员工日常办公需求，又能实现资源的有效利用，体现公司注重经济效益与社会效益相统一的经营理念。

二、适用范围

本规章适用于家电公司全体员工。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责办公用品采购计划的汇总、审核与执行。根据各部门提交的需求计划，结合库存情况，制定合理的采购计划，并选择合适的供应商进行采购。

-设立专门的办公用品仓库，负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作。定期对库存进行盘点，确保账物相符。

-制定办公用品的使用规范和管理制度，并监督各部门执行情况。对违反规定的行为进行纠正和处理。

2.各部门

-定期向行政部门提交办公用品需求计划，详细列出所需办公用品的种类、规格、数量等信息。

-负责本部门办公用品的使用管理，引导员工节约使用办公用品，教育员工爱护公共财物，培养员工的节约意识和责任感，体现公司的企业文化。

-协助行政部门做好办公用品的盘点和回收工作。

四、管理内容与流程

1.采购管理

-需求收集：每月末，各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，详细注明所需办公用品的名称、规格、预计使用时间等信息，提交给行政部门。

-计划制定：行政部门对各部门提交的需求申请表进行汇总分析，结合库存情况，制定月度办公用品采购计划。采购计划需经行政主管审核，公司领导审批后执行。

-供应商选择：行政部门建立办公用品供应商评估和选择机制，通过招标、询价、比价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

-采购执行：行政部门按照采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单。在采购过程中，严格把控质量和交货期，确保办公用品按时、按质、按量供应。

2.验收与入库管理

-验收标准：办公用品到货后，行政部门仓库管理人员依据采购订单和相关质量标准，对办公用品的数量、规格、质量等进行验收。对于不符合要求的办公用品，及时与供应商沟通退换。

-入库登记：验收合格的办公用品，仓库管理人员及时办理入库手续，填写入库单，详细记录办公用品的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。将办公用品分类存放，做好标识，便于管理和查找。

3.发放管理

-日常领用：员工因工作需要领用办公用品时，需填写办公用品领用单，注明领用日期、部门、姓名、办公用品名称、规格、数量等信息，经部门负责人签字后，到行政部门仓库领取。仓库管理人员按照领用单发放办公用品，并在领用单上签字确认。

-特殊领用：对于价值较高或限量使用的办公用品，如高档笔记本、专业绘图工具等，需经公司领导审批后方可领用。行政部门对特殊领用的办公用品进行单独登记，跟踪使用情况。

4.使用与维护管理

-节约使用：公司倡导员工节约使用办公用品，养成良好的使用习惯。如纸张双面打印、复印，笔芯用完后更换笔芯而非整支丢弃等。各部门负责人应加强对员工的教育和引导，共同营造节约型办公氛围。

-爱护保管：员工对领用的办公用品负有爱护和保管责任，不得随意损坏或丢失。对于因个人原因造成办公用品损坏或丢失的，应照价赔偿。

-定期维护：对于一些耐用办公用品，如电脑、打印机、复印机等，行政部门应定期组织维护和保养，确保其正常运行，延长使用寿命。维护保养工作可委托专业维修人员或供应商进行。

5.盘点与库存管理

-定期盘点：行政部门每月对办公用品仓库进行一次盘点，核实库存数量与账目是否一致。盘点结束后，编制盘点报表，详细记录盘点情况，包括实际库存数量、盘盈盘亏数量及原因等。

-库存预警：根据历史使用数据和采购周期，设定各类办公用品的最低库存预警线。当库存数量低于预警线时，仓库管理人员及时通知行政部门进行补货，确保办公用品的正常供应。

-库存处理：对于积压、过期或损坏的办公用品，行政部门应定期进行清理和处理。可通过内部调剂、报废处理等方式，减少库存积压，降低公司成本。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定领用满足工作需要的办公用品，行政部门应及时、准确地为员工提供相应的办公用品。

-员工对办公用品的采购、发放和管理等工作有提出建议和意见的权利